Me ollaan Rutakko - käytänteiden yhtenäistäminen Rutakko-kirjastoverkossa
Vuoden 2017 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Iisalmen kaupunginkirjasto, Flickr
Iisalmen kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Kirkkopuistonkatu 9
74100
Kirjaston puhelin : 
+358 40 830 2712
Kirjaston sähköposti : 
iisalmi.kirjasto@iisalmi.fi
ISIL-tunnus : 
Iisla
Y-tunnus : 
9086071-6
Yhteyshenkilön nimi : 
Tuija Sirviö-Lappalainen
Puhelin : 
+358 40 489 4006
Sähköposti : 
tuija.sirvio-lappalainen@iisalmi.fi
Hankkeen tavoite: 

Tavoitteet

  1. Jatketaan laatutyötä kokoelmapalveluiden ja mediakasvatuksen ja tietoyhteiskuntapalveluiden osalta Rutakko-kirjastoverkossa.
  2.  Vahvistetaan kirjastojen välistä yhteistyötä yhteisten työryhmäkokoontumisten ja -pohdintojen avulla.
  3. Helpotetaan asiakkaiden asiointia yhtenäistämällä käytänteitä Rutakko-kirjastoverkossa.
Tavoitteen seurannan mittarit: 

-       laatukäsikirja
-       Rutakko-kirjastojen kokoelmatilastot ennen ja jälkeen hankkeen
-       henkilökunnan palautteen kerääminen laatukäsikirjasta

Kuvaus : 

Rutakko-kirjastoverkkoon liittyi kesäkuun 2016 alussa kaksi  Tervon ja Vesannon kunnankirjastot. Yhdeksän kirjaston kirjastoverkkomme pyrkii tiivistämään kirjastojen välistä yhteistyötä ja kehittämään toimintaansa jatkuvasti. Rajaton Rutakko -hankkeessa pyritään luomaan vuosina 2016–2017 yhtenäinen, koko kirjastoverkkoa hyödyttävä laatukäsikirja, joka keskittyy asiakaspalveluun, tiloihin, laitteisiin ja aukioloihin sekä tapahtumiin.

Tässä hankkeessa halutaan jatkaa kirjastoverkon käytänteiden yhtenäistämistä Rajaton Rutakko -hankkeen pohjalta. Hankkeessa täydennetään Rajaton Rutakko -hankkeessa luotua laatukäsikirjaa luomalla yhteiset käytänteet 1. kokoelmapalveluista ja 2. mediakasvatuksesta ja tietoyhteiskuntapalveluista. Hankkeessa pyritään yhtenäistämään yhdeksän kirjaston käytänteitä mahdollisimman pitkälti asiakkaiden näkökulmasta. Tällä hetkellä erilaiset käytänteet kirjastojen välillä aiheuttavat silloin tällöin sekaannuksia, kun toisen kirjaston asiakas asioi jossain muussa Rutakko-kirjastossa.

Hankkeen varoilla palkataan vuodeksi projektityöntekijä suunnittelemaan ja toteuttamaan hanketta. Projektityöntekijä kutsuu koolle ja johtaa kirjastojen henkilökunnasta koostuvia työryhmiä, joissa a) kartoitetaan kaikkien kirjastojen käytännöt mm. logistiikan, maksujen, laina-aikojen ja laskutuksen suhteen ja b) kehitetään työryhmämietintöjen pohjalta yhteiset pelisäännöt edellä mainittujen painopistealueiden yhtenäistämiseksi. Projektityöntekijä vastaa käytänteiden yhtenäistämiseen liittyvästä käytännön työn koordinoimisesta (mm. kokoelmien evaluointi). Projektityöntekijä raportoi työryhmämuistioista ja hankkeen edistymisestä kuukausittain Rutakko-kirjastojen johtajille. Projektityöntekijä päivittää työryhmämietintöjen pohjalta aihealueet yhteiseen laatukäsikirjaan. Projektityöntekijä kouluttaa Rutakko-kirjastojen henkilökunnan yhteisesti sovittujen, muuttuneiden käytänteiden osalta.

