Kirjastosta kuntalaisen olohuone – Ranualla omatoimista kirjastoasiointia aamupäivisin
Vuoden 2015 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Ranuan kirjasto
Ranuan kunnankirjasto
Kirjaston osoite : 
Kirkkotie 7
97700
Kirjaston puhelin : 
0400-949319
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@ranua.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Ranua
Y-tunnus : 
0191974-8
Yhteyshenkilön nimi : 
Sarajärvi Vesa
Puhelin : 
040-8670220
Sähköposti : 
vesa.sarajarvi@ranua.fi
Kuvaus : 

Kirjaston tehtäväkuva ja palvelutarjonta monipuolistuu jatkuvasti sitä mukaa kun muita palveluja kunnissa puretaan. Erityisesti maaseutukunnissa palvelujen loppuminen ja siirtyminen kauemmas aiheuttaa vaikeuksia useille ihmisryhmille. Useimmiten palvelut siirtyvät verkkoon sähköisiksi palveluiksi. Kaikille ihmisillä ei ole mahdollisuutta tai haluakaan käyttää sähköisiä palveluja kotonaan. Erityisesti vanhemmilla ihmisillä ei ole edes tietokoneita. Useimmat ovat oppineet käyttämään pankkien maksuautomaatteja. Ranualla yksi pankki on lopettanut toiminnan ja asiakaspalvelun syyskuussa 2014 ja samaan aikaan ainoa jäljelle jäänyt pankki  on poistanut maksuautomaatin pankin tiloista. Kirjastossa käy nyt päivittäin asiakkaita, jotka hoitavat pankkiasioitaan kirjaston asiakastietokoneilla. Lisäksi kirjaston henkilökunta opastaa asiakkaita monien muidenkin sähköisten palvelujen käytössä, mm. Kuntarekryn.

Ranuan kirjaston lehtisalin palveluille on entistä enemmän kysyntää. Itella on lopettanut viikonloppujakelun useilla sivukylillä ja muun postin jakelussa paikallisen sanomalehden tulo loppui useisiin kotitalouksiin mainoskiellon vuoksi. Useat ihmiset ovat lopettaneet paperisten sanomalehtien tilaamisen ja käyvät kirjastossa lukemassa lehtiä. 

Ranualla kirjaston käyttö on suhteellisen vilkasta. Vuonna 2013 Ranua oli valtakunnan ykkönen tilastossa lainoja / asukas. Kirjaston sijainti on hyvä ja tilat esteettömät. Kirjastoon on helppo tulla. Kirjasto tarjoaa jo nyt monia mahdollisuuksia perinteisten kirjastopalvelujen lisäksi, esim. digitointitila. Uusia asioita ja yhteistyömahdollisuuksia suunnitellaan aktiivisesti. On neuvoteltu mm. Virtu –palvelupisteen sijoittamisesta kirjaston digitointitilaan ja kirjaston käyttämisestä ennakkoäänestyspaikkana. Ongelmana on se, että kirjasto ei ole aamupäivisin auki asiakkaille.

Ranualla ihmiset ovat tottuneet hoitamaan asioitaan aamupäivisin. Erityisesti sivukyliltä tullaan kuntakeskukseen jo aamulla. Kirjasto avautuu klo 12. Myöhäinen kirjaston avautumisaika rajoittaa jonkin verran useiden ihmisten kirjaston käyttömahdollisuuksia. Ihmiset ovat toivoneet, että pääsisivät asioimaan myös kirjastoon aikaisemmin. Kirjaston henkilökunta on vähentynyt vuoden 2014 aikana ja aukioloaikojen lisääminen on rajallisen henkilöresurssin vuoksi vaikeaa. Ranuan kirjastossa on tällä hetkellä 3 työntekijää, jotka tekevät ilta- ja lauantaivuoroja. Lisäksi kirjastoapulainen on muutamana päivänä töissä aamuvuorossa.

Hankkeen tarkoituksena on lisätä kirjaston aukioloaikoja erityisesti aamupäiviin. Tulevaisuudessa tutkitaan mahdollisuuksia myös aukioloaikojen pidentämiseen iltaisin. Laajemmat aukioloajat mahdollistavat myös laajemman yhteistyön monien palveluntarjoajien kanssa. Erityisesti erilaisten sähköisten palvelujen käyttö lisääntyy koko ajan. Useimmat virastot menevät kiinni jo klo 16, mutta kirjasto on avoinna iltaisinkin, jolloin myös päivisin työssä olevat voivat asioida kirjastossa.

