Lapin kirjastojen digitointiselvitys
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Rovaniemen kaupunginkirjasto - Lapin maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Jorma Eton tie 6
96100
Kirjaston puhelin : 
050 315 1485
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@rovaniemi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Rm
Y-tunnus : 
1978283-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Mikko Paajala
Puhelin : 
040 576 2604
Sähköposti : 
mikko.paajala@rovaniemi.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeessa laaditaan digitointipolitiikka ja –suunnitelma Lapin yleisille kirjastoille ja kartoitetaan muistiorganisaatioiden digitointityötä maakunnassa ja valtakunnallisesti. Hankkeen taustamateriaalina on Kirjastot.fi:n Digitointiselvitys yleisille kirjastoille (2015), joka antaa suuntaa sille, mitä digitointisuunnitelmassa tulisi ottaa huomioon. Hankkeen tavoitteena on, että digitointityöhön luodaan selkeät ohjeet ja periaatteet, joiden mukaan kirjastojen suositellaan tulevaisuudessa toimivan. 

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hankkeen tuloksena syntyy Lapin kirjastojen digitointiselvitys.

Kuvaus : 

Lapissa on muistiorganisaatioiden hallussa ja myös niiden ulkopuolella laajasti erityyppisiä aineistoja, joiden digitointi turvaisi alkuperäisen aineiston säilymisen, toisi esille harvinaiset aineistot ja helpottaisi aineiston käyttöä. Aina ei ole kuitenkaan selkeää, kenen vastuulle tietyntyyppisen aineiston säilytys ja digitointi kuuluvat. Lapin eri muistiorganisaatioilla on digitointiin liittyviä linjauksia, mutta yleisiltä kirjastoilta puuttuu digitointipolitiikka, ja toisaalta kaivataan kokonaisnäkemystä vastuun jakautumisesta ja yhteistyön mahdollisuuksista organisaatioiden kesken.

Yleisten kirjastojen kokoelmissa on aineistoja, joiden digitoiminen on perusteltua esim. paikallishistorian näkökulmasta. Digitoituna paikalliset, arvokkaat aineistot tulevat tutkijoiden ja kaikkien aiheesta kiinnostuneiden saataville. Kirjastot ovat digitoineet vaihtelevasti kokoelmiaan ja digitointia on tehty pääsääntöisesti erillisinä hankkeina hankerahoituksella. Lapissa digitoitua aineistoa on tuotettu mm. lappilaisten kulttuurilaitosten yhteiselle Lapinkävijät-sivustolle, joka on yhteistyöalusta kulttuurihistoriallisille verkkosisällöille.  Lapin kirjastot ovat digitoineet myös mm. kirjoja, valokuvia ja äänitteitä, jotka sijaitsevat hajallaan kuntien verkkosivuilla. Keskeinen ongelma on kirjastojen digitoimien aineistojen löydettävyys sekä yhteisen näkemyksen puute digitoinnin tavoitteista ja käytännön toteutuksesta. 

Yleisillä kirjastoilla ei ole velvoitetta aineistojen digitointiin, mutta niiden tekemä digitointityö täydentää kansallisia kokoelmia.  Kansalliskirjastolla on oma digitointipolitiikka ja –suunnitelma. Myös esimerkiksi museosektorilla ja arkistolaitoksessa on omat digitointistrategiansa.

Hankkeessa laaditaan digitointipolitiikka ja –suunnitelma Lapin yleisille kirjastoille ja kartoitetaan muistiorganisaatioiden digitointityötä maakunnassa ja valtakunnallisesti. Hankkeen taustamateriaalina on Kirjastot.fi:n Digitointiselvitys yleisille kirjastoille (2015), joka antaa suuntaa sille, mitä digitointisuunnitelmassa tulisi ottaa huomioon. Hankkeen tavoitteena on, että digitointityöhön luodaan selkeät ohjeet ja periaatteet, joiden mukaan kirjastojen suositellaan tulevaisuudessa toimivan.

Lapin kirjastojen digitointipolitiikka antaa kokonaiskäsityksen siitä, mikä on kirjastojen digitointityön tavoite maakunnassa. Digitointisuunnitelmassa selvitetään yksityiskohtaisesti koko digitointiprosessin kulku, johon kuuluvat digitoinnin tavoitteet, käytettävät resurssit, aineiston valinta, jälkikäsittely sekä eri aineistotyyppien tallennusalustat. Keskeisiä kysymyksiä ovat mm. digitoidun aineiston löydettävyys ja käytettävyys sekä tallentaminen keskitettyihin kansallisiin järjestelmiin. Tavoitteena on yhteisten periaatteiden luominen sekä turhan ja päällekkäisen työn välttäminen tulevaisuudessa.

