Itä-Suomen yhteinen kirjastojärjestelmä kuntalaisia palvelemassa
Vuoden 2012 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Mikkelin kaupunginkirjasto - Etelä-Savon maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
PL 96, Raatihuoneenkatu 6
50101
Kirjaston puhelin : 
044 7942460
Kirjaston sähköposti : 
virpi.launonen@mikkeli.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Mm
Y-tunnus : 
0165116-3
Yhteyshenkilön nimi : 
Virpi Launonen
Puhelin : 
0447942460
Sähköposti : 
virpi.launonen@mikkeli.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeeseen palkataan projektityöntekijä, jonka tehtävänä on selvittää Itä-Suomen alueen kirjastojen tietojärjestelmien ylläpito, tietokantojen rakenne ja laatu sekä mahdollisuus maakuntarajat ylittävään tietojärjestelmäyhteistyöhön.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Kirjastojen yhteistyö on tiivistynyt. Hankkeen ansiosta kirjastoissa pystytään paremmin varautumaan kuntakentän muutoksiin ja maakuntarajat ylittäviin liitoksiin ilman ylimääräisiä kustannuksia.

Kuvaus : 

Taustaa: Kirjastojärjestelmä selvitys oli ensin suunniteltu tehtäväksi maakunnallisena, mutta koska totesimme, että yksi maakunta liian pieni toimija järjestelmäasiassa, päätimme laajentaa yhteistyöselvityksen kolme maakuntaa (Etelä-Savo, Pohjois-Karjala ja Pohjois-Savon) käsittäväksi. Kaikissa kolmessa maakunnassa järjestelmätilanne on epävarmassa vaiheessa ja resurssit ovat niukkenemassa. Alueella on useita eri järjestelmiä ja kimppoja eri kokoonpanoissa. Lisäksi kuntakentän uusjako vaati valmistautumista myös kirjastoilta. Näistä syistä tulee löytää kustannustehokkain vaihtoehto järjestää ja ylläpitää kirjastojen tietojärjestelmiä tulevaisuudessa. Selvityshanke on paras tapa lähestyä järjestelmäyhteistyötä.

Tällä hetkellä kunnallisen tietohallinnon järjestämiseen ja sopimushallintaan on erilaisia vaihtoehtoja. Hankkeessa tulee selvittää, mitä ylimaakunnallinen järjestelmäyhteistyö tarkoittaa tietohallinnon ja sopimusten kannalta.

Tavoitteet:

Hankkeeseen palkataan projektityöntekijä, jonka tehtävänä on selvittää Itä-Suomen alueen kirjastojen tietojärjestelmien ylläpito, tietokantojen rakenne ja laatu sekä mahdollisuus maakuntarajat ylittävään tietojärjestelmäyhteistyöhön. Lisäksi hankkeessa laaditaan alustava projektisuunnitelma Itä-Suomen kirjastojen järjestelmien yhteen liittämiseksi. Hankkeessa tulee myös selvittää, miten paikalliset asiakasliittymät voidaan toteuttaa.

Toisena osana hankkeessa on ylimaakunnallisen sisältötuotannon suunnittelu. Kuinka toisen polven kirjastojärjestelmän sisällöntuotantoyhteistyötä voidaan tehdä ylimaakunnallisesti hyödyntäen eri kirjastoissa olevaa erityisosaamista sekä valtakunnallisia hankkeita (Okariino, Sivupiiri, Kirja-Sampo)? Hankkeen aikana tullaan aloittamaan verkostoitumistapaamiset alueen asiantuntijoille.

Toivotut tulokset:

Hankkeen ansiosta Itä-Suomen kirjastoilla on mahdollisuus siirtyä kustannustehokkaasti toimivaan yhteiseen tietojärjestelmäratkaisuun. Kirjastojen yhteistyö on tiivistynyt. Hankkeen ansiosta kirjastoissa pystytään paremmin varautumaan kuntakentän muutoksiin ja maakuntarajat ylittäviin liitoksiin ilman ylimääräisiä kustannuksia.

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Joensuun seutukirjasto, Pohjois-Karjalan maakunta-alueen kirjastot, Kuopion kaupunginkirjasto, Pohjois-Savon maakunta-alueen kirjastot, Etelä-Savon maakunta-alueen kirjastot

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Yhteistyökartoitus Itä-Suomen yhteinen kirjastojärjestelmä asiakkaita palvelemassa http://kirjasto.mikkeli.fi/sites/kirjasto.mikkeli.fi/files/uploads/Loppuraportti.pdf

Mamkissa tehty Os-käyttöpalveluselvitys Ikivihreää – loppuraportti http://kirjasto.mikkeli.fi/sites/kirjasto.mikkeli.fi/files/uploads/IkivihreaLoppuraportti.pdf

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Taustaa ja tavoitteet:

Kirjastojärjestelmäselvitys haluttiin tehdä kolmen maakunnan yhteishankkeena, koska kaikissa kolmessa maakunnassa järjestelmätilanne oli epävarmassa vaiheessa ja resurssit olivat niukkenemassa. Alueella on useita eri järjestelmiä ja kimppoja eri kokoonpanoissa. Lisäksi kuntakentän uusjako vaatii valmistautumista myös kirjastoilta.

