Sähköisten palvelujen opastus kirjastossa -hanke
Vuoden 2014 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Iitin kunnankirjasto
Kirjaston osoite : 
Kausansaarentie 3
47400
Kirjaston puhelin : 
040 4833800
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@iitti.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Iitti
Y-tunnus : 
0158 766-7
Yhteyshenkilön nimi : 
Niina Honko
Puhelin : 
040 4833732
Sähköposti : 
niina.honko@iitti.fi
Kuvaus : 

Keskittämisen myötä Iitin kunnasta on siirtynyt lukuisia palveluja lähikaupunkeihin viime vuosina. TE -toimisto lopetti kuluvana vuonna vastaanottonsa kunnassa ja Kelan palvelut lakkasivat jo muutama vuosi sitten. Nordea -pankki siirsi toimintansa kokonaan Kouvolaan, jossa sijaitsevat lähes kaikki yhteiskunnalliset palvelut tätä nykyä. Myös terveys- ja sosiaalitoimen erityispalvelut on keskitetty Kausalaa suurempiin taajamiin. Iitin kunnassa joukkoliikenne on heikkoa ellei olematonta. Asioimaan Kouvolaan tai Lahteen pääsee vain muutamilla vuoroilla päivittäin, jos pääsee.

Palvelujen keskittämisen perusteena on ollut se, että suurin osa palveluista on siirtynyt sähköisiksi verkkoon. Kaikilla ihmisillä ei kuitenkaan ole tietokonetta ja/tai taitoa käyttää sähköisiä palveluja. Erityisesti syrjääntymisvaarassa olevat nuoret, pitkäaikaistyöttömät ja vanhusväestö voivat pudota kokonaan verkossa toimivan yhteiskunnan ulkopuolelle. Iitissä vain perusopetuksen oppimäärän suorittaneiden osuus on valtakunnallisissa tilastoissa korkea. Tämä vaikeuttaa selkeästi myös tietotekniikan käyttöä, koska etenkin aikuisväestöllä ja ikääntyvillä ei ole koulun antamaa taitopohjaa. Nykyisin lääkäriajatkin varataan sähköisesti ja monet jäävät ilman terveyspalveluja, koska eivät osaa/pysty käyttämään tietokonetta. Monet arkipäivän asioinnit, kuten sähkömittarilukeman ilmoittaminen, puhelinyhtiöiden palvelut yms. ovat siirtyneet verkkopalveluihin ja muutoin asioiminen tapahtuu maksullisen puhelinpalvelun kautta, johon monellakaan ei ole varaa.

Tietokoneet ja laitteet uusiutuvat nopeasti. Tänä päivänä helppokäyttöisintä esimerkiksi vanhemmalle väelle olisi käyttää nk. taulutietokonetta, jos sellainen olisi saatavilla.

Kirjastoissa on hyvät potentiaaliset mahdollisuudet auttaa asiakasta sähköisten palvelujen käytössä ja varmistaa näin alueellisen tasa-arvon toteutuminen palvelujen saatavuudessa. Kirjastot ovat lähellä ihmistä ja avoinna pitkään ja näin ollen kynnys saapua kirjastoon on matala. Kirjastoilla on useimmiten asiakaskäytössä sähköiseen asiointiin sopivaa laitteistoa. Sähköisten palvelujen käyttöneuvonta voitaisiin myös viedä haja-asutusalueille, mikäli neuvoja lähtisi nettikoneen kanssa kirjastoauton reitille mukaan.

Iitin kirjaston asiakkaat kysyvät jo nyt neuvoja kirjaston henkilökunnalta esimerkiksi pankkipalvelujen käytössä tai tietokoneen käytössä yleensä. Henkilökunnan resurssit ohjata asiakkaita ovat rajalliset, koska kirjastopalvelujen resurssit ovat rajallisia ja henkilökunnan määrää on supistettu. Lisäksi henkilökunnalta puuttuu kokemusta ja koulutusta muiden virastojen ja laitosten ohjelmistojen ja palvelujen käytöstä. Henkilökunta tarvitsisi koulutusta sähköisten palvelujen käytön ohjaamiseen.