HANKESUUNNITELMA

Kirjaston varsinaiset aukioloajat säilyvät entisellään: ma, ti, to 12 – 19, ke 12 – 16, pe 10 – 16 ja la 12 – 15 (talviaika). Asiakkaat voivat omatoimisesti asioida kirjastossa aamupäivisin klo 8.00 – 12.00 välisenä aikana. Tällöin asiakkaat voivat käyttää kirjaston asiakastietokoneita, lukea lehtiä ja lainata aineistoa itse lainausautomaatilla. Henkilökohtaista palvelua ei luvata, mutta voidaan tarjota asiakkaan pyynnöstä, jos joku kirjaston työntekijöistä on paikalla. Yleensä joku on töissä aamuvuorossa. Koululaisryhmät vierailevat usein kirjastossa aamupäivisin. Asiakastietokoneita on 4, joista kolmelle varataan aika (eBooking). Lisäksi yksi asiakaskoneista on pikaista asiointia, mm. pankkiasiat, varten ja siihen ei tarvitse varata aikaa. Lehtisalissa voi lukea sähköisesti paikallis- ja maakuntalehtiä ePress –palvelusta. Myös digitointitilaan (Virtu–palvelupiste?) varataan erikseen aika. Ajanvarauksella toimiville koneille voi kirjautua omilla tunnuksilla, jos kone on vapaa. Kaikille asiakkaille voidaan antaa tunnukset koneiden käyttämiseen. Hankkeessa haetaan avustusta kirjastojärjestelmään integroidun kulunvalvontajärjestelmän, valvontakameran ja lainausautomaatin hankintaan. Laitteet mahdollistavat omatoimisen asioinnin kirjastossa ja lisäävät kirjaston mahdollisuuksia laajentaa erityisesti sähköisten palvelujen tarjontaa. Lisäksi hankkeen myötä on mahdollista neuvotella uusien yhteistyötahojen kanssa siitä, miten kirjasto voi olla avuksi erilaisissa palvelutarpeissa.

LAITTEET JA TYÖT

  1. Lainausautomaatti ja tarvittavat lisälaitteet sekä kalusteet. Kosketusnäyttötietokone, kuittitulostin, viivakoodilukija ja kalusteet. Kustannusarvio 8000,00 €, josta omarahoitusosuus 1500,00 €.
  2. Kulunvalvonta tarvittavine laitteineen, ohjelmistoineen ja töineen. Suunnitellut laitteet: ulkoyksikkö 2D viivakoodilukijalla, valvontakamerat (1-2 kpl), integrointi kirjastojärjestelmään. Sähkötyöt ja kaapeloinnit tehdään mahdollisuuksien mukaan kunnan omana työnä. Kustannusarvio 15 000,00 €, josta omarahoitusosuus 1500,00 € (sähkötyö ja kaapelointi).
  3. Muut kulut: lisätyöt, muut tarvikkeet, kirjaston oma työ, mahdolliset asentajien matkakulut ym. Kustannusarvio 4000,00 €, josta omarahoitusosuus 2750,00 €.

Haettava hankeavustus 22 950,00 €, omarahoitusosuus 4050,00 €.
Yhteensä 27 000,00 €.

Lisäksi omarahoitusosuuteen voidaan laskea jatkuva lisäkulu kulunvalvonnasta n. 200 € / kk.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Pohjolan Osuuspankki
Aiemmat hankkeet: 

