Meidän kirjasto! - kohtaamisia ja elämyksiä
År 2017 RFV-ansökan   (Projekt fått finansiering)


Vesilahden kirjasto
Bibliotekets adress : 
Huhtatie 7
37470
Bibliotekets telefonnummer : 
040 1335 202
Bibliotekets e-postadress : 
kirjasto@vesilahti.fi
ISIL-kod : 
FI-Vesil
FO-nummer : 
0157711-9
Ansvarsperson : 
Mika Seppänen
Telefonnummer : 
0401335330
E-post : 
mika.seppanen@vesilahti.fi
Projektets målsättning: 

Vesilahden kirjaston palvelukokonaisuutta halutaan uudistaa merkittävästi palvelemaan monipuolisesti eri käyttäjäryhmiä, johon päästään osallistamalla eri toimijat ja käyttäjät suunnitteluun sekä luomalla tätä kautta palvelutarjottimet ja palveluprosessit - lopputuloksena uudenlainen palvelukonsepti.

Indikatorer för uppföljning av målsättningen: 

Palvelukonsepti -kansion valmistuminen ja käyttöönotto Palvelukonseptin toimivuuden arviointi - asiakastyytyväisyyskyselyt eri käyttäjäryhmille - yhteistyön arviointi kumppaneiden kanssa - monialainen arviointi toiminnan kehittämisen välineenä

Projektbeskrivning : 

Kuvaus Vesilahden kirjaston palvelukokonaisuutta halutaan uudistaa merkittävästi palvelemaan monipuolisesti eri käyttäjäryhmiä. Kirjastoa halutaan kehittää yhdessä eri hallintokuntien, eri toimijoiden sekä eri käyttäjäryhmien kanssa. Yhteistyön ja osallisuuden kautta kartoitetaan toiveet ja tarpeet kirjaston palvelutarjottimeksi. Suunnitelmassa huomioidaan erityisesti tulevaisuuden kunnan ja kirjaston tehtävät hyvinvoinnin edistäjänä, tukemassa elinikäistä oppimista ja aktiivisena kansalaisena toimimista sekä oppimisympäristönä ja yhteisöllisyyden tukijana. Suunnittelussa tulee huomioida kuntastrategian, opetussuunnitelman, varhaiskasvatussuunnitelman ja hyvinvointipalveluiden suunnitelman tavoitteet. Näiden pohjalta rakennetaan kirjaston palvelukokonaisuus, jossa kuvataan palvelutarjottimet eri käyttäjäryhmille sekä palveluprosessit. Tuotoksena on kirjaston uudenlainen palvelukonsepti -kansio, joka olisi tavoitteena ottaa käyttöön Vesilahden uuden kirjaston valmistuessa lokakuussa 2017. Hankkeessa yhdistyy valtionavustuksen - teema 1. kaikkien kirjasto - teema 5. uusi kirjasto Tavoitteet 1. Palvelutarjottimien tekeminen eri käyttäjäryhmille. Tarjottimia hyödynnetään kirjaston henkilökunnan työn kehittämisessä, prosessien kuvaamisessa, asiakaspalvelun ja eri käyttäjäryhmien palveluiden kehittämisessä sekä niistä viestittämisessä/tiedottamisessa. Tarjottimet kattavat koko elämänkaaren ja eri käyttäjäryhmät. 2. Palvelukonseptin toteutus, jotta kirjastosta saadaan vetovoimainen ja innostava paikka asioida. Palvelutarjottimista ja prosessien kuvauksista koostetaan palvelukonsepti -kansio. 3. Tarjotaan monipuolisia tiloja ja välineitä mahdollistamaan elinikäinen oppiminen, harrastaminen, työskentely ja kohtaaminen. 4. Uudenlaisen toimintaympäristön ja toimintakulttuurin luominen 5. Monialaisen yhteistyön ja johtamisen kehittäminen 6. Uudenlaisen palvelukonseptin jakaminen muiden kirjastojen käyttöön Toteutus ja aikataulu 1. Eri käyttäjäryhmien palvelutarjottimien kuvaus sekä palveluprosessien avaaminen. - Eri käyttäjäryhmien, hallintokuntien ja toimijoiden kanssa käydään läpi toiveet ja tarpeet kirjaston palveluista (kevät 2017). - Palvelutarjottimien rakentaminen ja prosessien kuvaus (kevät ja kesä 2017) 2. Palvelukonsepti -kansion kokoaminen ja käyttöönotto (syksy 2017) 3. Osaamisen lisääminen ja johtaminen - Jokaiselle henkilöstön jäsenelle tehdään kehittymissuunnitelma (kesä 2017). - Monialaisen johtamisen kautta ja yhdessä henkilöstön kanssa palvelukonseptista nostetaan henkilöstön tehtävänkuvaukset (syksy 2017). - Osaamista lisätään kehittymissuunnitelmista rakennetun koulutussuunnitelman mukaisesti (syksy 2017 ja kevät 2018). 4. Hankkeen arviointi - Hankkeen aikana toteutetaan asiakasatyytyväisyyskyselyjä sekä tehdään monialaista arviointia. - Hankkeen lopulla toteutetaan laajempi arviointi (kevät 2018) Kustannusarvio Asiantuntijapalvelut ja työkalut projektin hallintaan ja hankkeen toteuttamiseen 10.000€ Palvelutarjottimen ja palvelukonseptin suunnittelu ja rakentaminen 8.000€ Henkilöstön hankevierailut ja benchmarkkaaminen 4.000€ Kokoukset 500€ Osaamisen lisääminen ja koulutukset 5.000€ Tiedottaminen, esitteet ja palvelukonseptin julkaisu 1.500€ Yhteensä 29.000€ Toiminnan rahoitus Hankeavustus 21.000€ Omarahoitusosuus 8.000€

