HelMet-kirjaston yhteisen musiikkikokoelmavaraston dokumentoinnin jatko
Vuoden 2012 OKM-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Vantaan kirjasto- ja tietopalvelut
Kirjaston osoite : 
Lummetie 4
01300
Kirjaston puhelin : 
(09) 83922816
Kirjaston sähköposti : 
tuulikki.aho@vantaa.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Vantaa
Y-tunnus : 
0124610-9
Yhteyshenkilön nimi : 
Tuulikki Aho
Puhelin : 
(09) 83922816
Sähköposti : 
tuulikki.aho@vantaa.fi
Kuvaus : 

Vantaan kirjasto- ja tietopalvelut hakee opetus- ja kulttuuriministeriöltä jatkorahoitusta HelMet-kirjaston yhteiseen musiikkivarastoprojektiin yhteensä 120.000 euroa, jonka avulla projektia voidaan jatkaa vuoden 2013 puoliväliin asti kahden päätoimisen työntekijän ja yhden lainausapulaisen voimin. Siihen mennessä ehkä on myös selvinnyt valtakunnallinen varastointikysymys.

Perustelut HelMet-kirjaston yhteisen musiikkivaraston jatkorahoitushakemukseen 2011

Tilannekatsaus ja taustaa

Pääkaupunkiseudun kaupunginkirjastojen yhteinen musiikkivarasto Tikkurilassa on käynnistynyt opetusministeriön myöntämän projektirahan avulla kesäkuussa 2006. Työntekijänä on ollut informaatikko Heikki Poroila ja syksystä 2010 lähtien myös kirjastovirkailija Jaska Järvilehto. Varasto on perustettu tilana Vantaan kaupunginkirjaston Tikkurilan toimipisteen kellarikerrokseen. Tässä yhteydessä yksikölle on annettu HelMet-järjestelmässä itsenäinen tunnus ja sen nimeksi on sovittu HelMet-musiikkivarasto Tikkurila.

Varastoon on toimitettu pääosin Espoon, Helsingin, Kauniaisten ja Vantaan välittömästi varastointia tarvitsevaa musiikkiaineistoa. Tästä aineistosta  karkeasti arvioiden runsaat kaksi kolmasosaa on näkyvissä tietokannassa suppeasti luetteloituna, vajaa kolmasosa ei ole lainkaan tietokannassa näkyvissä.

Vuoden 2008 aikana alkanut erittäin runsas CD-levyjen lähettäminen varastoon on jatkunut myös vuoden 2011 ajan. Erityisen suuria määriä levyjä on tullut Helsingin Kirjasto 10:stä, jonka hankintapolitiikka ja määräraha poikkeaa useimpien muiden kirjastojen vastaavasta. Kirjasto on myös ilmoittanut, että heiltä tulee jatkossakin muutamia tuhansia CD-levyjä joka vuosi. Karkeasti arvioiden ja vain hiukan liioitellen tarvitsisimme yhden työntekijän lisää käsittelemään pelkästään Kirjasto 10:n poistamia CD-levyjä.

Aineiston dokumentointi on vienyt pääosan työajasta. Dokumentoinnin lisäksi jokainen varastoitava nide käydään fyysisesti läpi, vahvistetaan ja siistitään tarpeellisessa määrin. Kaikki varustetaan yhdenmukaisin merkinnöin aktiivikäyttöä varten. Dokumentointia on tehty huolellisesti, tavoitteena on ollut avata vanhojen dokumenttia sisältö siten, ettei työhön tarvitse myöhemmin enää palata. Tässä yhteydessä on korjattu tietokantaa taannehtivasti muiltakin osin. Tämä taannehtiva korjaustyö on helpottunut merkittävästi toisen työntekijän ansiosta.

Musiikkivaraston aineiston käyttö on jatkunut vilkkaana. Työ on osoittautunut selvästi mielekkääksi jokapäiväisenä palveluna. Valtakunnallisena kaukopalveluna on toimitettu vuositasolla jo reilut 50 tilausta. Tämä luku nousisi todennäköisesti huomattavasti, jos varastoa ryhdyttäisiin mainostamaan nykyistä selkeämmin valtakunnallisena palveluna. HelMet-kirjaston helpotettua kaukolainausten tekemistä syksyllä 2011 on odotettavissa lainamäärien kasvua myös musiikkivarastossa.

Monissa suomalaisissa musiikkikirjastoissa ollaan kiinnostuneita yhteisen musiikkivaraston ideasta. Paineita tähän suuntaan lisäävät suunnitelmat vanhemman aineiston digitoinnista. Useimmilla maakuntakirjastoilla ei ole tähän toimintaan resursseja, joten ne haluttaisiin keskittää keskuskirjaston puitteisiin. Helsingin kaupunginkirjasto on jo käynnistänyt turvadigitointiin liittyvät laitehankinnat ja yleissuunnittelun. Kaikenlaisten modernien verkkopalveluiden kehittäminen kytkeytyy musiikissa erottamattomasti keskitetyn varastoinnin ratkaisuun. Moni kirjasto on halunnut toimittaa aineistoa suoraan Tikkurilaan varsinkin sen jälkeen, kun Varastokirjasto lopetti myös nuottiaineiston käsittelyn.