Omatoimi-, itsepalvelu- ja avoimien kirjastojen hankkeita on useita.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 
Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Kun hankintapäätökset oli tehty, aloitettiin asennusten valmistelut ja sähkötyöt sekä verkkokaapelointien teko. Lainausautomaatti päätettiin sijoittaa nykyisen asiakkaiden tiedonhakukoneen tilalle ja siirtää se kone toiseen paikkaan. Siltä osin sekä sähköpistokkeet että verkkokaapelointi oli jo valmiina. Kulunvalvontaa ja kameravalvontaa varten tarvittiin kokonaan uusi kaapelointi ja jonkin verran uusia sähköpistokkeita. Kirjaston laitehuone sijaitsee kokonaan toisessa päässä taloa kuin pääovi, jonne kulunvalvonta asennetaan. Sähkömiehellä oli siis iso urakka edessä. Kunnan oma sähkömies kävi useaan otteeseen muiden töittensä välissä tekemässä töitä kirjastossa. Kaapelia ja kaapelikouruja tarvittiin useita satoja metrejä, koska kaikille laitteille, kameroille ja infonäytöille tarvittiin oma kaapeli. Osa sähkötarvikkeista on kustannettu teknisen osaston budjetista, mutta mainittu hankkeen omarahoitusosuudessa. Lisäksi kunnan ICT-asiantuntija teki paljon töitä verkkoyhteyksien suunnittelussa ja rakentamisessa. Jokainen laite tarvitsi oman IP-osoitteensa. Kaikki ei sujunut ”heittämällä” vaan tarvittiin useita yhteydenottoja järjestelmäntoimittajaan, jotta mm. rajapinnat saatiin toimimaan. Kuriositeettina voi mainita vielä järjestelmäntoimittajan ongelmat oman tekniikkansa kanssa. Sähkömiehen työt ovat hankkeen omarahoitusosuutta. Lisäksi kunnan rakennusmies osallistui hankkeeseen joillakin rakennusteknisillä osuuksillaan sekä tekemällä mm. kulunvalvontayksikön yhteyteen lukittavan kaapin sähköpistokkeille ja verkkokaapeleille. Se oli tärkeää, koska laitteet sijaitsevat sisääntulon tuulikaapissa. Pistokkeet ja kaapeloinnit oli saatava piiloon ja lukkojen taakse, jotta asiakkaat eivät pääse tekemään vahinkoa. Rakennusmiehen työt ja tarvittavat materiaalit on arvioitu häneltä saatujen tietojen perusteella. Tarkkaa hintaa ei saatu.

Kirjaston henkilökunta alkoi valmistella omatoimilainaukseen siirtymistä jo kesällä. Ensimmäinen työ oli käydä koko aineisto läpi ja peittää tarroilla ylimääräiset viivakoodit, jotka saattavat häiritä aineiston lukemista lainausautomaatilla. Osaksi työssä voitiin käyttää kesätyöntekijöitä apuna. Lisäksi kaikki DVD-levyt oli sijoitettu erilleen koteloista. Hyllyissä oli vain tyhjät kotelot. Levy annettiin asiakkaalle lainattaessa. Omatoimilainaukseen siirryttäessä kaikki levyt oli laitettava koteloihin hyllyissä. Fyysisen työn lisäksi koko DVD-aineiston luettelointitiedot oli korjattava tietokannasta. Työ vaati useamman henkilön työn ja koko aineistoa ei vieläkään ole ehditty käydä läpi. Työt olivat niin kiinteästi hankkeeseen liittyviä, että ne rahoitettiin osaksi hankerahoituksella.

Ensimmäisenä asennettiin P.V.SUPA Oy:n toimittama lainausautomaatti 30.10.2015. Automaatin asennus sujui hyvin, mutta yhteyksien kanssa oli ongelmia. Lähinnä kyse oli järjestelmäntoimittajan ongelmista. Lopulta automaatti kuitenkin saatiin toimimaan hieman päivän aikataulusta jäljessä; henkilökunnan koulutukselle jäi vain vähemmän aikaa. Lainausautomaatilla voi myös palauttaa lainoja, joten omalla rahoituksella hankittiin automaatin viereen lukittava palautuskaappi, johon palautukset voi jättää omatoimiaikana.

