Kirjasto uuden edessä
Vuoden 2016 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Lohjan kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Karstuntie 3
08100
Kirjaston puhelin : 
019-3691477
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto.lohja@lohja.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Lohja
Y-tunnus : 
1068322-0
Yhteyshenkilön nimi : 
Maritta Turunen
Puhelin : 
050-4621642
Sähköposti : 
maritta.turunen@lohja.fi
Hankkeen tavoite: 

Laatia kirjaston kehittämissuunnitelma kaupunginvaltuuston linjausten mukaisesti, parantaa henkilökunnan ja esimiesten osaamista kehittämistyössä ja hankkia yhteen kirjastoon lainaus/palautusautomaatti.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Kehittämissuunnitelman valmistuminen, uudistusten toteutumisen määrä, hankittu lainaus/palautusautomaatti, koulutusten määrä ja osanottajat.

Kuvaus : 

 

Lohjan kirjastoverkkoon kuuluu pääkirjaston lisäksi seitsemän lähikirjastoa ja kaksi kirjastoautoa. Palveluverkkosuunnitelman mukaan toisesta kirjastoautosta luovutaan v. 2016 loppuun mennessä ja v. 2017 alusta alkaen kirjastoautopalvelut hoidetaan v. 2014 käyttöön otetulla  kirjastoautolla, joka alkaa liikennöidä kahdessa vuorossa. Kaikki lähikirjastot säilyvät, mutta kirjastoverkon ylläpitämistä ja kehittämistä jatketaan kolmen palvelutason kirjastoverkon mukaisesti. Kirjastotoimintaa varten laaditaan kolmen palvelutason kehittämissuunnitelma. Yhden ison kirjaston palvelutasoa lasketaan ja se muutetaan avoimen kirjaston toimintamallin mukaisesti toimivaksi kombikirjastoksi, jossa toimii yksi työntekijä nykyisen kahden asemesta.

Kolmen palvelutason kirjastoverkosta on linjattu, että pääkirjasto ja suurin lähikirjasto Virkkalan kirjasto olisivat laajempien palvelujen kirjastoja, joissa olisi monipuoliset tietopalvelut. Haja-asutusalueiden kirjastoissa tehdään poikkihallinnollista yhteistyötä ja hyödynnetään avoimen kirjaston toimintamallia. Kombikirjastoja ovat koulujen yhteydessä toimivat kirjastot ja myös uudet monitoimijatalojen yhteyteen perustettavat kirjastot, joilla on tiivis yhteistyö koulujen ja päiväkotien kanssa mm. lukemaan kasvattamisessa. Näissä hyödynnetään avoimen kirjaston toimintamallia.

On päätetty myös, että kirjastoverkon investoinnit kohdistetaan monitoimijatalojen yhteyteen kombikirjastohin ja avoimen kirjaston edellyttämiin investointeihin.

Kunnassa on aloitettu Kunnan olohuone – Kirjastosta palvelupisteeksi hanke keskushallinnon vetämänä. Kahdessa lähikirjastossa on aloitettu kaupungin asiakaspalvelupistetoiminta kesäkuussa 2015. Pilottivaiheen jälkeen hanketta on tarkoitus laajentaa asteittain kaikkiin lähikirjastoihin, kirjastoautoon. Keskushallinto on myös esittänyt, että hanketta laajennettaisiin myös pääkirjastoon.

On esitetty kaupungin matkailukeskuksen siirtämistä pääkirjastoon. Valtuustoaloite on tehty taidelainaamotoiminnan aloittamisesta pääkirjastossa.

Kaupunginkirjaston henkilökunnalta vaaditaan taitoa nivoa uudet keskushallinnolta siirtyvät palvelut kirjaston palveluiden yhteyteen niin, että kirjaston käyttöaste nousee ja kirjasto saa myös uusia käyttäjiä omille peruspalveluilleen uudistusten myötä. Asiakkaiden näkökulmasta hanke on nähty myönteisenä, kun lähikirjastosta saa myös muita kaupungin palveluita. Kaupungin tavoitteena on myös, että kaikki kirjastopisteet voidaan säilyttää, mutta niiden toimenkuvaa laajennetaan. Kirjaston pitää myös nähdä ne rajat, jolloin se ei voi joustaa perustehtävien hoidon kärsimättä.

Jotta kirjasto onnistuisi suunnittelemaan palveluitaan uudella tavalla, tarvitaan myös koulutusta ja automaation käyttöön ottoa rutiinitehtävien hoidossa. Tähän mennessä Lohjan kaupunginkirjastossa on lainaus- ja palautusautomaatteja pääkirjaston lisäksi vain yhdessä lähikirjastossa. Automaatteja tarvitaan kaikissa kirjastoissa. Koska kaikkien kirjastojen varustaminen automaateilla lyhyellä tähtäimellä on taloudellisesti mahdotonta, liitetään hankehakemukseen lainaus/palautusautomaatin hankinta yhteen kirjastoon. Koulutusta ja konsultaatiota tarvitaan, ennen kuin kirjastopalveluiden uusi strategia ja kehittämissuunnitelma voidaan tehdä. Kokousten järjestämiseen ja suunnitteluun on vaikea löytää yhteistä aikaa. Kun on kyse näin mittavasta kehittämishankkeesta, hankehakemukseen esitetään määrärahaa sijaisen palkkaamiseksi perustehtävien hoitamista varten, jolloin tarvittavia kokouksia ja suunnittelua voitaisiin tehdä.