Hankkeessa selvitetään, minkälaisia aineistoja Lapin yleisissä kirjastoissa on digitoitu ja minkälaisia digitointitarpeita on tulevaisuudessa. Lisäksi tarkastellaan, minkä tyyppisiä nämä aineistot ovat, ja kuuluuko niiden digitointi yleisille kirjastoille. Mitkä ovat aihepiirejä, joihin kuuluvien aineistojen digitointi olisi tärkeää Lapissa? Selvitystä tehdessä tärkeä rooli on Lapin maakuntamuseolla. Heitä konsultoidaan asiaa selvitettäessä. Paikallisten muistiorganisaatioiden kanssa selvitetään, miten yhteistyötä voidaan hyödyntää digitoinnissa, ja selvitetään selkeät rajat minkä organisaation tehtäviin eri aineistojen tallentaminen kuuluu. Myös saamelaisalueen kirjastojen kielelliset ja kulttuuriset erityistarpeet tulisi ottaa huomioon, ja yhteistyö saamelaistoimijoiden kanssa on tärkeää.

Hankkeeseen palkataan kokopäiväinen projektityöntekijä (4 kk) ajalle 1.9.2017 – 31.12.2017. Projektityöntekijä vastaa raportoinnista ja muista hankkeeseen liittyvistä käytännön toimista ohjausryhmän ohjauksessa.

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Lapin maakuntamuseo, Saamelaismuseo, Saamelaisarkisto, Saamelaiskäräjät, kotiseutumuseot ja -arkistot, kuntien arkistot ja tekniset virastot, maakuntakirjastot.
Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeen tavoitteena oli selvittää, miten turvata Lapin kirjastojen kotiseutukokoelmien aineistojen säilyminen ja kuinka tuoda aineistoa käytettäväksi digitoinnin avulla. Hankesuunnitelmassa esitetyt tavoitteet selkiintyivät ja kohdentuivat uudelleen hankkeen edetessä ja aineistojen kartoitusten valmistuttua. Kotiseutukokoelmien kartoituksessa ilmeni aineistojen moninaisuus ja erilaisuus, jolloin kaikkia koskevat tarkat, yhtenäiset säännöt eivät olleet mahdolliset. Tavoitteeksi tuli auttaa kutakin kirjastoa arvioimaan omaa kotiseutukokoelmaansa ja sen digitointia ottaen huomioon selvityksessä esitetyt näkökulmat. Ohjeistusta voi soveltaa tapauskohtaisesti erilaisiin aineistoihin resurssien ja tavoitteiden mukaisesti huomioiden käytettävissä olevien laitteet ja ohjelmat.

Lapin kirjastojen digitointiselvityksen kartoitus kohdentui aineistoon, jota muut tahot eivät ole oletettavasi digitoimassa, esim. Kansalliskirjasto digitoi Suomessa ilmestyneet lehdet keskitetysti. Tekijänoikeuksien haltijoita ei selvitetty vaan se on tehtävä tapauskohtaisesti.

Kyselylomakkeessa kysyttiin kunnassa olevista muista muistiorganisaatioista ja kirjastonjohtajan vastuualueista. Mitä kotiseutuaineistoa on jo digitoitu ja mihin ne on talletettu. Mitä digitoitavaa on luetteloitu kirjastojärjestelmään ja mitä digitoitavaa ei löydy luetteloituna kirjastojärjestelmästä. Lapin kirjastoja on 21 kpl, joista kaksi ei vastannut lainkaan. Vastausten laajuus vaihteli, mutta tätä selvitystä varten vastaukset olivat riittäviä.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Hankkeessa tehtiin Lapin kirjastojen digitointiselvitys ja kirjastoille ohjeistus digitointiin.

Digitointiselvityksessä selvitettiin Lapin kirjastojen kotiseutukokoelmien aineistoa, jota voisi digitoida. Kunkin kirjaston Kohaan luetteloidusta kotiseutukokoelman aineistosta tehtiin listaus.  Lisäksi kukin kirjasto teki luetteloimattomasta kotiseutuaineistosta erllisen listauksen: lehtiä ja leikekokoelmia sekä kirjoja ja käsikirjoituksia, valokuvia,VHS- ja c-kasetteja sekä lisäksi yksittäisiä kelanauhoja ja kaitafilmejä.

Lapin kirjastojen yhteisiä aineistoja, joita oletettavasti ei mikään muu taho digitoi ovat esim. puhelinluettelot, kartat  sekä pienpainatteet ja vanhempi vähälevikkinen painettu kirjallisuus, esim. G. A. Anderssonin Lappiin liittyvät historiat, joista on hyvin pienet painokset.

