Origot kohti Marc21-konvertointia
Vuoden 2015 AVI-hanke   (Ei saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Kemin kaupunginkirjasto / Hilkka Heikkinen
Kemin kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Marina Takalon katu 3
94100
Kirjaston puhelin : 
016258253
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@kemi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Kemi
Y-tunnus : 
0210427-6
Yhteyshenkilön nimi : 
Hilkka Heikkinen
Puhelin : 
040 8455793
Sähköposti : 
hilkka.heikkinen@kemi.fi
Kuvaus : 

NYKYTILA 

Tässä hankkeessa mukana olevien kirjastojen kehittämistoiminnan kannalta oleellisinta ja välttämättömintä on tällä hetkellä saada toimivat ja edulliset Marc21-pohjaiset kirjastojärjestelmät käyttöön. Lapin ja Pohjois-Pohjanmaan maakunnissa on kirjastoja, jotka eivät ole vielä mukana laajoissa kimpoissa tai kimpat ovat niin pieniä, että ne eivät yksin pysty siirtymään uusien kirjastojärjestelmien käyttäjiksi. 

Tässä hankkeessa mukana olevat kuntien ja kaupunkien kirjastot ovat suuntautumassa uusien kirjastojärjestelmien hankintaan osana suurempia kimppoja. Suuriin kirjastojärjestelmiin liittyminen vaatii kuitenkin yksittäisiltä kirjastoilta omien tietokantojen eheyttämistä ja siivoamista. 

Lapin maakunnan yleisillä kirjastoilla on käytössä kaksi Axiell Oy:n toimittamaa kirjastojärjestelmää. Kemin, Keminmaan, Simon, Tervolan, Ranuan ja Posion kirjastojen järjestelmänä on Origo ja Lapin kirjasto–kimpan järjestelmänä on PallasPro. Origo-kirjastoista Simo, Tervola ja Ranua kuuluvat Karpalo-kimppaan yhdessä Oulun maakunnassa sijaitsevien Utajärven, Taivalkosken ja Pudasjärven kirjastojen kanssa. Posiolla on yhteinen web-kirjasto Kuusamon kanssa ja Kemi ja Keminmaa eivät kuulu mihinkään kimppoihin. 

Lapin kirjasto-kimppaan kuuluu 15 yleistä kirjastoa eli suurin osa lappilaisista kirjastoista sekä joukko museo- ja oppilaitoskirjastoja. Lapin kirjasto-kimppa on vaihtamassa lähivuosina kirjastojärjestelmänsä uuteen. Pohjois-Pohjanmaalla toimivassa Outi-kirjastossa ollaan myös siirtymässä uuteen kirjastojärjestelmään. Pudasjärvellä, Taivalkoskella, Utajärvellä ja Kuusamollakin on mahdollisuus tässä yhteydessä vaihtaa järjestelmänsä Marc21-pohjaiseen kirjastojärjestelmään niin halutessaan. 

Nykyiset kirjastojärjestelmät perustuvat FinMarc-formaattiin, jota ei enää kehitetä. Kirjastojen on vaihdettava kirjastojärjestelmänsä uuteen Marc21-formaattiin perustuvaan järjestelmään lähivuosina. Samalla toimintoja kannattaa keskittää suuremmiksi kokonaisuuksiksi, jolloin asiakkaat saavat paremman palvelun voidessaan käyttää esim. kaikkien Lapin kirjastojen tai Outi-kirjastojen palveluja oman kirjastonsa kautta. Yksittäisten kirjastojen on myös hankalaa siirtyä uuden järjestelmän käyttäjiksi. Yhteistyössä muiden kirjastojen kanssa uuteen kirjastojärjestelmään siirtyminen on helpompaa, kun osaamista voidaan jakaa muiden kanssa. 

Hankkeeseen Origot kohti Marc21-konvertointia osallistuvat Kemin, Kuusamon ja Pudasjärven kaupunginkirjastot sekä Keminmaan, Simon, Tervolan, Ranuan, Posion, Taivalkosken ja Utajärven kunnankirjastot. 

Liittyminen suurempaan kirjastojärjestelmään edellyttää nykyisten kirjastojärjestelmien eheyttämistä ja siivoamista sekä mahdollisimman puhtaita tietokantoja. Tällä hetkellä tietokannoissa on paljon siivottavaa mm. päällekkäisiä tietueita, saapumattomia hankintoja, tietueita, joissa ei ole niteitä, keskeneräisiä tietueita, virheellisiä tietueita, jotka eivät käänny automaattisesti uuteen formaattiin ja kirjastojen omia, uuteen formaattiin sopimattomia luettelointitietoja. Lisäksi eri kirjastojen tietokannat on sovitettava yhdenmukaisiksi. 

Työ on suurelta osin manuaalista korjaamista sekä tietokantojen tutkimista mahdollisten virheiden löytämiseksi. Hankkeen tarkoituksena on hankkia ammattiapua siivoustyön tekemiseen ja organisointiin sekä koulutusta kirjastojen henkilökunnalle nykyisten Origo-kirjastojärjestelmien siivoamiseen omana työnään ennen uuteen kirjastojärjestelmään konvertointia. 

Hanke on jatkoa Lapin Meidän yhteinen kirjasto-hankkeelle, jossa siivoustyö on aloitettu. Hankkeessa on kuitenkin todettu, että siivoustyö ei tule onnistumaan varsinkaan pienissä kirjastoissa, joissa eletään henkilökuntamäärän suhteen äärirajoilla. Eheytys- ja siivoustyöhön ei riitä aikaa kirjastojen normaalin työn lisäksi. Lisäksi jotkut kunnat ovat jo tehneet päätöksiä henkilökunnan vähentämiseksi entisestään. Tiukoissa rahatilanteissa elävissä kunnissa ei ole ylimääräistä rahaa tietokantojen eheyttämiseen ilman kehittämisrahalla palkattavaa työntekijää. 