Kulunvalvontajärjestelmän ja kameravalvonnan asentaminen viivästyi hieman, mutta se johtui yhteisestä sopimuksesta. Asennukset tehtiin joulukuun alussa. Alkuperäisestä suunnitelmasta poiketen kulunvalvonnan keskusyksikkö asennettiin kirjaston pääoven tuulikaappiin, jotta yhteys kulunvalvontalukijalle olisi mahdollisimman lyhyt ja toiminta varmempaa. Kaikki kaapeloinnit ohjattiin kirjaston laitehuoneeseen keskitetysti. Kulunvalvontalukija asennettiin pääoven viereen. Kameravalvontajärjestelmää ei saatu aivan kattavasti koko kirjastotilaan. Tärkeimpien tilojen valvonta saatiin toteutettua neljällä kameralla. Sisääntulon yhteyteen asennettiin laadultaan hyvä kamera, joka tallentaa liikkeen perusteella kaikki sisääntulijat sekä myös oven ulkopuolisen liikkeen. Kirjaston toista sisäänkäyntiä käyttävät pääasiassa työntekijät. Samalla kameralla saatiin valvottavaksi myös digitointihuoneen ovi sekä henkilökunnan työtiloihin ja kahvioon menevät ovet. Kirjasto lainaustiskin läheisyyteen asennetulla kameralla voitiin samalla valvoa myös kirjastonhoitajan ja kirjastotoimenjohtajan työhuoneiden ovet. Kirjaston näyttelytilaa ja osin myös lehtisalia valvova kamera asennettiin korkealle kirjastosalin kattoon. Valvottavan etäisyyden vuoksi kamera oli laadultaan parempi kuin muut sisäkamerat. Kameravalvonta on tallentava ja tallenteiden säilytysaika 2 viikkoa. Tallentavasta kameravalvonnasta on tehty rekisteriseloste, jossa mm. määritellään kenellä on oikeus katsoa tallenteita.

Kirjastotoimen ylitarkastajan Satu Ihanamäen kanssa sovittiin 17.11.2015, että hankkeeseen voidaan lisätä sähköisten infonäyttöjen hankinta. Infonäyttöjen hankinta on perusteltua omatoimikirjaston aukioloaikojen ja muun tiedottamisen kannalta. Infonäyttöjen myötä on mahdollista luopua ovia ja ikkunoita peittävistä paperitiedotteista. Kaikki tiedotteet voidaan jatkossa keskitetysti koota ja hallinnoida yhdellä näyttöliittymällä. Kirjastoon hankittiin kaksi iDiD - infonäyttöä, joista toinen asennettiin tuulikaappiin siten, että näyttö on luettavissa pihalta. Toinen näyttö sijoitettiin kirjaston lehtisaliin. Molemmilla näytöillä näytetään samat asiat, jolloin riitti yhden näyttötietokoneen hankinta. Näkymiä voi hallita mistä tahansa verkkoyhteyden (netin) kautta. Näyttöjen valintakriteereinä olivat laatu ja se, että iDiD -näyttöjä on käytössä useissa kirjastoissa.

Erikseen täytyy huomioida, että hankkeen aiheuttamat kustannukset eivät lopu hankkeen loppuessa. Jatkuvia kiinteitä kustannuksia tulee eri tuki- ja palvelumaksuista, mm. kulunvalvonnasta, rajapinnoista kirjastojärjestelmään ja info-näytöistä. Niitä kustannuksia ei ole huomioitu tässä raportissa, mutta ne voidaan ajatella kirjaston omiksi kustannuksiksi palveluiden jatkuessa.

Jatkotoimenpiteet: 

Hankkeella oli useita tavoitteita, joiden voidaan katsoa toteutuneen hankkeen myötä. Hankesuunnitelmassa esitettiin huoli erityisesti vanhempien ihmisten mahdollisuudesta käyttää sähköisiksi siirtyneitä palveluja ja erityisesti pankkipalveluja. Lisäksi sivukylien asukkailta oli useaan otteeseen tullut esitys, että kirjastoon pääsisi jo aiemmin aamupäivällä, koska useimmat tulevat asioilleen jo aamulla. Hankkeen ansiosta voitiin ottaa käyttöön omatoimiajat, jolloin kirjastokortin omistavat asiakkaat voivat kirjautua kirjastoon sisään jo aamusta klo 8.30 alkaen. Omatoimiajat otettiin käyttöön heti kun kulunvalvonnan asennukset oli tehty, eli joulukuun 2015 alusta alkaen. Ranuan sivistyslautakunta oli jo aiemmin hyväksynyt omatoimiaukioloajat: maanantaista torstaihin klo 8.30 – 12.00, perjantaisin klo 8.30 – 10.00 ja lauantaisin klo 10.00 – 12.00. Normaalit aukioloajat säilyvät toistaiseksi ennallaan. Tämän raportin kirjoittamisen aikaan myös perjantain omatoimiaika on muutettu klo 12 asti.