Samarbetspartner/s: 
Eri hallintokunnat ja käyttäjäryhmät
Samarbetspartners, arbetsgrupper: 

Sivistysjohtaja, kirjaston henkilökunta, liikunta- ja nuorisosihteeri, matkailuneuvoja, muut kutsutut asiantuntijat ja käyttäryhmien edustajat

Beskrivning av verksamheten och projektutvärdering: 

Hankkeen päätavoitteena oli, että Vesilahden kirjaston palvelukokonaisuutta saataisiin uudistettua merkittävästi palvelemaan monipuolisesti eri käyttäjäryhmiä. Tässä tavoitteessa onnistuttiin erittäin hyvin. Tästä kertoo uudesta kirjastosta saatu palaute ja mittarit. Kävijämäärä ajalla 28.5.-31.12.2018 oli 30% enemmän kuin kyseisellä ajanjaksolla vuonna 2017. Lainausluvut kyseisellä ajanjaksolla olivat 47.611 lainaa, joka on 17,2 % enemmän kuin kyseisellä ajanjaksolla vuonna 2017. Uusien asiakkaiden määrä oli 334, joka kuvastaa, että uudet käyttäjäryhmät löysivät uuden kirjaston. Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden palaute on ollut erittäin hyvää. Eri toimijoiden kanssa yhdessä toteutettuja tapahtumia oli 28.5.-31.12.2018 välisellä ajalla 44 ja ne keräsivät yhteensä yli 1200 osallistujaa.

Asiakastyytyväisyyskysely toteutettiin hankkeen jälkeen tammikuussa 2019, jossa arvioitiin uuden kirjaston tiloja ja palveluita. Kysely vahvistaa omia havaintoja sekä tukee tilastolukuja. Kirjaston tiloihin ja palveluihin oltiin pääosin tyytyväisiä.

 

Hankkeen tuotoksena syntyi palvelukonsepti -kansio, jossa on kuvattu eri käyttäjäryhmien palvelutarjottimet. Palvelukonseptin käyttöönotto tapahtui uuden kirjaston avaamisen yhteydessä 28.5.2018. Käyttöönoton jälkeen käytiin paljon keskusteluja henkilöstön ja kirjaston ohjausryhmän kanssa palvelukonseptin toimivuudesta ja sen kehittämisestä. Uudesta palvelukonseptista ja tehtävänkuvista nousseiden kehittymistarpeiden myötä henkilöstön osaamista lisättiin palvelukonseptin kehittämistyön aikana että sen käyttöönoton jälkeen sisäisin ja ulkoisin koulutuksin.

