Lapin yhteistä kirjastoa rakentamassa
År 2015 RFV-ansökan   (Projekt fått finansiering)


Rovaniemen kaupunginkirjasto - Lapin maakuntakirjasto
Bibliotekets adress : 
Jorma Eton tie 6
96100
Bibliotekets telefonnummer : 
040 575 1097
Bibliotekets e-postadress : 
kirjasto@rovaniemi.fi
ISIL-kod : 
FI-Rm
FO-nummer : 
1978283-1
Ansvarsperson : 
Salla Erho
Telefonnummer : 
040 575 1097
E-post : 
salla.erho@rovaniemi.fi
Projektets målsättning: 

Kirjastojärjestelmän muutos merkitsee Lapin yleisten kirjastojen henkilökunnalle muutosta keskeisessä työvälineessä. Kirjastojärjestelmän mahdollisuudet ja rajoitteet määrittävät osaltaan, miten kirjastojen kokoelmia käytetään ja mitä kokoelmaan liittyvä palveluja kirjastot voivat asiakkailleen tarjota.
Lapin kirjasto –kimpan käytäntöjä on hiottu vuosien kuluessa yhtenäisiksi. Kimppaan on järjestelmänvaihdon yhteydessä liittymässä kirjastoja, jotka eivät ole aiemmin kuuluneet kirjastokimppoihin tai siirtyvät nyt nykyisestä suppeammasta kirjastokimpasta koko Lapin laajuiseen kimppaan.
Muutoksessa kunkin kirjaston on tarkasteltava omia käytäntöjään ja yhdessä keskusteltava miten ja millaisia palveluita Lapin kirjasto tulevaisuudessa haluaa asiakkailleen tarjota. Muutostilanteessa on kuultava niin pieniä kuin isoja kirjastoja ja pyrittävä löytämään yhteinen näkemys asiakkaiden ja kirjastojen tarpeista.
Tämän projektin tavoitteena oli luoda Lapin kirjastoon liittyville kirjastoille mahdollisuuksia osallistua edellä kerrottuun keskusteluun. Tavoitteena oli koota laaja-alaisia työryhmiä laatimaan määrittelyt Koha-kirjastojärjestelmälle sekä työstää tarvittavat ohjeet Lapin kirjastolle yhteisesti sovituista toimintatavoista.

Indikatorer för uppföljning av målsättningen: 

- Kohan käyttöönoton työryhmiin saadaan laaja edustus koko Lapin maakunnan alueen yleisistä kirjastoista 

- Koha-kirjastojärjestelmän määrittelyt saadaan sovittua aikataulun puitteissa

Projektbeskrivning : 

Lapin yhteistä kirjastoa rakentamassa – Lapin yhteinen kirjasto ja Meidän yhteinen kirjasto –projektien jatkohanke

Miksi?

Lapin yleisissä kirjastoissa on tehty periaatepäätös yhteistyön tiivistämisestä ja mahdollisesta laajentumisesta koko Lapin kattavaksi yleisten kirjastojen kimpaksi. Kimpan laajeneminen on liitetty vuonna 2016 suunnitellun kirjastojärjestelmävaihdon yhteyteen. Nykyinen kimppa kattaa 15 Lapin maakunnan kirjastoa, ja kimpan ulkopuolella ovat vielä Kemin, Keminmaan, Posion, Ranuan, Simon ja Tervolan kirjastot. Näistä Ranua, Simo ja Tervola kuuluvat Karpalo-kimppaan. 

Lapin yleiset kirjastot päättivät lokakuussa 2014 liittyä Mikkelin, Kouvolan ja Oulun maakuntakirjastojen hankkeeseen, jonka tavoitteena on ottaa osallistuvissa kirjastoissa käyttöön avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä Koha. Kirjastojärjestelmänvaihtoon ja kimpan laajenemiseen liittyy joukko ratkaistavia kysymyksiä ja tehtäviä. Panostamalla toiminnan suunnitteluun ja yhteistyöhön voivat Lapin yleiset kirjastot tarjota maakunnan asukkaille laadukkaita kirjastopalveluita.

 

Mitä on tehty?