 

Hankkeen tavoitteena oli selvittää Itä-Suomen alueen kirjastojen tietojärjestelmien ylläpito, tietokantojen rakenne ja laatu sekä mahdollisuus maakuntarajat ylittävään tietojärjestelmäyhteistyöhön. Lisäksi hankkeessa laadittiin alustava projektisuunnitelma avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän käyttöönotolle.

 

Toisena osana hankkeessa oli ylimaakunnallisen sisältötuotannon suunnittelu. Tätä hankkeessa ei ehditty käsittelemään, koska resurssit haluttiin käyttää avoimen lähdekoodin järjestelmän käyttöönottoselvitykseen riittävällä tarkkuudella.

 

Hankkeen toteutus:

 

Järjestelmäselvityshanke oli Pohjois-Savon, Pohjois-Karjalan ja Etelä-Savon kirjastojen yhteishanke, jota hallinnoi Mikkelin kaupunginkirjasto – Etelä-Savon maakuntakirjasto. Hankkeessa selvitettiin alueiden kirjastojen ja kimppojen kirjastojärjestelmien nykytilanne, sekä kartoitettiin kirjastojen yhteistyöhalukkuutta lähteä mukaan mahdolliseen ylimaakunnalliseen yhteisjärjestelmään. Järjestelmän vaihto on formaattimuutoksesta ja käytössä olevien järjestelmien ”vanhenemisesta” johtuen edessä kaikilla kirjastoilla, halusivatpa vaihtoa tai eivät. Maakuntakirjastojen tavoitteena oli kartoittaa hankkeessa Itä-Suomen kirjastojen nykytilanne, tunnustella yhteistyömahdollisuuksia sekä etsiä realistisia vaihtoehtoja tarjolla olevista kaupallisista ja ei-kaupallisista järjestelmistä. 

 

Hanke toteutettiin kaksivaiheisena. Ensimmäisessä vaiheessa hanketyöntekijä kirjastonhoitaja Elina Nikola kiersi Etelä-Savon ja Pohjois-Savon kirjastot ja kimpat perehtyen nyt käytössä oleviin järjestelmiin sekä tietokantojen kuntoon. Pohjois-Karjalassa vastaava selvitys oli tehty aikaisemmin. Kierroksen perusteella Elina Nikola laati kirjastoille kirjalliset ohjeet kaikilla edessä olevaan tietokantakonversioon ja järjestelmävaihtoon valmistautumisesta. Ohje lähetettiin alueen kaikille kirjastoille. Tietokantakartoituksen varsinaisen selvityksen tulokset on koottu oheiseen hankeraporttiin ”Itä-Suomen yhteinen kirjastojärjestelmä asiakkaita palvelemassa”.

 

Hankkeen toisessa vaiheessa selvitettiin ei-kaupallisen, avoimen lähdekoodin järjestelmän soveltuvuutta yleisten kirjastojen yhteisjärjestelmäksi.  OS-kirjastojärjestelmän käyttöönoton ja ylläpidon reunaehdot kartoitettiin Mikkelin ammattikorkeakoululta hankitussa selvityksessä Ikivihreää –loppuraportti.

 

Hankkeen aikana järjestettiin viisi kirjastojärjestelmien esittelytilaisuutta, jotka mahdollistivat järjestelmien vertailun laajemmalle joukolle.

Jatkotoimenpiteet: 

Tulokset:

Hankkeen ansiosta Itä-Suomen kirjastoilla on käytössään analyysi tietokantojen kunnosta sekä ohje niiden siivoamista varten. Lisäksi hankkeessa pohjustettiin nykyistä tiiviimpää järjestelmäyhteistyötä ja laadittiin alustava projektisuunnitelma os-kirjastojärjestelmän käyttöönotolle. Yhteistyön ansiosta kirjastoissa pystytään paremmin varautumaan kuntakentän muutoksiin ja maakuntarajat ylittäviin liitoksiin.

 

Aloituspäivämäärä : 
30/04/2012
Lopetuspäivämäärä : 
31/05/2014
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€33 250
Oma rahoitus yhteensä: 
€5 320
Budjetti euroissa yhteensä: 
€38 570
Haettu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€31 841
Oma rahoitus yhteensä: 
€1 841
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
5kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
72henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€30 000

Hanke on kokonaisuudessaan hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn kuluerittelyn mukaisesti. Perustelumuistio 2012, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2012

 
okm
avi