Hankesuunnitelma

Aika: 1.1.-31.12.2014

Toteutus: Iitin kunnankirjasto palkkaa kirjasto- ja yhteiskuntapalvelukoordinaattorin kuntaan. Koordinaattorin tehtävänä on haarukoida, mitä tarpeellisia ja/tai keskeisiä palveluja kunnasta puuttuu ja miten kirjasto voi vastata palveluvajeeseen. Tämän lisäksi koordinaattori pohtii yhteistyössä kunnan muiden hallintokuntien ja yhteistyökumppaneiden kanssa keinoja, joilla kirjastoon saataisiin opastettavaksi ne henkilöt, jotka ovat vaarassa jäädä verkottuneen yhteiskunnan ulkopuolelle.

Hanketta varten ja myöhemmin kirjaston asiakkaiden käyttöön hankitaan 4-5 taulutietokonetta.

Kirjastossa järjestetään useita tiedotus- ja opetustilaisuuksia sähköisestä asioinnista eri yhteistyötahojen henkilöstön kanssa ja koordinaattori kouluttaa asiakkaiden lisäksi myös kirjaston henkilökuntaa. Sähköisen asioinnin neuvontapalvelu viedään myös kunnan haja-asutusalueille kirjastoauton mukana.

Hankkeen aikana suunnitellaan kokonaisvaltainen prosessi, jossa sähköisen asioinnin ja palvelujen käytön neuvonta saadaan paikallistasolle kunnalliseksi toiminnaksi ja joka voidaan jakaa hyvänä käytänteenä valtakunnallisesti.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 
Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Suunnittelu
Sähköinen asiointi kirjastossa –hanke aloitettiin hyvissä ajoin keväällä 2014, jotta toiminta saataisiin suunniteltua mahdollisimman hyvin ja järjestelmällisesti. Keväällä toteutettiin palvelutarvekartoitus, jonka perusteella oli tarkoitus suunnitella syksyn toiminta hankkeen puitteissa. Kirjasto- ja yhteiskuntapalvelukoordinaattori aloitti projektityöntekijänä virallisesti 1.9.14.

Tiedotus
Hankkeesta tiedottaminen aloitettiin niin ikään keväällä 2014. Ensin suunniteltiin projektin logo ja mainokset sekä otettiin yhteyttä paikallisiin medioihin, jotta saataisiin mahdollisimman laajasti ihmisten tietoon, mitä kirjastossa on ja tulee olemaan tarjolla. Kaikista tapahtumista ja kursseista ilmoitettiin aina Kymenlaakson kirjastojen verkkopalvelussa kyyti.fi –sivulla, Iitin kunnan internetsivuilla, kirjaston Facebook-sivuilla sekä kirjaston ilmoitustaululla. Tavoitteena oli, että kaikki, jotka tarvitsevat opastusta laitteiden ja sähköisten palvelujen kanssa tai haluaisivat tutustua uusiin laitteisiin, löytäisivät tiensä kirjastoon.

Projektin aikana todettiin, että nuoremmat kohderyhmät on mahdollista tavoittaa sähköisillä menetelmillä, mutta vanhempaa väestöä varten tarvitaan myös painettuja medioita ja ”puskaradiota”. Hankkeen aikana lehdistötiedotteiden lisäksi ostettiin useita lehti-ilmoituksia paikallislehdestä. Projektityöntekijä oli myös yhteydessä paikallisiin järjestöihin ja Iitin Kansalaisopiston kanssa tehtiin tiedotus- ja kurssiyhteistyötä.

Tiedotuksen suhteen projekti onnistui suhteellisen hyvin, sillä kirjastoon hakeutui ihmisiä, jotka eivät olleet siellä aiemmin käyneet ja aika monelle oli uutta, että kirjastosta voi saada opastusta myös sähköisiin palveluihin.