 

Hankkeen edetessä tavoitteeksi täsmentyi digitointisuunnitelman sijaan ohjeistus, jolla auttaa kutakin kirjastoa arvioimaan omaa kotiseutukokoelmaansa ja sen tavoitteita yllä esitetyt näkökulmat huomioiden. Tämän avulla voidaan arvioida myös tulevia hankintoja ja lahjoituksia digitoinnin kannalta.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Lapin kirjastojen kotiseutukokoelmien aineisto on sen verran nuorta, että painetun aineiston digitointia rajoittaa ennen kaikkea tekijänoikeudet. Yksi syy digitoitavan aineiston vähäisyyteen on Lapin sota, joka tuhosi kirjastoja kokoelmineen. Pienpainatteiden ja muiden julkaisujen painaminen alueella oli vähäistä ennen 1900-lukua.

Kirjastoissa on jo digitoitu aineistoja, mutta verkossa niitä ei ole lähinnä tekijänoikeudellisista ja teknisistä syistä.  Joissakin kirjastoissa oli tehty luovutussopimus aikoinaan, mutta jos se oli tehty ennen internetin aikaa, niin sopimuksessa ei ole huomioitu aineiston digitointia ja julkaisua verkossa.

Rajalliset resurssit tulivat esille kyselyssä. Kirjastot ilmoittivat tarvitsevansa resursseja ohjeistukseen ja opastukseen, tekijänoikeuksien ja käyttöoikeuksien selvitykseen, digitointityön toteutukseen sekä aineiston kuvailuun ja tallennukseen.

Ulkopuolisen rahoituksen saaminen digitointiin on vähäistä, ja museoiden ja kirjastojen oletetaan digitoivan omana työnä, mikä ei käytännössä ole toteutunut. Resurssien vähäisyyden lisäksi laitteiden puute ja ohjelmistojen hallinta sekä puuttuva tieto digitoinnin standardeista ja teknisistä mahdollisuuksista vaikeuttaa digitointia.

 

Ohjeistuksen avulla kirjasto voi määritellä digitoinnin tavoitteet, valita digitoitavan aineiston, suunnitella digitointiprosessin ja digitoidun aineiston jälkikäsittelyn. Digitoitu aineisto suositellaan tallennettavaksi yhteisesti sovitulle alustalle, esim. Yleisten kirjastojen digi.kirjastot.fi -sivustolle siihen soveltuvin tiedostomuodoin.

Jatkotoimenpiteet: 

Varsinaista digitointia ei toteutettu tämän hankkeen aikana, joten ohjeiden käytäntöön soveltaminen jää tulevaan. Toivottavasti tulevaisuudessa Lapin kirjastot saavat resursseja aineiston digitointiin. Se, miten digitointi toteutetaan, on kunkin kirjaston itse määriteltävissä. Nämä ohjeet toimivat suosituksena.

Lapin kirjastojen digitointiselvityksessä ilmeni kirjastojen kotiseutukokoelmien erilaisuus. Kirjastojen kotiseutukokoelmat ovat muodostuneet hyvinkin erilaisiksi johtuen kuntien organisaatioista ja kirjastojen historiasta. Tällöin yhteistyö muiden alueen muistiorganisaatioiden kanssa on välttämätöntä kokoelmien päällekkäisyyksien välttämiseksi. Yhtenä yhteistyömuotona ja alustana voisi olla lapponica.net -portaali missä maakunnan muistiorganisaatiot voisivat yhteistyössä kehittää sisältöjä. Ohjaussryhmän eri muistiorganisaatioiden edustajat kokivat myös yhteistyön kehittämisen tärkeäksi.

Kirjastojen kotiseutukokoelmien kartunnassa on menossa muutosvaihe. Edelleen aineistoa kertyy paperilla, mutta yhä enenevissä määrin kotiseutuun liittyvä tutkimus tapahtuu internetin eri alustoilla. Tulevaisuudessa on selvitettävä miten sähkösyntyisen kotiseutuaineiston saaminen kirjaston kotiseutukokoelmaan mahdollistetaan ja laajemmin: mikä on kirjaston rooli internetin moninaisilla alustoilla olevaan kotiseutuun liittyvään aineistoon.

Lisätietoa: 

Palautetaan takaisin 9224,70 Euroa

Aloituspäivämäärä : 
01/09/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€17 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€2 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€19 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€8 675
Oma rahoitus yhteensä: 
€900
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€17 000

Hankkeessa laaditaan digitointipolitiikka ja -suunnitelma Lapin kirjastoille. Monessa kunnassa kirjastonjohtajan tehtäviin kuuluu myös kulttuuri- ja/tai museotoimi. On hyvä tehdä suunnitelma, mitkä aineistot ovat nimenomaan kirjastotoimen digitointivastuulla, ja missä menee raja muihin muistiorganisaatioihin nähden.

 
okm
avi