Lapin yhteinen kirjasto ja Meidän yhteinen kirjasto –projektit ovat vuosille 2011-2015 haettuja hankkeita, joiden tavoitteena on ollut kirjastojärjestelmäkartoitusten lisäksi selvittää mahdollisuudet nykyisen Lapin kirjasto -kimpan laajenemiseen koko Lapin yleisten kirjastojen kimpaksi. Jälkimmäisessä hankkeessa tavoitteena on vahvistaa edelleen Lapin yleisten kirjastojen yhteistyötä sekä valmistella käytäntöjen yhtenäistämistä. Lisäksi hankeen aikana valmistellaan Lapin PallasPro- ja Origo-kirjastojärjestelmien tietokantoja tulevaa järjestelmänvaihtoa varten.

 

Mitä pitää tehdä?

Tulevalle kimpalla on luotava hallinto-, ohjaus- sekä seurantamenetelmät. Kirjastoista koottavissa työryhmissä suunnitellaan laajenevan kimpan asiakkailleen tarjoamien palveluiden järjestäminen. Työryhmien tehtäväkenttänä on mm. aineistojen yhteiskäyttöön ja kuljetuksiin liittyvät kysymykset, yhteinen kokoelmapolitiikka ja luettelointikäytännöt, integroinnit kansallisiin palveluihin sekä yhteisen verkkokirjaston sisältöjen tuottaminen. Lisäksi suunnitellaan ja toteutetaan kirjastokimpan uudistuksen markkinointi ja tiedotus.

 

Mitä tarvitaan?

Lapissa pitkät välimatkat ja kirjastojen henkilökunta- ja resurssipula asettavat haasteita alueen kirjastojen tasa-arvoisiin mahdollisuuksiin osallistua yhteisen toiminnan suunnitteluun. Toiminnan suunnittelu ja osallistuminen pienemmissä kirjastoissa on vaikeaa ilman sijaisia tai tukea matkakuluihin. Projekti painottuukin resurssien luomiseen sijaisten ja kulukorvausten muodossa.

 

Hankkeen tavoitteet:

Kirjastojärjestelmän uudistamisella sekä maakunnan kattavalla yleisten kirjastojen yhdistymisellä tähdätään alueellisen yhteistyön syventämiseen ja tehokkaaseen kirjastopalvelujen tuottamiseen. 

Tavoitteena on, että hankkeen aikana Lapin yleiset kirjastot uusivat tuotantojärjestelmänsä sekä avaavat asiakkaiden käyttöön yhteisen, koko Lapin yleisten kirjastojen aineistot tarjoavan verkkokirjaston.

Hankkeen aikana Lapin kirjastolle luodaan hallinto-, ohjaus- ja seurantamalli. Kirjastojen palveluja suunnitellaan kokonaisuutena ja luodaan maakunnan kirjastoille yhteisiä toimintaperiaatteita ja toimintatapoja asiakkaiden tarpeiden perusteella. Yhdessä käsiteltäviä asioita ovat mm. e-aineistot, luettelointikäytännöt, yhteiset käytössä olevat tietokannat ja palvelut, aineistojen yhteiskäyttö ja kuljetukset, maksujen yhtenäistäminen vähintään termistön osalta.                     

Hankkeen tavoite on markkinoinnilla kasvattaa asiakkaiden tietoisuutta yhdestä yhteisestä Lapin kirjastosta ja sen tarjoamista palveluista.

 

Haettava hankeaika: 1.5.2015 – 31.12.2016

Yhteistyötahot: Hankkeeseen osallistuvat kaikki Lapin maakunnan yleiset kirjastot

Yhtymäkohdat muihin käynnissä oleviin ja haettuihin projekteihin:

Meidän yhteinen kirjasto

Kemin kaupunginkirjasto / Kemin, Keminmaan, Posion, Ranuan, Simon ja Tervolan kirjastojärjestelmien tietokantojen siivousprojekti (vuonna 2014 haettu hanke)

Mikkelin kaupunginkirjasto / Mikkelin, Oulun, Kouvolan ja Rovaniemen maakuntakirjastojen Koha-konsortiohanke (vuonna 2014 haettu hanke)

 

Hankkeeseen kuuluvat osa-alueet:

  1. Lapin kirjastoyhteistyön johtaminen, suunnittelu, ohjaus ja seuranta. Kimpan hallinnon organisointi. 
  2. Asiakkaille tarjottavien kimpan palvelujen yhteensovittaminen: aineistojen yhteiskäyttö, kuljetukset, integroinnit kansallisiin palveluihin. Toimintojen suunnittelu työryhmissä: mm. aineistojen yhteiskäyttö ja kuljetus-, luettelointi-, verkkopalvelu-, markkinointi-, kotipalvelu- ja e-aineistoryhmä
  3. Henkilöstö: verkottuminen, toimintakulttuurien yhteensovittaminen, henkilökunnan kouluttaminen  
  4. Markkinointi ja tiedotus: kimpan viestintäkanavien ja –tapojen määrittely, esitteiden, tiedotteiden ym. tuottaminen