Kohderyhmän tavoittaminen
Projektin kohderyhmäksi muodostui suurimmaksi osaksi eläkeikäiset, koska sitä nuoremmat ja nuoret hallitsevat laitteet ja sähköiset palvelut hyvin tai heillä on joku, joka auttaa tarvittaessa. Vanhemmalla väestöllä haasteena saattaa olla pelkkä laitteiston käyttö ja logiikka, saati sitten itse sähköinen asiointi verkossa.

Projektin päätapahtumana toimi kansallinen Senior Surf –päivä 7.10.2014, jolloin kirjastossa oli useiden eri yhteistyökumppaneiden kanssa sähköisten palvelujen opastusta koko päivän ajan. Paikalla olivat mm. paikallinen atk-kauppa, pankit sekä sosiaalitoimi ja tapahtuma järjestettiin yhdessä Iitin kansalaisopiston ja Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluiden kanssa. Senior Surf –päivä sai todella sekä yhteistyökumppanit että kohderyhmän liikkeelle.  Kirjaston päivän kävijämäärä oli 221. Senior Surf –päivän lisäksi Osuuspankki piti kaksi opastuspäivää kirjastossa.

Projektia päästiin hyödyntämään myös lapsille ja nuorille, sillä hanketyöntekijä osallistui Iitin kunnankirjaston nuorten lukupiiriin, aiheena tabletilla kuvaaminen sekä lasten ja nuorten harrastemessuille, jotka järjestettiin syyskuussa Kausalassa. Osaa otettiin myös kirjastolla järjestettyihin tapahtumiin, Kirjasto by Nightiin ja peli-iltaan. Lisäksi hanketyöntekijä kiersi Iitin koulut yhdessä kirjastonhoitajan kanssa kirjavinkkauksen yhteydessä. Koululuokille opastettiin internetin julkista luonnetta, internetin käytöstapoja sekä kuvien julkaisemista ja tekijänoikeuksia. Todettiin, että tällaiselle opastukselle on paljon tarvetta, vaikka kohderyhmä osaisikin teknisesti käyttää laitteistoa hyvin.  

Myös kirjaston henkilökuntaa kurssitettiin taulutietokoneiden käyttöön.

Laitteisto
Kirjastoon hankittiin neljä uutta taulutietokonetta. Yhdestä tabletista tehtiin kotilainaksi annettava paketti, jolloin taulutietokonetta harkitseva pääsee ennen laitteen ostopäätöstä tutustumaan laitteeseen tarkemmin. Kirjastossa oli jo valmiina kolme pöytätietokonetta ja kaksi kannettavaa tietokonetta sekä sähköisten lehtien lukuun tarkoitettu tietokone.

Kirjaston taulutietokoneet vapautettiin asiakaskäyttöön niin, että niitä saa nykyisin lainata kirjastokortilla kirjastossa käytettäväksi ilman ikärajaa. Taulutietokoneet ovat ahkerassa kirjastokäytössä varsinkin nuorempien keskuudessa.

Toteutus - opastus ja kurssit
Kirjastolla pidettiin ns. päivystystä asiakkaille, maanantaisin ja perjantaisin, jolloin kirjasto- ja yhteiskuntapalvelukoordinaattori, asiakkaille tutummin ”atk-neuvoja”, varmasti olisi paikalla neuvomassa. Atk –neuvojalle sai varata myös omia henkilökohtaisia opastusaikoja.