Toteutus

1. Kootaan teematyöryhmät a) kokoelmapalveluille ja b) mediakasvatukselle ja tietoyhteiskunnalle Rutakko-kirjastojen henkiökunnasta.
2.  Keskustellaan teemoihin liittyvistä aiheista työryhmissä säännöllisesti ja kootaan mietinnöt pöytäkirjoihin.
3. Koostetaan työryhmämietinnöistä sääntöluonnos, joka esitellään ja hyväksytetään Rutakko-kirjastojen johtajilla.
4. Evaluoidaan kirjastojen kokoelmat yhteisten laatusääntöjen pohjalta.
5. Täydennetään Rajaton Rutakko -hankkeessa tehtyä laatukäsikirjaa työryhmämietintöjen pohjalta.
6. Opastetaan henkilökunta uusiin käytänteisiin yhteisesti.

 

Aikataulu
Kevät 2018
-       hankkeen suunnittelu
-       työryhmien kokoaminen
-       työryhmien kokoontumiset kuukausittain

 Syksy 2018
-       työryhmämuistioiden purkaminen ja uusien käytänteiden hyväksyttäminen Rutakko-verkon johtajilla
-       laatukäsikirjan täydentäminen
-       tiedottaminen ja henkilökunnan kouluttaminen uuteen laatukäsikirjaan
-       loppuraportointi

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Ylä-Savon kirjastoverkko Rutakko
Yhteistyökumppanit, työryhmä: 

Keiteleen kunnankirjasto / Sirpa Tyni (sirpa.tyni@keitele.fi)
Kiuruveden kaupunginkirjasto / Heidi Huhtilainen (heidi.huhtilainen@kiuruvesi.fi)
Lapinlahden kunnankirjasto / Auli Pirinen (auli.pirinen@lapinlahti.fi)
Pielaveden kunnankirjasto / Tiina Mäkelä (tiina.makela@pielavesi.fi)
Sonkajärven kunnankirjasto / Eeva Keränen (eeva.keranen@sonkajarvi.fi)
Tervon kunnankirjasto / Tiina Pulkkinen (tiina.pulkkinen@tervo.fi)
Vesannon kunnankirjasto / Sirpa Jäntti (sirpa.jantti@vesanto.fi)
Vieremän kunnankirjasto / Seija Sirkka (seija.sirkka@vierema.fi)

Aiemmat hankkeet: 

Rajaton Rutakko (2016-2017)

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeen tavoitteena oli jatkaa laatutyötä ja yhtenäistää Rutakko-kirjastojen käytänteitä kokoelmapalveluiden sekä mediakasvatus- ja tietoyhteiskuntapalveluiden osalta. Käytänteitä yhtenäistämällä pyrittiin vahvistamaan Rutakko-kirjastojen välistä yhteistyötä yhteisten työryhmäkokoontumisten avulla ja helpottamaan asiakkaiden asiointia Rutakko-kirjastoissa. Laatutyön tulokset koostettiin Rajaton Rutakko -hankkeessa aloitettuun Rutakko-kirjastojen yhteiseen laatukäsikirjaan. Hankkeen vaikuttavuutta arvioitiin keräämällä henkilökunnalta sekä suullista että kirjallista palautetta hankkeesta ja laatukäsikirjasta. Hankkeessa täydennetystä laatukäsikirjasta poimittiin Rutakko-kirjastojen yhteisiä laatutavoitteita, joita seurataan vuosittain Rutakko-kirjastojen johtajien kokouksissa.

 

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 
  1. Laatu kokoelmapalveluissa, Powerpoint-esitys
  2. Laatu mediakasvatus- ja tietoyhteiskuntapalveluissa, Powerpoint-esitys
  3. Hanke-esittely, Powerpoint-esitys
  4. Rutakko-kirjastojen täydennetty laatukäsikirja

 

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hanketta koordinoi projektityöntekijä, joka raportoi hankkeen edistymisestä kuukausittain Rutakko-kirjastojen esimiehistä koostuvalle ohjausryhmälle. Projektityöntekijä toimi  laatupohdintoja tekevien työryhmien vetäjänä.