 

Keskeisenä muutoksena aikaisempaan verrattuna oli, että uudessa palvelukonseptissa painopiste siirtyi perinteisistä kirjastopalveluista enemmän tapahtumien järjestämiseen ja yhteistyön koordinointiin eri tahojen välillä. Keskeisinä uusina tekijöinä tulivat matkailuneuvojan ja projektikoordinaattorin työ osaksi kirjastorakennuksen kokonaisuutta. Yhteistyö kirjasto-, kulttuuri-, liikunta ja nuorisotoimen välillä syventyi. Palvelukonseptityön kautta myös varhaiskasvatuksen sekä esi- ja perusopetuksen kanssa tehtävä yhteistyö tiivistyi.

 

Palvelukonseptissa huomioitiin erityisesti tulevaisuuden kunnan ja kirjaston tehtävät hyvinvoinnin edistäjänä sekä tukemassa elinikäistä oppimista ja aktiivisena kansalaisena toimimista. Lisäksi huomioitiin kirjaston kehittäminen oppimisympäristönä ja kirjaston rooli yhteisöllisyyden tukijana. Suunnittelussa huomioitiin kuntastrategian, opetussuunnitelman, varhaiskasvatussuunnitelman ja hyvinvointipalveluiden suunnitelmien tavoitteet.

 

Tavoitteet

1. Palvelutarjottimien tekeminen eri käyttäjäryhmille.

Tavoite toteutui. Tarjottimia hyödynnettiin kirjaston henkilökunnan työn kehittämisessä, prosessien kuvaamisessa, asiakaspalvelun ja eri käyttäjäryhmien palveluiden kehittämisessä sekä niistä viestittämisessä/tiedottamisessa. Tarjottimet kattavat koko elämänkaaren ja eri käyttäjäryhmät.

2. Palvelukonseptin toteutus, jotta kirjastosta saadaan vetovoimainen ja innostava paikka asioida.

Palvelutarjottimista ja prosessien kuvauksista koostetaan palvelukonsepti -kansio.

Tavoite toteutui.

3. Tarjotaan monipuolisia tiloja ja välineitä mahdollistamaan elinikäinen oppiminen, harrastaminen, työskentely ja kohtaaminen.

Tavoite toteutui.

4. Uudenlaisen toimintaympäristön ja toimintakulttuurin luominen

Tavoite toteutui.

5. Monialaisen yhteistyön ja johtamisen kehittäminen

Tavoite toteutui. Yhteistyö on lisääntynyt merkittävästi ja yhteinen hyvinvoinnin johtaminen on saanut rakenteet.

6. Uudenlaisen palvelukonseptin jakaminen muiden kirjastojen käyttöön.

Tavoite toteutui. Kirjastoa on esitelty PIKI-alueella ja kirjastossa on vieraillut useiden kirjastojen ja kuntien ryhmiä. 

Webbsidor, publikationer och material: 
Åtgärder och önskade inverkningar: 

Hankkeessa merkittävää oli laaja osallistaminen sekä yhteistyö.

Asiakkaiden ja eri toimijoiden osallistaminen uuden kirjaston suunnitteluun alkoi jo vuonna 2016. Kuntalaiskysely uuden kirjaston palveluista toteutettiin verkossa marras-joulukuussa 2016. Samaan aikaan kirjastolla oli seinä, johon pystyi ideoimaan palveluita sekä kalusteita. Tätä materiaalia hyödynnettiin uuden palvelukonseptin työssä.  

Vapaa-aikapalveluiden tehtävänkuvia ja uuden kirjaston palveluita alettiin kartoittamaan uutta kirjastoa varten. Keväällä 2017 toteutettiin vapaa-aikapalveluiden henkilöstön tapaamisia ja työnohjausta muutoksen tukena. Tämä kirjaston/vapaa-aikapuolen sparraus toimi keskeisenä muutoksen käynnistäjänä ja pohjana uuden kirjaston palvelukonseptin rakentamisessa. Palvelukonseptityön kautta hahmottuivat eri sidosryhmät ja heidän tarpeensa. Palvelukonseptin kautta pystyttiin jakamaan työntekijöiden vastuualueita ja täsmentämään tehtävänkuvia. 