 Projektin jatko

Kun varastoprojektia on nyt toteutettu runsaan viiden vuoden ajan, näyttää tilanne suunnilleen seuraavalta:

1. Tällä hetkellä on käsittelyä odottavaa, HelMet-järjestelmässä näkyvissä olevaa aineistoa seuraavat määrät (sulkeissa kyseisen aineistolajin kokonaismäärä):

CD-levyjä            2000 kpl (19700)

LP-levyjä             13 hm eli noin 2000 kpl (11000)

Nuotteja               15 hm eli noin 700 kpl (8200)

Musiikkikirjoja      100 kpl (5200)

Lisäksi VHS-kasetteja (960), äänikasetteja (900), DVD-levyjä (150) ja romppuja.

Näiden lisäksi on varastossa käsittelyä odottamassa tietokannassa näkymätöntä aineistoa seuraavasti:

CD-levyjä            10 hm eli noin 1000 kpl

LP-levyjä             32 hm eli noin 4800 kpl

Nuotteja               20 hm eli noin 1000 kpl

Musiikkikirjoja      10 hm eli noin 200 kpl

2. HelMet-järjestelmän sisäinen lainaus varastosta on kasvanut seuraavasti:

 

                      Kokonaislainaus                      Kuukausilainaus                      Kasvua

2007                      5269                                      439 lainaa/kk                         -

2008                      7594                                      633 lainaa/kk                         44%

2009                      9311                                      776 lainaa/kk                         23%

2010      12180            1015 lainaa/kk      31%

2011      9065 (tammi-elokuu)      1133 lainaa/kk        -

Tämä käytön kasvu on näkynyt myös ajankäytössä. Kiireisimpinä päivinä varauksia on saattanut olla enemmän kuin Tikkurilan musiikkiosastolla ja pahimmillaan varausten käsittelyyn on kulunut yli tunti työaikaa.

3. Kirjastojen tilanahtaus on synnyttänyt tilanteen, johon HelMet-musiikkivaraston suunnitelmissa ei ole varauduttu. Erityisesti uudempaa CD-aineistoa, joka vain halutaan pois vielä uudemman tieltä, tulee varastoon ennakoimattomia määriä. Tältä osin työtilanne on toisesta työntekijästä riippumatta huonontunut nopeasti. Myös muiden suomalaisten yleisten kirjastojen tilanahtaus näkyy jatkuvina pyyntöinä ottaa vastaan varastoitavaa aineistoa, jota ei haluta lähettää Varastokirjastoon. Riippumatta siitä, mitä päätöksiä tehdään musiikkiaineistojen valtakunnallisesta varastoinnista, HelMet-musiikkivarastoon tarvitaan lisää resursseja nykyistenkin tehtävien hoitamiseksi.

 

 

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Helsingin kaupunginkirjasto, Espoon kaupunginkirjasto ja Kauniaisten kaupunginkirjasto.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Pääkaupunkiseudun kaupunginkirjastojen yhteinen musiikkivarasto Tikkurilassa on jatkanut toimintaansa toimintakautena 2012-2013 entiseen tapaan. Työntekijöinä ovat olleet informaatikko Heikki Poroila sekä kirjastovirkailijat Jaska Järvilehto (31.3.2013 asti), Juho Jaakkola (1.4.-31.5.2013) sekä 1.6.2013 lähtien Elina Turunen. Suunnitelmissa ollutta puolipäiväistä apulaista ei varastoon käyttöön toimikautena saatu, mikä on hidastanut takautuvan luetteloinnin tavoitteisiin pääsemistä.

Helsingin kaupunginkirjaston mittavat varastoinnit ovat työllistäneet musiikkivarastoa myös kuluneena vuonna, minkä lisäksi Tikkurilan kirjaston musiikkiosaston muuttaminen musiikki- ja mediaosastoksi vuoden 2013 alkupuolella merkitsi erittäin mittavia kokoelmasiirtoja avohyllystä varastoon. Käsittelyä odottavan uuden aineiston määrä on kasvanut ponnisteluista huolimatta, mikä on hidastanut vanhemman aineiston takautuvan luetteloinnin tavoitteisiin pääsemistä. Varastokokoelmaan kohdistuva kysyntä on lisääntynyt myös sen takia, että pääkaupunkiseudun kirjastot Helsinkiä lukuun ottamatta luopuivat varausmaksujen perimisestä. Varastosta on voinut aiemminkin varata maksutta, mutta uusi yleislinja on selkeästi lisännyt yksittäisten henkilöitten varausmääriä.