Koulutusta palvelumuotoilusta, muutosjohtamisesta, markkinoinnista, tuotteistamisesta, yht. 4000 e

Konsultointia 2600 e

Benchmarkkausta kuntiin, joissa on toteutettu vastaavanlaisia hankkeita 1000 e

Lainaus- ja palautusautomaatti yhteen lähikirjastoon 8000 e

Sijaisen palkka 1 kk ajalta 2600 e

Omarahoitusosuus: henkilöstökulut suunnittelussa, 8 henkilöä, 20 h x 21 e, 3360 e

Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

kaupungin keskushallinto

kirjaston henkilökunta

varhaiskasvatus- ja opetuspalvelut

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Lohjan kaupunginvaltuusto antoi raamit kirjaston kehittämiselle kirjastoverkkopäätöksen yhteydessä 16.9.2015. Se edellytti, että kirjastossa laaditaan kehittämissuunnitelma. Päätöksen mukaan kirjastoverkko säilytetään, mutta palvelutasoa muutetaan kolmelle tasolle ja kirjastoautopalvelut hoidetaan yhdellä kirjastoautolla kahden asemesta. Kaupunginvaltuusto puolsi myös investoimista omatoimikirjastoratkaisuihin ja kirjastojen perustamista uusiin monitoimijataloihin. Lisäksi kaupunginvaltuusto päätti, että Kirjastoista olohuoneita -hanketta jatketaan ja kaupungin asiakaspalvelua laajennetaan kaikkiin lähikirjastoihin. Kirjasto uuden edessä -hankkeen alkuperäisenä tavoitteena oli lisätä henkilökunnan osaamista mm. palvelumuotoilussa ja muutosjohtamisessa annettujen kehitystavoitteiden konkretisoimiseen ja kehittämissuunnitelman laadintaan.

Kirjaston kehittämissuunnitelmaa työstettiin v. 2016 kuluessa kirjaston kehittämisryhmän ja henkilöstön kokouksissa. Sparrausapua saatiin kirjastotoimenjohtajan esimiehiltä. Koko henkilökunta sitoutui kirjaston kehittämiseen kaupunginvaltuuston linjausten mukaisesti.
Kehittämissuunnitelmaan kirjattiin kolmen palvelutason kirjastoverkkomalli konkreettisesti sekä yleiset kirjaston kehittämislinjaukset. Näitä ovat mm. uusi organisaatio, ydinprosessien määrittely, esimiesten määrän vähentäminen, vaativammat nimikemuutokset kirjastoautossa ja it-tehtävissä, rutiininomaisten tehtävien vähentämistavoite, kokoelmapalveluiden kehittäminen rationalisoimalla työprosesseja, uusiin opetussuunnitelmiin liitettävä kirjastoyhteistyö osana Kulttuuripolku-ohjelmaa, kaupungin asiakaspalvelupistehankkeen laajentaminen lähikirjastoissa ja Kirjastoista olohuoneita hankkeen edistäminen, monitoimijatalohanke ja omatoimikirjastoratkaisujen käyttöön ottaminen lähikirjastoissa.

Karjalohjan kirjaston omatoimiratkaisun toteuttaminen tapahtui v. 2016 ja kirjasto avattiin 1. helmikuuta 2017. Kirjastoon hankittiin avustusrahalla lainaus/palautusautomaatti, joka otettiin käyttöön jo ennen omatoimikirjaston avaamista.

Pusulan kirjasto on avattu omatoimikirjastona 25.9.2017. Sekä Karjalohjan että Pusulan omatoimikirjastoissa vähennettiin palveluaikaa 5 tuntia viikossa. Kirjastoissa ei ole palveluaikaa yhtenä päivänä viikossa, jolloin henkilökuntaresurssia on käytettävissä koko kirjastolaitoksen hyväksi esim. sijaisuusjärjestelyissä tai keskitetyssä kokoelmatyössä tarpeen mukaan. Palveluajan vähentäminen on kehittämissuunnitelmaan kirjatun kolmen palvelutason mallin mukaista. Palveluaika on näissä kirjastoissa 20 tuntia ja omatoimiaika 52 tuntia viikoittain.