Keväällä 2017 tehtiin uudesta kirjastosta opinnäytetyö Tulevaisuuden kirjasto elinikäisen oppimisen ympäristönä.

Elokuussa 2017 tehtiin aikajana kirjaston eri prosesseja varten. 

Syyskuussa 2017 pidettiin laaja monialainen seminaaripäivä, jossa syvennettiin aikaisemman materiaalin pohjalta kirjastorakennuksen mahdollisuuksia ja tarpeita sekä pohdittiin niiden luomia vaatimuksia palvelulle. Seminaarissa oli eri käyttäjäryhmien ja hallintokuntien edustajia. 

Osaamisen lisääminen ja työnohjaus jatkuivat syksyllä 2017 sekä vuonna 2018. Valmentava työohjaus ja henkilöstön sparraus palvelukonseptityössä kattoivat suurimman osan hankkeen kuluista.

Vuoden 2018 alussa perustettiin kirjaston ohjausryhmä, johon kuuluu eri tahojen edustajia. Ohjausryhmän tehtävänä ovat muun muassa tiedottamisen ja sosiaalisen median hyödyntämisen pohtiminen, kirjaston imagoasiat, palvelukonseptin hiominen, kirjaston ideointi ja osallistaminen. Tavoitteena ohjausryhmän toiminnalle on olla linkki kunnan/viranhaltijoiden ja kuntalaisten välillä, tuoda kuntalaisten tarpeita ja ideoita kirjaston kehittämiseen sekä edesauttaa, että kirjastosta saataisiin vesilahtelaisten näköinen matalan kynnyksen kohtaamispaikka. 

Palvelukonsepti rakentui koko hankkeen ajan. Palvelukonsepti toimi yhteisenä keskustelupohjana kirjastorakennuksen toimintaperiaatteiden, sääntöjen ja perehdyttämiskansion pohjaksi. Palvelukonseptin pohjalta pystyttiin uudistamaan myös kirjaston verkkosivut. Palvelukonsepti on jatkuvasti elävä työkalu, jota hyödynnetään ideoinnissa, suunnitelmien pohjana jne.

Fortsatta åtgärder: 

Palvelukonseptia on tarkoitus jatkuvasti kehittää ja päivittää arvioinnin sekä palautteen kautta. Palvelukonseptin palvelutarjottimet toimivat myös vastuualueiden ja eri sidosryhmien välisen yhteistyön kehittämisen välineenä. Palvelutarjottimista voidaan lähteä luomaan esimerkiksi yhteistyösuunnitelmaa senioreiden kanssa tehtävälle yhteistyölle tms. Työn alla on juuri varhaiskasvatuksen sekä esi- ja perusopetuksen välisen kirjastoyhteistyösuunnitelman teko.

Projektet börjar : 
01/04/2017
Projektet avslutas : 
31/12/2018
 


Finansiering av ansökan
Ansökningssumma: 
€21 000
Egen finansiering: 
€8 000
Budget sammanlagt: 
€29 000
Övriga understöd som ansökts: 
€0
Övriga understöd som beviljats: 
€0

Förverkligad finansiering
Budget sammanlagt: 
€6 399
Egen finansiering: 
€1 399
Extern finansiering: 
€0
Bidrag från samarbetspartners: 
€0

Statistik:
Utbildningar: 
18kpl/st.
Antalet deltagare i utbildningar: 
72henkilö/person

Beslut
Beviljat stöd i euro: 
€5 000

Täydennetty  hakemus  on hanke-ehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksen täydennyksessä (budjetti yhteensä 12 000 euroa) esitetyn erittelyn mukaisesti. Avustusta ei voi käyttää tutustumismatkoihin. Ks. perustelumuistio 2017 

http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017