Tehokkaalla automatisoinnilla aikaa varsinaiseen kirjastotyöhön
Vuoden 2017 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Ylöjärven kaupunginkirjasto
Kirjaston osoite : 
Koivumäentie 2
33471
Kirjaston puhelin : 
040 133 1431
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@ylojarvi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Ylo
Y-tunnus : 
0158221-7
Yhteyshenkilön nimi : 
Liisa Nikkilä
Puhelin : 
050 390 4619
Sähköposti : 
liisa.nikkila@ylojarvi.fi
Hankkeen tavoite: 

Hankkeen tavoitteena on edistää kirjaston rutiinitoimintojen automatisoimista ja mahdollistaa toimintakulttuurin muutos aktiiviseen opastamiseen ja sisältöjen avaamiseen.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Automaattien käyttöaste

Asiakaskysely automaattien toiminnasta ja käytön helppoudesta

Työpisteiden ergonomian arviointi muutoksen jälkeen

 

Kuvaus : 

Ylöjärven lähikirjastot Kurussa ja Viljakkalassa ovat siirtyneet rfid-aikaan samalla kun niistä rakennettiin omatoimikirjastoja. Nyt tarkoituksena on konvertoida myös pääkirjaston ja kirjastoauton aineisto rfid-muotoon. Tavoitteena on nopeuttaa ja helpottaa aineiston käsittelyä sekä asiakkaiden että henkilökunnan näkökulmasta. Lisäksi erityisesti kirjastoautossa tavoitellaan myös ergonomisia hyötyjä. Hankkeen taustalla on edelleen kiristyvä talous ja henkilöstötilanne sekä toisaalta kirjaston toimintakulttuurin kehittäminen. Tarkoituksena on saada rutiinityöt sujumaan joko mahdollisimman nopeasti tai niin että asiakkaat hoitavat asiat omatoimisesti (verkossa, automaatilla jne.), jotta aikaa jäisi mahdollisimman paljon opastamiseen, tietopalveluun ja aineistojen avaamiseen. Kokonaisuudessaan hanke jaksotetaan kolmelle vuodelle.

  • Vuonna 2016 hankitaan yksi uusi lainaus-/palautusautomaatti pääkirjastoon (2500 €)
  • Avustuksella on tarkoitus:
    • hankkia 8 kpl rfid-lukijoita henkilökunnan työasemille 3000 €
    • päivittää pääkirjaston kaksi vanhaa lainausautomaattia ja yksi palautusautomaatti rfid-tekniikkaan soveltuviksi (7000 €)
    • hankkia puolet tarvittavista pääkirjaston ja kirjastoauton aineiston rfid-tageista (yhteensä noin 150 000 nidettä) (20 000 €)
      • Yhteensä 30 000 €
  •  Varsinainen konvertointi tehdään omana työnä. Laskennallisesti tämä tarkoittaa noin 0,5 htv, eli noin 17 000 euroa. Lisäksi vuokrataan tarvittavaksi ajaksi konvertointityöasema (3000 €). Lisäksi omarahoitusosuuteen on laskettu uuden aineiston tarroittamiseen tarvittavat tagit kahdelle vuodelle (2000 €).

 Avustettavan hankkeen toteutus ajoittuu välille 1.5.2017-31.12.2018.

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Hankkeen tavoitteena oli edistää kirjaston rutiinitoimintojen automatisoimista ja mahdollistaa toimintakulttuurin muutos aktiiviseen opastamiseen ja sisältöjen avaamiseen.

Ylöjärven lähikirjastot Kurussa ja Viljakkalassa siirtyivät rfid-aikaan samalla kun niistä rakennettiin omatoimikirjastoja. Nyt toteutuneessa hankkeessa konvertoitiin pääkirjaston ja kirjastoauton aineisto rfid-muotoon ja päivitettiin niiden lainaus- ja palautusautomaatit uuteen teknologiaan soveltuviksi. Tavoitteena oli nopeuttaa ja helpottaa aineiston käsittelyä sekä asiakkaiden että henkilökunnan näkökulmasta. Lisäksi erityisesti kirjastoautossa tavoiteltiin ja saavutettiin myös ergonomisia hyötyjä.

Hankkeen päätyttyä kirjastoauton aineisto on kokonaisuudessaan varustettu rfid-tageilla. Pääkirjaston aineisto on lähes valmis.

Hankkeessa uusittiin pääkirjaston palautusautomaatti ja hankittiin henkilökunnan työasemille RFID-käyttöön soveltuvia lukijoita 6 kpl: kolme pääkirjastoon ja kolme kirjastoautoon. Lisäksi kaksi lainausautomaattia ja pääkirjaston palautusautomaatti päivitettiin RFID-tekniikkaan soveltuviksi. Omalla rahoituksella uusittiin lisäksi yksi pääkirjaston lainausautomaatti. Hankkeessa tagitettiin kirjastoauton ja pääkirjaston aineisto RFID-tekniikkaan soveltuvaksi. Tagityksen toteuttamiseksi vuokrattiin konvertointilaite.

Varsinainen konvertointi tehtiin omana työnä. Laskennallisesti tämä tarkoittaa noin 0,5 htv eli noin 17 000 euroa.

 

 

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Hankkeen luonteeseen ei kuulunut materiaalin tuottaminen.

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Hanke on saavuttanut tavoitteensa:

- Hankkeen päättyessä on käytännössä Ylöjärven kirjastojen koko aineisto RFID-tägitetty - Kuru ja Viljakkala tehtiin jo aiemmin. Tämä mahdollistaa erilaiset jatkosuunnitelmat aineiston käsittelyssä.

- Pääkirjaston lainaus- ja palautusautomaatit on uudistettu RFID-käyttöön sopiviksi. Samalla palautettavan aineiston käsittely on nopeutunut huomattavasti.

- Kirjastoautoon on hankittu RFID-teknologiaan tarvittavat laitteet, joiden ansiosta aineiston käsittely on nopeutunut ja henkilökunnan ergonomia parantunut (mm. keventänyt käsillä tehtävää työtä, jolloin rannekuormitus on vähentynyt merkittävästi).

- Automaattien käyttöaste on pääkirjastossa nyt 81-82 %. 

Jatkotoimenpiteet: 

Pääkirjastossa aineiston käsittelyn helpottuminen on hankkeen tavoitteen mukaisesti vapauttanut henkilökunnan työaikaa opastamiseen ja muuhun henkilökohtaiseen palveluun. Pääkirjastossa voi nykyisin varata henkilökohtaisia opastusaikoja tietotekniikan käyttöön liittyvissä ongelmissa. Tehostuneen teknologian ansiosta työkulttuuri muuttuu monin tavoin. Prosessi on pitkä mutta hyvin käynnissä.

Aloituspäivämäärä : 
01/05/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€30 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€22 000
Budjetti euroissa yhteensä: 
€52 000
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€43 280
Oma rahoitus yhteensä: 
€23 296
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€20 000

Hakemus on hakuehtojen mukainen. Avustusta voi käyttää hakemuksessa esitetyn erittelyn mukaisesti. Avustusta ei voi käyttää rfid-tagien hankintaan. Ks. perustelumuistio 2017

http://hankkeet.kirjastot.fi/ohjeita/perustelumuistio-2017

 
okm
avi