Työkaluja kirjaston laatutyöhön
Vuoden 2013 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
Sallan kunnankirjasto
Sallan kunnankirjasto
Kirjaston osoite : 
Postipolku 5
98900
Kirjaston puhelin : 
040 0927 890
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@salla.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Salla
Y-tunnus : 
0192936-4
Yhteyshenkilön nimi : 
Nina Sipola
Puhelin : 
040 559 6035
Sähköposti : 
nina.sipola@salla.fi
Kuvaus : 

Opetus- ja kulttuuriministeriö on antanut vuonna 2010 laatusuositukset yleiseen kirjastotyöhön. Sallan kunnan sivistystoimessa on perusopetuksessa otettu käyttöön vuonna 2011 itse kehitetty malli laatutyöstä ja sitä jalkautetaan parhaillaan käytäntöön.  Sivistystoimen laatutyön malli sovelletaan nyt kirjastotyöhön. Hankkeessa luodaan Sallan kunnankirjastolle Opetus- ja kulttuuriministeriön laatusuosituksiin pohjautuen laatutyön sisällöt yleiselle kirjastotyölle sekä niille laatukriteerit.  Laatutyön sisällöistä valitaan yhdessä henkilöstön kanssa 1 – 2 kehitettävää kohdetta vuodelle 2013,  jonka toteutumista seurataan ja arvioidaan vuoden aikana. Käytännön työtä rytmittämään laaditaan vuosikello kirjastotyötä tukemaan. Lisäksi henkilöstö valitsee itselleen yhden kehittämisalueen, jossa onnistumista arvioidaan kehityskeskusteluissa. Loppuvuodesta 2013 arvioidaan laatutyöskentelyn onnistumista sekä valitaan seuraavan vuoden kehitettävät kohteet.

Laatutyön kehittäminen on kirjastonjohtajan kehittämistehtävä liittyen Johtamisen erikoisammattitutkintoon. Hankkeessa tarvittava sijaisten palkkakulu on varattu asiakaspalvelutyöntekijälle kirjaston oman henkilöstön ollessa laatutyön kehittämispäivissä.

Hankkeen tavoitteena on luoda Sallan kunnankirjastolle paikalliseen toimintakulttuuriin sopiva ja Opetus- ja kulttuuriministeriön laadunhallintasuositusten mukainen käytännön laatujärjestelmä. Laatukriteerit tullaan kehittämään paitsi fyysisille kirjastopalveluille, niin myös verkkokirjastopalveluille ja paikallisille verkkopalveluille huomioiden eri asiakasryhmät ja niin, että asiakasnäkökulma on keskeisessä asemassa.

Työkaluja kirjaston laatutyöhön –hanke rakentuu seuraavista osioista:

1. Kehityspäivät (1 – 4) henkilöstölle, joissa määritellään seuraavat laatutyön osatekijät:
-  Miksi kirjaston laatua on tarpeen kehittää
-  Mitä laatu on: kirjastotyön laadun indikaattoreiksi yhteisesti valitut kohteet, joita arvioidaan 1 – 4 tasolla
-  Miten laatua kehitetään: vuosikellon/-kellojen käyttöönotto

2. Sallan kunnankirjaston laatuaapinen –painotuote

3. Vuosikellojen laatiminen kirjastotyöhön

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Työkaluja kirjaston laatutyöhön toteutettiin kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtajan kehittämistehtävänä Johtamisen erikoisammattitutkintoon. Aihe nousi tarpeesta syventää osaamista kirjaston laatutyöstä ja yleensä kirjastotyöstä. Sivistystoimessa oli aikaisemmin toteutettu koulupuolen laatuaapinen, jota lähdettiin soveltamaan kirjastomaailmaan. Kun koko sivistystoimen alalla käytetään samanlaista laatutyöskentelyn mallia, toi se vaikuttavuutta laatutyölle ja lisäksi sai muiden esimiesten tuen omalle laatutyölle.

Laatutyöhön osallistui koko kirjastohenkilökunta, ja varsinaiset laadun työstämisen päivät olivat kehittämispäivät, joita järjestettiin vuoden aikana kolme. Lisäksi tehtiin henkilöstön tutustumis- ja virkistysmatka Kemi ja Ylitornioin kirjastoihin.

Ensimmäisenä kehittämispäivänä pohdittiin miksi laatutyötä olisi hyvä juuri meidän kirjastossamme tehdä, pohdimme hieman Yleisten kirjaston neuvoston määrittämiä kirjaston arvoja ja suosituksia laadunhallinnasta sekä oman kunnan ja sivistystoimen visiota. Näistä työstettiin ne osatekijät, jotka koimme meidän kirjastossamme tärkeiksi aivoriihityömenetelmällä, joista saadut yksittäiset asiat ryhmittelimme isompien otsikoiden alle. Tämän jälkeen katsoimme opetus- ja kulttuuriministeriön suosituksia yleisen kirjaston laadunallinnasta ja huomasimme, että meidän esille nostamat asiat olivat juuri niitä samoja. Laadun osatekijöiksi löysimme:

1. Tapahtumat 2. Tilat 3. Johtaminen 4. Suunnitelmat 5. Verkostoituminen 6. Osaaminen. Asiakaspalvelunäkökulman täytyi mielestämme sisältyä jokaiseen laadun osatekijään ollen laatutyön punainen lanka, joten emme nostaneet sitä yhdeksi erilliseksi laadun osatekijäksi.

