PIKI-kirjastojen järjestelmäparametrien yhtenäistäminen
År 2014 RFV-ansökan   (Ej finansiering)


Bildens ursprung: 
Tampereen kaupunginkirjaston oma logo
Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto
Bibliotekets adress : 
PL 152
33101
Bibliotekets telefonnummer : 
03 565 611
Bibliotekets e-postadress : 
tampereen.kaupunginkirjasto@tampere.fi
ISIL-kod : 
FI-Tam
FO-nummer : 
0211675-2
Ansvarsperson : 
Pirjo Järvinen
Telefonnummer : 
040 800 7829
E-post : 
pirjo.jarvinen@tampere.fi
Projektbeskrivning : 

PIKI-kirjastoilla (22kpl) on yhteinen kirjastojärjestelmä ja sitä tukevat aineiston varaus- ja kuljetuskäytännöt Pirkanmaalla.

Olemme sopineet ja yhtenäistäneet PIKI-alueen maksuja ja menettelytapoja: palautuspyyntöjen lähettäminen, varausten noutoajat ym. päivämääriin liittyvät toiminnot, korvaushinnat, varausmaksut, ilmoitusten lähetystavat (posti/tekstiviesti/sähköposti), lasten ja nuorten aineistoihin liittyvät maksut poistetaan kokonaan, yhtenäistyvät myöhästymismaksut, kaukopalvelumaksut ja -käytänteet jne.

Kaikki tehdyt sopimukset ja halutut muutokset aiheuttavat muutoksia kirjastojärjestelmän parametreihin. Kaikki ne muutokset, jotka parametreihin liittyen pystytään pääkäyttäjien toimesta kirjastojärjestelmään tekemään, on tehty Tampereen verkkopalveluissa kesällä 2013 ja työtä jatketaan kussakin PIKI-kirjastossa syksyllä 2013 päätyen vuodenvaihteessa voimaanastuvien maksujen yhtenäistymiseen (edellyttäen että eri kuntien lautakunnat hyväksyvät ehdotukset, jotka PIKI-ohjausryhmässä on sovittu).  

Nyt anottava projekti olisi loppusilaus PIKI-kirjastojen parametrien yhtenäistämiseen.

 Haemme avustusta projektiin, jolla hoidetaan ne kirjastojärjestelmään muutettavat parametrit, joita itse emme pysty toteuttamaan. Tämä osa yhtenäistämisprosessia on kerralla niin iso toteutettavaksi, että se vaatii n. 3 kk yhtäjaksoisen työn, jonkin verran konsultointia ja yhteistyötä kirjastojärjestelmän toimittajan kanssa sekä maksullisia tilattavia muutostöitäkin.

Järjestelmässä on kaikille PIKI-kirjastoille yhteiset laina-aika-lajit, joita järjestelmässä on tällä hetkellä 42 kpl. Tämä moninkertaistaa ja haittaa osaltaan monien muidenkin parametriasetusten hallintaa koska PIKI-kirjastoissa on yli 100 yksikköä eri lainaajalajeineen (henkilöasaikas, yhteisö, kotipalveluasiakas jne.), joille näitä säätöjä joudutaan tekemään. Nämä 42 laina-aika -lajia yhdistetään 7/8  eri laina-aika –lajiksi. Tästä on jo suunnitelmat ja PIKIn ohjausryhmän päätökset olemassa.

 Muutoksesta saatavat koko PIKI-aluetta koskevat hyödyt:

  • Yksinkertaistaminen helpottaa monella tapaa monen muunkin parametrin hallittavuutta. Liiasta moninaisuudesta johtuvat tahtomattakin tulevat ongelmat kertautuvat kaikkiin kirjastoihin, mikä lisää selvittämistyötä, väärinymmärtämistä ja ohjeistamistarvetta
  • muutostilanteet (maksujen nousut ym.) ovat paremmin tehtävissä, jolloin niitä pystytään itse hallinnoimaan helpommin ja nopeammin. Ajan säästö koko PIKI-alueella yhteensä olisi todella suuri.
  • PIKI-kirjastoihin tulevan uuden aineiston hallinta ja ylipäätään kokoelmien hallinta suoraviivaistuisi. Tämä tuo työn säästöä kaikkiin PIKI-kirjastoihin, koska kyseiset parametriasetukset ovat yhteiset.
  • nykyisestä tilanteesta on tasaisesti haittaa kaikille kirjastoille ja mahdollisuuksia hoitaa asioita sovituista käytänteistä poikkeavasti on enemmän (virheiden tekemisen mahdollisuus kasvaa liiassa moninaisuudessa)
  • asiakkaat saavat aineiston nopeammin koska järjestelmän asetuksia yksinkertaistetaan ja voimme tuottaa luotettavampaa ja yhtenäisempää palvelua koko alueella
  • mitä yhtenäisempää ja yksinkertaisempaa, sitä vähemmän virheitä ja poikkeamia kaikessa, myös aineiston käsittelyssä
  • muutosta yksinkertaisempaan odottaa ja tarvitsee koko PIKI-kirjastojen henkilökunta
Samarbetspartner/s: 
Axiell Finland Oy
Samarbetspartners, arbetsgrupper: 