Hankkeessa mukana olevien Origo-kirjastojen alueella on  31.12.2013 ollut yhteensä 76 833 asukasta. Kirjastojen henkilötyövuodet olivat 2013 yhteensä 62,11 ja niiden on arvioitu olevan vuonna 2015 59,78 htv tai alempi. Asukasmäärä kunnissa laskee koko ajan ja kirjastojen henkilökuntamäärä pienenee. Noin 3000 asukkaan kunnissa htv on vuonna 2015 2,6-3,6 ja suuremmissakin kirjastoissa henkilökuntaa on vain 12-15 henkilötyövuotta.

Taulukko Origo-kirjastojärjestelmän kuntien asukasluvuista ja työntekijämääristä: 

Kunta

Asukasluku31.12.2013

2013 kirjaston palkkaamat htv

2015 arvioitu kirjaston palkkaamat htv

Kemi

22 120

15

15,12 tai alempi

Keminmaa

8 565

5,98

6

Kuusamo

15 952

12,65

12,25

Posio

3 647

3,25

2,5 tai alempi

Pudasjärvi

8 537

7

7

Ranua

4 154

5,33

4,8

Simo

3 356

2,63

2,6

Taivalkoski

4 251

3,17

3

Tervola

3 306

3,6

3,6

Utajärvi

2 945

3,5

3

Yhteensä

76 833

62,11

59,78 tai alempi

  

HANKKEEN TAVOITTEET 

Hankkeen tavoitteena on saada Origo-kirjastojen kirjastojärjestelmät sellaiseen kuntoon, että ne on mahdollisimman helppo konvertoida uuteen Marc21-formaattiin. Tietokantojen eheyttämiseen ja siivoukseen ei kirjastoissa ole omaa osaamista ja henkilökuntaa, joten työ on tehtävä yhteistyössä ja palkatun henkilön avustuksella. 

Tavoitteena on aineiston löydettävyyden paraneminen, kun tietokanta on paremmin ajantasainen ja luotettava. Siivouksen aikana tuotettavia listoja voidaan hyödyntää myös esimerkiksi poistojen teossa ja kadonneiden niteiden etsinnässä. 

Kaikki tuotettu tieto on muiden vastaavassa tilanteessa olevien kirjastojen käytössä jatkossa. 

RAJAUKSET 

Hanke ei sisällä kirjastojärjestelmien varsinaista konvertointia.

RISKIT 

Sopivaa henkilöä siivoukseen ei löydetä. Kirjastoissa ei ole riittävästi osaavaa henkilökuntaa tietokantojen siivoukseen. 

HANKEORGANISAATIO 

Hankkeen rahoituksen hakee Kemin kaupunki / kaupunginkirjasto ja muut kunnat / kaupungit kirjastoineen ovat mukana hankeosapuolina. Kuntien omarahoitusosuus katetaan työntekijöiden oman työn osuudella. 

Hankkeeseen muodostetaan johtoryhmä, jossa ovat edustettuina kaikkien kirjastojen johtajat sekä tarvittaessa tietohallintojen edustajat. Hankkeesta vastaa Kemin kaupungin kirjastotoimenjohtaja. 

HANKKEEN TOTEUTUSSUUNNITELMA 

Kun rahoitus on varmistunut, Kemin kirjastoon palkataan luettelointiasiantuntija, joka ryhtyy kartoittamaan tietokannan siivoustarvetta ja ohjeistaa muut kirjastot tarpeen mukaan työhön. Tarkoitus on siivota ja eheyttää tietokannat mahdollisimman hyvin ennen konvertointia sekä luoda konvertointiin tarvittavat määritykset projektityöntekijän toimesta. Kirjastojen henkilökunta tekee myös itse siivoustyötä. Origo-järjestelmästä on mahdollista ottaa tietokoneajoina ns. dumppeja analysoitaviksi kirjastojen omana työnä. 

Tässä hankkeessa tehdään tiivistä yhteistyötä Lapin kirjaston vastaavan tietokantojen tarkastelu- ja siivoustyön kanssa. 

Tavoitteena hankkeessa on saada Origo-tietokannat konvertointikelpoiseen kuntoon hankevuoden aikana.

 Hankeaikataulu:

Huhtikuu 2015 luettelointiasiantuntijan palkkaaminen, ohjeistus ja työn aloitus, toukokuu 2015 tietokanta-dumppien otannat alkavat kirjastoissa, dumppien analysointi, kesä-elokuu 2015 tietokantojen siivoustyötä ja dumppien analysointia, syksy  2015 ja kevät 2016 projektityöntekijä käy hankkeen kirjastoissa avustamassa siivoustyössä.

 

Yhteistyökumppanin nimi/nimet: 
Keminmaan kunnankirjasto, Kuusamon kaupunginkirjasto, Posion kunnankirjasto, Pudasjärven kaupunginkirjasto, Ranuan kunnankirjasto, Simon kunnankirjasto, Taivalkosken kunnankirjasto, Tervolan kunnankirjasto, Utajärven kunnankirjasto
Aiemmat hankkeet: 

Meidän yhteinen kirjasto / Rovaniemen kaupunginkirjasto

Aloituspäivämäärä : 
01/04/2015
Lopetuspäivämäärä : 
31/03/2016
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€57 500
Oma rahoitus yhteensä: 
€30 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€87 500
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€0
Oma rahoitus yhteensä: 
€0
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös

Ko. toiminta on rahoitettu hankkeessa Meidän yhteinen kirjasto, jonka toteuttajana on Rovaniemen kaupunginkirjasto - Lapin maakuntakirjasto.

 
okm
avi