 

Hankkeen toimenpiteet ja aikataulu

1. Hankkeen organisointi ja ohjaus

- ohjausryhmän ja työryhmien nimeäminen

- tehtäväluettelon läpikäynti ja vastuutus    

- ohjausryhmän kokoukset 7 kpl

aika: 05 / 2015 – 12 / 2016

2. Palveluiden järjestäminen

 - työskentely työryhmissä: mm. aineistojen yhteiskäyttö- ja kuljetus-, luettelointi-, verkkopalvelu-, kotipalvelu-, markkinointi-, e-aineistoryhmä

- 5 – 7  ryhmää, kullakin n. 8 kokousta

aika: 05 / 2015 – 12 / 2016

6. Henkilökunnan koulutus asiakasliittymän sisällöntuotantoon

– 170 työntekijän kouluttaminen yhteisen verkkokirjaston sisällöntuotantoon.

– kouluttaja 2 kk,

aika: 09-10 / 2015

8. Asiakasliittymän muokkaus

– yhteisen verkkokirjaston sisältöjen toteutus kirjastoissa

aika: 09 - 12 / 2015

9. Markkinointi ja viestintä

– markkinointi- ja viestintästrategian luominen

- tiedotusmateriaalien päivitys, esitteet ja tiedotteet suunnittelu ja painatus

- graafikko 2 kk

aika: 10 - 12 / 2015

13. Hankkeen päättäminen

– loppuraportin laatiminen ja hyväksyminen

– juhlien järjestäminen

aika: 11 – 12 / 2016

Samarbetspartner/s: 
Lapin maakunnan yleiset kirjastot
Tidigare projekt: 

Lapin yhteinen kirjasto, Meidän yhteinen kirjasto

Beskrivning av verksamheten och projektutvärdering: 

Projektille myönnettiin rahoitus ajalle 1.5.2015 – 31.12.2016. Projekti pystyttiin toteuttamaan aikataulun puitteissa.

Hankkeelle haettiin 109.400 euron rahoitusta, ja sille myönnettiin 25.000 euroa.

Hankkeen projektipäällikkönä toimi Leena Kinnunen Rovaniemen kaupunginkirjasto – Lapin maakuntakirjastosta. Hankkeesta maksettiin projektipäällikön palkkakuluja yhteensä kuudelta kuukaudelta.
Projektirahoitusta käytettiin myös Lapin kirjaston kirjastokorttien hankintaan kimppaan liittyville kirjastoille.

Projektin ohjausryhmään ovat kuuluneet seuraavat henkilöt:
Salla Erho, kirjastotoimenjohtaja, Rovaniemen kaupunginkirjasto
Mikko Paajala, kirjastotoimenjohtaja, Rovaniemen kaupunginkirjasto
Hilkka Heikkinen, kirjastotoimenjohtaja, Kemin kaupunginkirjasto
Mikko Paajala, kirjastotoimenjohtaja, Tornion kaupunginkirjasto
Hanna Laitinen, kirjastotoimenjohtaja, Tornion kaupunginkirjasto
Vesa Sarajärvi, kirjastotoimenjohtaja, Ranuan kunnankirjasto
Kyösti Satokangas, kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja, Kolarin kunnankirjasto
Sirpa Tolonen, kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja, Kolarin kunnankirjasto
Riitta Siirtola, kirjastotoimenjohtaja, Sompion kirjasto (varajäsen)
Tiina Heinänen, kirjastotoimenjohtaja, Sompion kirjasto (varajäsen)

Ohjausryhmä kokoontui 5.5.2015. Tämän lisäksi ohjausryhmä piti yhteyttä sähköpostilla. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi Salla Erho ja sihteerinä Leena Kinnunen.