PIKI-kirjastojen ohjausryhmä, Tampereen kaupunginkirjaston verkkopalvelut ja tietohallinto, Tampereen kaupungin tietohallinto, PIKI-kirjastojen asiantuntijoita

Webbsidor, publikationer och material: 

Saimme järkeistettyä PIKI-kirjastojen kirjastojärjestelmän parametriviidakkoa selkeämmäksi ja helpommin ylläpidettäväksi.  Käytössämme olevassa kirjastojärjestelmässä parametrejä hallinnoidaan ja ylläpidetään itse.

Åtgärder och önskade inverkningar: 

PIKI-kirjastoilla on ollut Auroran yksikkörekisterissä käytössä 41 laina-aikalajia. Tämä moninaisuus on aiheuttanut ongelmia kokoelmatyössä ja hankinnassa. Parametrien ylläpidossa taas on pitänyt hallita 22 kirjaston 108 yksikköä ja kahdeksaa asiakasryhmää, joille oli mahdollista määritellä omat laina-aika-asetukset kullekin laina-aikalajille. PIKissä ei ollut esim.  yhteneviä laina-aikoja. Saman laina-aikalajin pituus on saattanut vaihdella kirjastosta toiseen 14:stä 28 vuorokauteen. Myös kirjaston sisällä eri yksiköiden välillä on voinut olla eroja (kirjastoautot, lainausasemat jne.).

Ensimmäisenä PIKIssä luovuttiin kokonaan aineistokohtaisista lainamäärärajoituksista (eli esim. cd-levyjä sai olla lainassa 30 kpl, konsolipelejä 5 jne.), mikä oli osaltaan luonut laina-aikalajien parametrien sekavuutta.

Projektin ohessa maksuttomuutta laajennettiin siten, että koko PIKIssä lasten- ja nuortenosastojen aineistossa luovuttiin  varaus- ja myöhästymismaksuista kaikkien asiakkaiden osalta. Yhtenä ongelmana laina-aikamutoksessa oli se, että useassa kirjastossa lasten- ja nuortenosastojen aineistoa oli varastoitu Varasto-osastoille. Ao osastojen aineistosta yleisesti perittiin maksuja, mutta lastenaineiston maksuttomuutta järjestettäessä  ongelmana oli se,  että varasto-osastolla olevaa aineistoa ei järjestelmä  pystynyt maksujen osalta erottelemaan lasten aineistoa aikuisten aineistosta. Lisäksi ongelmia tuottivat sellaiset nimekket, joita on sijoitettu sekä aikuisten että lasten- ja nuortenosastoille, jolloin asiakas saattoikin saada satunnaisesti joko maksullisen tai maksuttoman kappaleen varatessaan aineistoa, myös lapset.  L-alkuisten (lapsille räätälöidyt) laina-aikojen poistuessa lasten ja nuorten varastoaineisto päätettiin ajaa Lasten- tai Nuortenosastoille (niissä kirjastoissa joissa ne oli ollut Varasto-osastolla) Varasto-sijaintiin, jolloin maksuttomuus päästiin määrittämään osastoparametrien kautta. Tampereen kaupunginkirjastossa puolestaan muutettiin alle 15-vuotiaiden kaikki lainat (pois lukien Vip-aineisto) varaus- ja myöhästymismaksuttomiksi 1.10.2014 alkaen, jolloin poistui satunnaisuus sellaisen aineiston kohdalla,  jota oli sekä maksuttomana lastenosastolla että maksullisena aikuisten osastoilla. Kirjastojärjestelmässä kaikki henkilöasiakkaat olivat aikaisemmin asiakasryhmässä ”Henkilöasiakas”. Laina-aikamuutoksen yhteydessä järjestelmään luotiin uusi asiakasryhmä ”Henkilöasiakas, lapsi”, jotta alle 15-vuotiaiden lainat (pois lukien VIPit) saatiin säilymään varaus- ja myöhästymismaksuttomina, kun L-laina-ajat poistuvat. Osassa PIKI-kirjastoja peritään edelleen maksuja alle 15-vuotiailta muusta kuin lasten- ja nuortenosastojen aineistosta.