Omatoimiaukioloajan käyttöönotto on vaatinut kirjaston henkilökunnalta melkoisesti työtä kun asiakkaille on tehty pin-koodeja, joilla voi kirjautua sisään. Lisäksi todella runsaasti on jouduttu muuttamaan vanhoja salasanoja numeromuotoisiksi pin-koodeiksi. Henkilökunta on aktiivisesti opastanut asiakkaita sekä lainausautomaatin että sisäänkirjautumisen käyttöön. Asiakkaiden kokemukset ja mielipiteet uusista palveluista ovat olleet yksinomaan myönteisiä. Lyhyen käyttökokemuksen perusteella omatoimiaikaan on riittänyt asiakkaita joka päivälle. Pankkiasioiden hoitajien lisäksi asiakkaat käyvät lukemassa lehtiä ja lainaamassa aineistoa. Useimmiten joku kirjaston henkilökunnasta on talossa, mutta omissa töissään työhuoneessa. Minkäänlaisia häiriöitä tai ongelmia ei ole ilmaantunut. Myöskään aineiston hävikkiä ei ole huomattu normaalista poikkeavaa määrää.

Kirjaston yleisökoneille vaaditaan henkilökohtaiset kirjautumistunnukset. Niiden perusteella voidaan valvoa koneitten oikeaa käyttöä. Hankkeen yhteistyötaho Osuuspankki lahjoitti kirjastolle tietokoneen, jota aikuisasiakkaat voivat käyttää ilman kirjautumista. Se onkin pääosin pankkiasioitaan hoitavien asiakkaiden käytössä. Toki muukin nettikäyttö on sallittua.

Hanke on mahdollistanut myös palvelutarjonnan laajentamisen kirjastoon. Ranualla pohdittiin Virtu –asiointipisteen sijoituspaikkaa ja parhaaksi vaihtoehdoksi nousi kirjasto. Etuna nähtiin juuri laajat aukioloajat ja esteetön asiointi. Lisäksi kirjaston tilat ovat nyt riittävän hyvin valvottavissa ja tila soveltuva ja riittävän yksityinen henkilökohtaiseen etäasiointiin. Kirjaston etuna on lisäksi jo olemassa oleva asiakaskoneiden sähköinen varausjärjestelmä, jota voidaan hyödyntää myös etäasiointipisteen varaamisessa.  Päätös etäasiointipisteen sijoittamisesta kirjastoon tehtiin joulukuussa 2015 ja laitteiden asennus on helmikuussa 2016.

Omatoimiaukioloaikojen laajentaminen ilta-aikaan on ollut Ranualla keskusteluissa esillä kunnan johdon kanssa. Tällä hetkellä valvontaa, valojen ja koneiden sammuttamista iltaisin ei ole saatu järjestettyä. Kunnassa ei ole vartiointiliikettä, joka voisi hoitaa asian. Lisäksi kunnan päivystävä talonmies on jo nykyisellään niin työllistetty, että hänen tehtäviään ei voi lisätä. Lisäksi valvonta ym. aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia, joihin ei tällä hetkellä ole varaa. Kun nämä asiat saadaan ratkaistua, niin omatoimisen kirjastoasioinnin laajentamista iltaan voidaan ottaa uudelleen harkintaan. 

Hanke toteutui suunnitelmien mukaan. Kirjasto otti käyttöön omatoimilainauksen, omatoimiaukioloajat, kulunvalvonnan ja kameravalvontajärjestelmän, johon sisältyy kuulutusjärjestelmä. Kirjastojärjestelmän tuleva muutos ei vaikuta aloitettuun toimintaan vaan toiminta jatkuu ja jopa mahdollisesti kehittyy. Keskusteluissa on ollut lainausautomaatin hankinta koulukirjastoon ja koulukirjaston kokoelmien liittäminen osaksi kunnankirjaston kokoelmia. Hanke siis mahdollisesti laajentaa kirjaston yhteistyötä koulujen kanssa.

Lisätietoa: 

Tarkempi kustannusten erittely on erillisessä hankkeen loppuraportissa.

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2015
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2015
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€22 950
Oma rahoitus yhteensä: 
€4 050
Budjetti euroissa yhteensä: 
€27 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€27 076
Oma rahoitus yhteensä: 
€4 126
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
2kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
5henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
0kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
0henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€22 950

Hanke on kirjastopoliittisten linjausten mukainen.

 
okm
avi