Hanke alkoi vuoden 2018 alussa, jolloin hankkeen aikataulu hyväksytettiin ohjausryhmällä ja hankehakemuksen tavoitteet suhteutettiin sen saamaan avustusmäärään. Tämän jälkeen Rutakko-kirjastojen henkilökunnasta muodostettiin kaksi työryhmää: työryhmä 1. pohti laatua kokoelmapalveluissa ja työryhmä 2. pohti laatua mediakasvatus- ja tietoyhteiskuntapalveluissa. Projektityöntekijä tutustui kirjastojen toimintaa ohjaaviin ja työryhmien teemoja koskeviin julkaisuihin, suosituksiin ja lakeihin, joiden perusteella rakennettiin kunkin työryhmätapaamiskerran alustusesitys. Hän toimi molemmissa työryhmissä puheenjohtajana ja sihteerinä. Työryhmät kokoontuivat yhteensä seitsemän kertaa tunnin mittaisissa työryhmäistunnoissa Skypen välityksellä. Kunkin tapaamiskerran aiheisiin liittyvät kysymykset lähetettiin ennen työryhmätapaamista ryhmäläisille, jotta jokaisella olisi aikaa miettiä aihealueeseen liittyviä kysymyksiä ennakkoon. Projektityöntekijä kirjoitti työryhmätapaamisista muistiot, jotka jaettiin yhdessä työryhmäesitysten kanssa Rutakko-kirjastojen henkilöstölle OneDrive-pilvipalvelun kautta. Viimeinen tapaamiskerta pidettiin paikan päällä Yhteis-Rutakossa Tervossa 9.5.2018. Koulutuspäivässä oli paikalla valtaosa Rutakko-kirjastojen henkilökunnasta.

Työryhmien tehtävänä oli keskustella laadusta omien aihealueidensa tiimoilta. Tapaamiskerroilla paneuduttiin ryhmien omiin teemoihin keskustelua pohjustavien kysymysten kautta. Työryhmäkeskusteluissa mietittiin nykyisten palvelujen ansioita, kehityskohteita, kehitystavoitteita sekä konkreettisia toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi.

Ryhmäkeskustelut koettiin matalan kynnyksen väyläksi mielipiteiden vaihdolle. Keskustelut tarjosivat väylän kaikkien yhdeksän kirjaston käytänteiden läpikäymiseen sekä oikean vaikuttamismahdollisuuden, kun työryhmien mietinnöt viedään suoraan Rutakko-johtajien tietoon ja pohdittaviksi.

Hankkeen lopputuloksena täydennettiin Rutakko-kirjastojen laatukäsikirjaa kokoelmapalveluiden sekä mediakasvatus- ja tietoyhteiskuntapalveluiden osalta. Työryhmämietinnöistä selvästi nousseet asiat kirjattiin yhteiseen laatukäsikirjaan yhteisinä tavoitteina, indikaattoreina eli mittareina ja käytännön toimina tavoitteiden saavuttamiseksi. Kukin Rutakko-kirjasto on sitoutunut käyttämään yhteistä laatukäsikirjaa omaan toimintaansa soveltuvin osin. Lisäksi Rutakko-kirjastot valitsevat jatkossa vuosittain yhteisiä laatutavoitteita, joihin pääsemistä seurataan kirjastoittain ja siitä raportoidaan Rutakko-johtajien kokouksessa. Laatukäsikirjan tavoitteita käsiteltiin ja niistä keskusteltiin Rutakko-kirjastojen henkilöstökokouksessa Yhteis-Rutakossa 9.5. Hankkeen aikana astui voimaan EU:n uusi tietosuoja-asetus, jonka myötä hankkeessa selvitettiin sen vaikutusta asiakaspalvelun käytänteisiin kirjastoissa sekä päivitettiin Rutakko-kirjastojen yhteiset kameravalvonta- ja asiakasrekisteriselosteet.käytännön toimina tavoitteiden saavuttamiseksi. Kukin Rutakko-kirjasto on sitoutunut käyttämään yhteistä laatukäsikirjaa omaan toimintaansa soveltuvin osin. Lisäksi Rutakko-kirjastot valitsevat jatkossa vuosittain yhteisiä laatutavoitteita, joihin pääsemistä seurataan kirjastoittain ja siitä raportoidaan Rutakko-johtajien kokouksessa. Laatukäsikirjan tavoitteita käsiteltiin ja niistä keskusteltiin Rutakko-kirjastojen henkilöstökokouksessa Yhteis-Rutakossa 9.5. Hankkeen aikana astui voimaan EU:n uusi tietosuoja-asetus, jonka myötä hankkeessa selvitettiin sen vaikutusta asiakaspalvelun käytänteisiin kirjastoissa sekä päivitettiin Rutakko-kirjastojen yhteiset kameravalvonta- ja asiakasrekisteriselosteet.