Ensimmäisellä projektityöjaksolla 4.7.-18.7.2014 PIKI-kirjastoihin toimitettiin kirjastokohtaiset osiot Axiellin laatimista lomakkeista aina-aika- ja osastomuutoksia varten. Palautuspäiväksi määrättiin 22.8.2014. Toisen jakson 29.8.-10.10.2014 aluksi lomakkeet koottiin yhteen ja palautettiin Axielliin 4.9.2014. Laina-aikataulukossa oli listattuna noin 1700 yksikkö+laina-aika-lajiyhdistelmää. Osastotaulukon avulla tietokannasta kartoitettiin reilu 16000 Varasto-osaston L-laina-aikaista nidettä. Näillä ei ollut Sijainti-tietoa lainkaan ja niitä jouduttiin kirjastoissa tutkimaan korjaamaan ennen muutosajoja, jotta ne päätyisivät oikeille osastoille ja sitä myöten oikeaan sijaintiin (Varasto-sijainti).

PIKI-tietokannasta otettiin kopio ja se ajettin Fujitsun palvelimella olevaan katselmointiympäristöön, jonne ajettiin myös suunnitellut laina-aika- ja osastomuutokset. Katselmoijia värvättiin Tampereen lisäksi muista PIKI-kirjastoista. Testauksia suoritettiin 23.-29.9.2014.

Laina-aikoja yhdisteltiin siten, että niitä saatiin jäämään jäljelle  vain kuusi kappaletta: Aikakauslehti (14 tai 28 vrk yksikön asetusten mukaan, tämä säilytettiin oman lajinaan, koska joillakin kirjastoilla on lehdille erilaiset maksukäytännöt ja laina-aikalaji voi toimia myös palautusautomaatin kriteerinä), Normaali (28 vrk), Nopeakierto (14 vrk), VIP (7 vrk, vähemmän auki olevilla yksiköillä myös 14 vrk, ei voi varata tai uusia), Ei lainattava ja Kaukolainat. Osastosiirrot ja laina-aikamuutokset ajettiin tuotantotietokantaan 7.10.2014. Muutostöiden jälkeen saatiin tarkistuslista niistä niteistä, jotka eivät sopineet uusiin raameihin. Virheitä oli vähän ottaen huomioon kimpan koon ja ovat korjattavissa käsin.

Axiell poisti järjestelmästä tarpeettomiksi käyneet laina-ajat ja sääti automaattien asetuksia.

Lähtötilanteesta, jossa PIKIssä oli noin 35000 erilaista yksikkö+asiakasryhmä+laina-aikalaji-yhdistelmää, päästiin enää vajaaseen 6000 yhdistelmään. Parametrien hallinnointia helpottaa myöskin se, että asetusten parametrejä on uudessa selainpohjaisessa ohjelmassa nykyisin helpompi hallinnoida ja järjestellä.

Parametrien lisäksi jouduimme katsastamaan muitakin PIKI-kirjastojen toimintatapoja ja saimme samalla yhtenäistettyä monta muutakin asiaa (maksut, palautuspyyntökäytännöt ym. ). Muutoksilla oli vaikutukisa myös yhteisiin käyttösääntöihin.

Fortsatta åtgärder: 

Jatkotoimenpiteitä ei järjestelmän parametrien osalta tarvita ja muuta yhtenäistämistyötä PIKI-alueella jatketaan.

Projektet börjar : 
01/05/2014
Projektet avslutas : 
31/12/2015
 


Finansiering av ansökan
Ansökningssumma: 
€13 000
Egen finansiering: 
€1 000
Budget sammanlagt: 
€14 200
Övriga understöd som ansökts: 
€0
Övriga understöd som beviljats: 
€0

Förverkligad finansiering
Budget sammanlagt: 
€15 637
Egen finansiering: 
€2 637
Extern finansiering: 
€0
Bidrag från samarbetspartners: 
€0


Beslut
Beviljat stöd i euro: 
€0

Tampereen hankkeesta "Uusi kirjastokonsepti Tampereen yliopistolliseen sairaalaan" (POHELY/841/04.00.04.02/2011) käyttämättä jäänyttä rahaa on annettu tämän hankkeen käytettäväksi 13 000 euroa Pohjanmaan ELY-keskuksen päätöksellä 3.12.2013. Aikaa hankkeen toteuttamiseen annettiin 31.5.2015 saakka. Hankkeesta tulee raportoida Hankerekisteriin ja aluehallintovirastolle 30.6.2015 mennessä.