Vaikka yleiset musiikkiäänitteiden lainausluvut ovat olleet laskusuunnassa, varaston aineiston käytössä suunta on ollut edelleen kasvava. Vuonna 2012 keskilainaus oli 1318 lainaa kuukaudessa (vuonna 2011 luku oli 1158 kpl eli kasvua 13,8%). Vuoden 2013 kymmenen ensimmäisen kuukauden lainausmäärät olivat edelleen kasvussa, kuukausilainaus on ollut keskimäärin 1636 (kasvua vuoden 2012 keskiarvoon nähden 26,6%). Lainausliikenteen hoitamiseen on saatu satunnaisesti apua Tikkurilan musiikkiosastolta, mutta silti sen työllistävä vaikutus on ollut merkittävä.

Kaukolainoja lähetettiin vuoden 2012 aikana 69 kappaletta. Vuoden 2013 11 ensimmäisen kuukauden aikana kaukolainoja lähetettiin jo melkein 80 kappaletta eli kasvua tulee olemaan myös valtakunnallisessa käytössä.

Kokoelmassa on joulukuun alussa 2013 runsaat 65000 nidettä, joista CD-levyjä 33600 kpl, LP-levyjä 12600 kpl, nuotteja 10400 kpl, musiikkikirjoja 6400 kpl, VHS + DVD 1600 kpl, äänikasetteja 900 kpl ja CD-/DVD-ROM 100 kpl (kasvua edellisvuodesta noin 20%). Tietokannassa näkymätöntä aineistoa on varaston tiloissa käsittelyä odottamassa noin 8000 nidettä. Pääosa siitä on suhteellisen vanhaa, mutta kulttuurisesti mielenkiintoista aineistoa.

Pääkaupunkiseudun kaupunginkirjastojen yhteinen musiikkivarasto Tikkurilassa on jatkanut toimintaansa toimintakautena 2012-2013 entiseen tapaan. Työntekijöinä ovat olleet informaatikko Heikki Poroila sekä kirjastovirkailijat Jaska Järvilehto (31.3.2013 asti), Juho Jaakkola (1.4.-31.5.2013) sekä 1.6.2013 lähtien Elina Turunen. Suunnitelmissa ollutta puolipäiväistä apulaista ei varastoon käyttöön toimikautena saatu, mikä on hidastanut takautuvan luetteloinnin tavoitteisiin pääsemistä.

Helsingin kaupunginkirjaston mittavat varastoinnit ovat työllistäneet musiikkivarastoa myös kuluneena vuonna, minkä lisäksi Tikkurilan kirjaston musiikkiosaston muuttaminen musiikki- ja mediaosastoksi vuoden 2013 alkupuolella merkitsi erittäin mittavia kokoelmasiirtoja avohyllystä varastoon. Käsittelyä odottavan uuden aineiston määrä on kasvanut ponnisteluista huolimatta, mikä on hidastanut vanhemman aineiston takautuvan luetteloinnin tavoitteisiin pääsemistä. Varastokokoelmaan kohdistuva kysyntä on lisääntynyt myös sen takia, että pääkaupunkiseudun kirjastot Helsinkiä lukuun ottamatta luopuivat varausmaksujen perimisestä. Varastosta on voinut aiemminkin varata maksutta, mutta uusi yleislinja on selkeästi lisännyt yksittäisten henkilöitten varausmääriä.

Vaikka yleiset musiikkiäänitteiden lainausluvut ovat olleet laskusuunnassa, varaston aineiston käytössä suunta on ollut edelleen kasvava. Vuonna 2012 keskilainaus oli 1318 lainaa kuukaudessa (vuonna 2011 luku oli 1158 kpl eli kasvua 13,8%). Vuoden 2013 kymmenen ensimmäisen kuukauden lainausmäärät olivat edelleen kasvussa, kuukausilainaus on ollut keskimäärin 1636 (kasvua vuoden 2012 keskiarvoon nähden 26,6%). Lainausliikenteen hoitamiseen on saatu satunnaisesti apua Tikkurilan musiikkiosastolta, mutta silti sen työllistävä vaikutus on ollut merkittävä.

Kaukolainoja lähetettiin vuoden 2012 aikana 69 kappaletta. Vuoden 2013 11 ensimmäisen kuukauden aikana kaukolainoja lähetettiin jo melkein 80 kappaletta eli kasvua tulee olemaan myös valtakunnallisessa käytössä.

Kokoelmassa on joulukuun alussa 2013 runsaat 65000 nidettä, joista CD-levyjä 33600 kpl, LP-levyjä 12600 kpl, nuotteja 10400 kpl, musiikkikirjoja 6400 kpl, VHS + DVD 1600 kpl, äänikasetteja 900 kpl ja CD-/DVD-ROM 100 kpl (kasvua edellisvuodesta noin 20%). Tietokannassa näkymätöntä aineistoa on varaston tiloissa käsittelyä odottamassa noin 8000 nidettä. Pääosa siitä on suhteellisen vanhaa, mutta kulttuurisesti mielenkiintoista aineistoa.

 

 

 

 

 

 

Aloituspäivämäärä : 
31/12/2011
Lopetuspäivämäärä : 
29/06/2013
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€120 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Budjetti euroissa yhteensä: 
€120 000
Haettu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€120 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


 
okm
avi