Ojaniittutalon ja Routionmäen uusissa monitoimijatalossa on avattu kombikirjastot vuoden 2017 aikana. Ojaniittutalossa avattiin 31.1.2017 kirjasto, jossa ei ole omatoimiratkaisua, mutta kirjasto on avoinna viikoittain yhtenä iltana neljä tuntia alueen asukkaita varten. Talon päiväkodin lasten ja alakoulun oppilaiden sekä henkilökunnan käytössä kirjasto on kaikkina arkipäivinä. Routionmäen monitoimijatalon kirjasto avattiin 9.10.2017 ja siellä on käytössä omatoimiratkaisu. Kirjastossa on syksyllä 2017 palveluaikaa klo 16-20 ja omatoimisesti se on avoinna ti-to klo 16-20 ja la-su klo 8-15.

Kaupunginkirjaston henkilökunta on valinnut ja hankkinut molempiin kirjastoihin lähinnä lasten ja nuorten kirjallisuutta käsittävän peruskokoelman. Hankinnat on tehty talojen investointirahoilla. Aineiston on luetteloitu ja käsitelty lainauskuntoon pääkirjastossa. Monitoimijatalojen henkilökunta huolehtii päivittäisestä kirjaston ylläpidosta. Kirjaston pedagoginen informaatikko opastaa monitoimijatalojen henkilökuntaa ja toimii yhteyshenkilönä.

Kirjastossa oli mahdollisuus järjestää hankerahalla muutoskoulutusta esimiehille ja vastaaville kirjastonhoitajille joulukuussa 2016. Koulutukseen osallistui 10 henkilöä aamupäivän ajan. Kouluttajana oli Maarika Maury Kissconsulting Oy:stä. Lähtökohtana oli lautakunnassa hyväksytty kehittämissuunnitelma ja sen toteuttaminen. Lisäksi paneuduttiin yleensä muutosten kohtaamiseen ja asenteisiin. Koulutuksen tavoitteena oli tukea esimiehiä muutosten läpiviejinä. Kouluttajan asenne oli innostava ja positiivinen sekä osallistava. Koulutus koettiin onnistuneeksi ja yhteisesti sovittujen kehityskohteiden toteutumista seurattiin vuoden aikana kehittämisryhmän kokouksissa.

Hanketilitykseen on liitetty lainaus/palautusautomaatin lisäksi kahteen omatoimikirjastoon hankittujen verkkokirjastotyöasemien menot.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Lohjan kaupunginkirjaston kolmen palvelutason kehittämissuunnitelma

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hankkeen tavoitteita jouduttiin karsimaan, koska saatu avustus oli huomattavasti pienempi kuin mitä oli anottu. Kirjasto uuden edessä -hanke oli tarpeellinen, sillä Lohjan kaupunginkirjastossa on ollut menossa poikkeuksellisen paljon uudistuksia kahden viimeisen vuoden aikana. Hankkeen aikana toteutettu muutoskoulutus tuki esimiehiä uudistusten hyväksymisessä ja toteuttamisessa. Avustuksella hankitut laitteet, lainaus/palautusautomaatti ja uudenlaiset selailukoneet ovat välttämättömiä omatoimikirjastoissa. Karjalohjan kirjaston muuntaminen omatoimikirjastoksi toi yllätyksiä ja lisäkustannuksia, koska kyseessä on vanha rakennus. Siksi oli hyvä, että automaatti voitiin hankkia avustusrahoilla. Lisäksi hankkeeseen voitiin liittää Lohjan kaupunginkirjaston kolmen palvelutason kehittämissuunnitelma, jota työstettiin vuoden 2016 aikana ja joka hyväksyttiin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnassa 21.9.2016.

Jatkotoimenpiteet: 

Kehittäminen jatkuu edelleen kehittämissuunnitelman mukaisesti v. 2018. Organisaatiouudistusta jatketaan lähikirjastojen osalta. Kokoelmatyön kehittäminen jatkuu edelleen jo aloitetun osittaisen aineistovalinnan keskittämisen osalta sekä mahdollisesti kokeillaan kellutuksen soveltuvuutta. Omatoimikirjastojen ja monitoimijatalojen kirjastojen toimintaa kehitetään.

Lisätietoa: 

Hankerahalla on hankittu lainaus/palautusautomaatti Karjalohjan kirjastoon, hinta 4350 €. Lisäksi on maksettu kouluttajan palkkiosta 650 €
Omarahoitusosuutena on 2 asiakastyöaseman hankinta omatoimikirjastoihin, hinta 940 €, loppuosa kouluttajan palkkiosta 170 € sekä kirjastossa kehittämistyöhön käytetystä ajasta arvio. Laskennallisia tunteja on 36,75 tuntia ja ne on kerrottu tuntipalkalla 25 €, yht. 920 €.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2016
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2017
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€18 200
Oma rahoitus yhteensä: 
€3 360
Budjetti euroissa yhteensä: 
€21 560
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€7 030
Oma rahoitus yhteensä: 
€2 030
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
1kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
10henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
0kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
0henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€5 000