Ensimmäiseksi suunniteltiin taulutietokonekurssit. Kurssit suunniteltiin siten, että iPad- sekä Samsung –laitteet saivat omat kurssinsa. Kursseille oli ilmoittauduttava ennakkoon, ja ilmoittautuminen järjestettiin yhteistyössä Iitin Kansalaisopiston kanssa. Kursseista tehtiin jakoon paperimainos sekä lehdessä oli ilmoitus Kansalaisopiston omien kurssien yhteydessä. Kursseille oli yllättävän suuri kysyntä. Molemmat kurssit täyttyivät hetkessä, kun maksimiosallistujamääräksi oli laitettu 12 henkilöä per kurssi ja kysyntää tuntui olevan enemmänkin. Suuren kysynnän vuoksi molemmat kurssit järjestettiin uudelleen, mutta osallistujamäärää laskettiin puolella, sillä näin oli helpompi keskittyä asiakkaiden yksittäisiin ongelmiin ja kysymyksiin. Moni ei päässyt millekään kurssille, joten opastusta tarjottiin myös niin sanotusti yksityisesti, jolloin pystyttiin helposti käsittelemään juuri ne asiat, joissa asiakas tarvitsi opastusta.

Projektin loppupuolella järjestettiin myös asiakkaiden toiveesta tietokoneen peruskäytön alkeiskurssit, joissa käyttöjärjestelminä olivat Windows 7 sekä Windows 8.1. Windows 7 –kurssilla hyödynnettiin kirjaston omia kannettavia tietokoneita, jolloin kurssille mukaan saatiin sellaisia henkilöitä, jotka eivät omista omaa tietokonetta sekä muutama, jotka eivät koskaan aikaisemmin olleet tietokonetta käyttäneet.

Projektin aikana ylös kirjattuja opastuskertoja kertyi lähemmäs 100 kpl. Suurin opastuksen tarve tuntui olevan pankkipalveluissa. Opastustehtäviä oli kuitenkin todella monipuolisesti aina asiakkaan oman laitteen ongelmanratkaisuista kokonaisen raamatun lataamiseen omalle laitteelle. Projektin loppuvaiheessa Iitin Osuuspankin tiloista lopetettiin maksupiste, joten uusia apua tarvitsevia asiakkaita virtasi kirjastoon.

Johtopäätökset
Sähköinen asiointi kirjastossa –hankkeesta on saatu erittäin paljon positiivista palautetta asiakkailta.

Projektin johtopäätöksenä on, että sähköisen asioinnin opastuksen tarvetta on paljon. Haasteena on se, että asiakkaiden tarpeet vaihtelevat pienistä omaa konetta koskevista viilauksista siihen, ettei asiakas ole juurikaan käyttänyt tietokonetta. Iitin kunnassa on nähtävissä, että asiointi siirtyy yhä enenevässä määrin verkkoon, sillä projektin aikanakin lopetettiin henkilökohtaisia asiointipisteitä, kuten esimerkiksi KELA:n asiointi kunnanvirastosta. Kirjaston on mahdollistettava sähköinen asiointi kuntalaisille ihan demokraattisena perusoikeutena ja kirjastolla tulee olla resursseja toteuttaa tämä. Kirjaston henkilökunnalle tämä saattaa vaatia koulutuksen ja resurssien lisäksi asennemuutosta.

Jatkotoimenpiteet: 

Sähköisen asioinnin opastustarve on ilmeinen, joten sitä jatketaan Iitin kunnankirjastossa kaikin tavoin. Tavoitteena on saada sähköisten palveluiden opastus luonnolliseksi osaksi kirjaston toimintaa. Henkilökuntaa täydennyskoulutetaan asiassa. Kirjastoon on suunniteltu yhtä tietokonetta pelkkää pankkiasiointia varten. Jatkossa kirjaston rekrytoinneissa otetaan huomioon ITC -osaaminen ja opastus.

 

Lisätietoa: 

Kaikki materiaalit eli kyselyrunko, mainospohja ja kurssimateriaalit ovat saatavissa Iitin kunnankirjastosta. Materiaaleja voi pyytää esim. sähköpostitse kirjasto@iitti.fi

 

Aloituspäivämäärä : 
01/01/2014
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2014
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€27 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€7 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€34 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€12 431
Oma rahoitus yhteensä: 
€2 431

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
7kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
96henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
7kpl/st.

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€10 000

Ks. tarkempi perustelumuistio 2014, http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2014. Avustusta ei voi käyttää kunnan muiden hallintokuntien palvelujen selvittämiseen ja järjestämiseen.