Hankkeesta kerättiin palautetta työryhmiin ja ohjausryhmään osallistuneilta sähköisesti Webropol-kyselynä. Kyselyyn vastasi 13 henkilöä. Keskusteleva työryhmätyöskentely oli kaikkien vastanneiden mielestä hyvä ja toimiva työskentelytapa. Työtavan ansioiksi mainittiin mm. monipuolisuus, kattavuus, uusien ajatuksien vaihtaminen, eri näkemysten esiin tuleminen sekä jokaisen ajatuksien tuleminen kuulluiksi. Kysymysten saaminen ennakkoon pohdittaviksi mahdollisti työryhmäläisten mukaan sen, että niitä voitiin pohtia etukäteen porukalla, vaikka itse työryhmäkerralle pystyi osallistumaan vain yksi henkilö. Työryhmätapaamisten kesto (1 h) nähtiin sopivan napakkana, ja Skype etäkokousten välineenä toimi työryhmäläisten mielestä hyvin. Kaikki vastanneista olisivat valmiita osallistumaan vastaavanlaiseen työryhmätyöskentelyyn uudelleen, jos se on työtehtävien osalta mahdollista.

 

 

Jatkotoimenpiteet: 

Hankkeen aikana saadusta palautteesta kävi ilmi laatutyön ja käytänteiden yhtenäistämisen tarve Rutakko-kirjastoverkossa. Hankkeen suurin tavoite oli saada laatukäsikirja tavoitteineen jalkautettua osaksi arjen kirjastotyötä Rutakko-kirjastoissa. Tätä kohti on otettu hankkeessa askel: Rutakko-kirjastot valitsevat jatkossa laatukäsikirjan tavoitteista 2–3 yhteistä vuosittaista laatutavoitetta, joita kohti pyritään joka kirjastossa. Tavoitteiden saavuttamista tarkastellaan vuosittain Rutakko-johtajien kokouksessa. Nämä tavoitteet tukevat Rutakko-kirjastoverkon yhteistyötä ja pyrkimystä käytänteiden yhtenäistämiseen. Jokainen kirjasto on kuitenkin vastuussa siitä, että laatukäsikirja otetaan kirjastossa käytäntöön soveltuvin osin. Hankkeessa esille tulleet asiat, kuten kirjastokohtaiset hankinnan painopistealueet antavat suuntaviivoja käytännön työssä ja mm. kokoelmien kehittämisessä.

 

Lisätietoa: 

Henkilöstökulut yhteensä 5362, joista yhteistyökumppanin (Rutakko-kirjastot)  osuus 2863 euroa. Iisalmen osuus: 2499 euroa

Aloituspäivämäärä : 
01/01/2018
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€39 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€7 720
Budjetti euroissa yhteensä: 
€46 720
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€20 362
Oma rahoitus yhteensä: 
€5 362
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€2 863

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
7kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
113henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€15 000

Hanke on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Perustelumuistio 2017, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017