 

Työryhmätoiminta

Kirjastojärjestelmän käyttöönottoa valmisteltiin yhteensä 9 ryhmässä (projekti-, asiakaspalvelu-, parametri-, tekninen-, luettelointi- ja hankinta-, tiedotus- ja verkkokirjasto-, e-aineisto-, kausijulkaisut- ja ilmoitukset ja kuitit-työryhmät).
Osa työryhmistä kokoontui lähinnä etäyhteyksillä tai keskusteli sähköpostilla. Varsinaisia työryhmätapaamisia järjestettiin 23 kertaa, ja niihin osallistui 21 henkilöä 12 kirjastosta. Lisäksi järjestettiin yhteinen aloituspalaveri, johon osallistui joko paikan päällä tai verkossa yhteensä 39 henkeä. Yhteensä työryhmätapaamisiin käytettiin 768 työtuntia.

Projektin tiedotus
Työryhmien toiminnasta kerrottiin sähköpostilla ja Lapin kirjastojen kuulumisia –verkkotiedotteessa.
Projektipäällikkö piti koko Lapin yleisten kirjastojen henkilökunnalle tarkoitettuja Ensisilmäys Kohaan- ja Missä mennään Kohassa –verkkotapaamisia kesäkuusta 2015 lähtien yhteensä 16 kertaa. Sessiot nauhoitettiin ja niitä on katsottu Youtubessa yhteensä 744 kertaa.

Webbsidor, publikationer och material: 

Työryhmien palaverimuistiot ja käsitellyt asiat ovat olleet Lapin kirjaston henkilökunnan nähtävänä ja kommentoitavana Google Drive –palvelussa. 

Åtgärder och önskade inverkningar: 

Lapin yhteistä kirjastoa rakentamassa –projektin tavoitteena on ollut valmistautua käytännön tasolla Lapin yleisten kirjastojen tulevaan järjestelmänvaihtoon. Tavoitteena on ollut käydä läpi kirjastojen erilaisia toimintatapoja, sopia yhteisistä käytännöistä ja valmistella Koha-kirjastojärjestelmän käyttöönottoa.

Työryhmien alustavat kokoonpanot sovittiin 14.4.2015 Meidän yhteinen kirjasto-projektin koulutuspäivässä. Myöhemmin ryhmiä yhdisteltiin ja kokoonpanoja tarkennettiin. Osa ryhmistä kokoontui taajaan, osa harvemmin tai ei lainkaan, osittain siitä syystä, että tehtäviä siirrettiin eri työryhmille.

Työryhmissä pystyttiin sopimaan yhteisistä käytännöistä ja määrityksistä tulevaan kirjastojärjestelmään. Keskustelu eri lähtökohdista ja eri kirjastojärjestelmiä käyttävien kirjastojen henkilökunnan kanssa oli kaikin puolin valaisevaa.

Työryhmistä on lyhyessä ajassa muotoutunut asiantuntijaverkostoja, jotka voivat ottaa kantaa myös kansallisen Koha-Suomi –yhteisön kehittämiskohteisiin. Työryhmien jäsenet ovat perehtyneet Koha-kirjastojärjestelmän määrityksiin ja toimintaan, ja voivat toimia kirjastoissaan tai seutukunnissaan lähiasiantuntijana.

Projektin voidaan katsoa saavuttaneen keskeisen tavoitteensa. Lapin kirjaston henkilökunta on voinut valmistautua kirjastojärjestelmän muutokseen sekä muuttuviin käytäntöihin osallistumalla työryhmiin tai työryhmän jäsenten välityksellä sekä seuraamalla verkkosessioita tai katsomalla niitä myöhemmin nauhoitteina.  

Ytterligare information: 

Hankkeen loppuraportti luettavissa verkossa osoitteessa http://www.rovaniemi.fi/fi/Palvelut/Kirjasto/Maakuntakirjastosivu- 

Projektet börjar : 
01/05/2015
Projektet avslutas : 
31/12/2016
 


Finansiering av ansökan
Ansökningssumma: 
€109 400
Egen finansiering: 
€64 000
Budget sammanlagt: 
€173 400
Övriga understöd som ansökts: 
€0
Övriga understöd som beviljats: 
€0

Förverkligad finansiering
Budget sammanlagt: 
€38 068
Egen finansiering: 
€13 068
Extern finansiering: 
€0
Bidrag från samarbetspartners: 
€0

Statistik:
Antalet evenemang: 
16kpl/st.
Antalet deltagare i evenemang: 
744henkilö/person

Beslut
Beviljat stöd i euro: 
€25 000

Kirjastojen yhteistyön lisääminen on kirjastopoliittisten linjausten mukaista. Avustusta voi käyttää niiden kuuden kunnan liittymiskuluihin, jotka yhdistävät kirjastojärjestelmänsä Lapin yhteiseen järjestelmäkimppaan.