Seuraavassa kehityspäivässä näille laadun osatekijöille määriteltiin laatukriteerit asteikolla 0 – 4. Kriteereissä 0-taso edusti alinta tasoa, jossa jokin asia oli korkeintaan olemassa, mutta sen hyväksi ei oltu tehty mitään. 1-taso oli yhtä kuin asia oli huomattu, mutta sen hyväksi ei oltu vielä tehty mitään. 2-taso edusti näkökulmaa, että asiasta oli puhuttu yhdessä, ja asian kehittäminen koetaan yhteisesti tärkeäksi. 3-tasolla oli jo aloitettu toimenpiteet asian kehittämiseksi ja joku oli vastuutettu hoitamaan asiaa.  4-taso parasta laatua. Siinä asiaa kehitetään ja arvioidaan, toimenpiteet tuottavat myönteisiä tuloksia esim. osaamista, tyytyväisyyttä, työhyvinvointia, tasa-arvoa ja oikeudenmukaisuutta. Työ tuottavuutta on voitu parantaa, tai sen tulosta, prosesseja kehittää. Laatutyössä ehkä juuri tämä osio oli meille haasteellisinta, määritellä sitä mikä on hyvää milläkin asteikolla. Kuitenkin, kun taulukko saatiin aikaiseksi, se näytti konkreettisella tavalla, millä tasolla kirjastomme on missäkin asiassa, ja siitä oli helppo päättää millä tasolla haluamme kirjastomme olevan ja päättää kehittämisen kohde kuluvalle vuodelle. Täksi kehittämisen kohteeksi valikoitui osaaminen.

Seuraavassa kehittämispäivässä keskityimme osaamiseen ja siihen mistä se koostuu, sekä määrittelimme sille kriteerit 0 – 4. Osaaminen koostui mielestämme substanssiosaamisesta, tietoteknisestä osaamisesta, vuorovaikutustaidoista, hyvinvointiosaamisesta ja strategisesta osaamisesta. Näille kaikille osaamisen osatekijöille määrittelimme kriteerit.

Keväälle 2013 sijoittuvissa kehityskeskusteluissa jokainen työntekijä valitsi näistä laadun osatekijöistä itsellensä oman kehittymisen kohteen jolla tulisi pyrkimään osaamisen nostamiseen kuluvan vuoden aikana. Valinta oli kaikille luontevaa ja helppoa. Selvästi tekemisissä pyrittiinkin lisäämään osaamista valitulla henkilökohtaisella osaamisen kehittämisalueella.

Laatutyötä tukivat säännöllisesti järjestettävät henkilöstöpalaverit, joissa oli helppo palata jo sovittuihin asioihin ja katsoa mitä olimme saaneet aikaiseksi. Henkilökohtaisiin kehittämishaasteisiin olisi pitänyt napakammin palata syksyllä kesälomien jälkeen, nyt ne tahtoivat vähän hautautua muun innostuneen tekemisen alle. Laatutyöskentely sai nimittäin henkilökunnan tarkastelemaan kaiken kaikkiaan kirjastoa uusin silmin mm. kokoelman ja tilojen kannalta ja haluttiin uudistua ja muuttaa asioita asiakasystävällisemmäksi.

Kehittämistyöstä työkaluksi kirjastoarkeen teimme kirjaston vuosikellon, jonka tarkoituksena on paremmin ennakoida tulevia tapahtumia, kirjaston teemapäiviä ja yleensä rytmittää kirjastotyötä niin etteivät esimerkiksi poistot jäisi tehdyksi, kun sille ei ole suunnitelmallisesti varattuna aikaa vuosikelloon.

Hankkeessa toteutettavaksi suunniteltu työnvaihto lähikirjaston kanssa ei toteutunut. Verkkokirjasto-hankkeen kautta olimme paljon tekemisissä heidän kanssaan, ja pääsimme myös tutustumaan kirjastoon, joten tarvetta ei oikeastaan ollut. Sen sijaan loppuvuodesta kirjastohenkilöstöltä tuli pyyntö päästä tutustumaan uusittuun Kemin kaupunginkirjastoon ja sen kokoelmanhallintaan. Samalle matkalle sisällytimme vierailun Ylitornioin kirjastossa, jossa päätarkoitus oli tutustua sen uuteen kirjastoautoon. Vierailusta saimme pontta kokoelmanhallintaan, itsepalvelulehtisaliin ja kirjastotilojen viihtyvyyden parantamiseen.

Painettavaksi aiottu kirjaston laatuaapinen ei valmistunut hankkeen määräajassa. Omien resurssien arvioiminen on aina yhtä haasteellista – kun kyseessä on pieni hanke, jota vetää oman muun työn ohella, niin kirjallisille töille vaadittavan ajan ottaminen on vaikeaa. Vaikka laatuaapinen ei valmistunut, niin olen päässyt esittelemään hanketta paitsi Johtamisen erikoisammattitutkinnon opiskelijaryhmässä ja oppimisen arvioitsijoille niin myös lapin kirjastojen johtajille ja muulle kirjastohenkilöstölle maakuntakirjastopäivillä.

Laatutyö –hanke on ollut hanke, joka on työllistänyt paljon, mutta josta on myös näkynyt paljon konkreettisia vaikutuksia kirjastotyöhön. Mielestäni hankkeessa onnistui parhaiten se, että koko kirjaston henkilöstö osallistui laatutyöhön mallin ollessa tarpeeksi yksinkertainen ja helposti toteutettavissa. Näin myös jokainen sitoutui sovittuihin asioihin ja toteutti niitä käytännön työssä. 

Jatkotoimenpiteet: 

Kirjaston laatutyö jatkuu tulevana vuonna 2014, jolloin valitsemme uuden kehittämiskohteen kirjastollemme, jota alamme työstämään. Lisäksi kehityskeskusteluissa palataan omaan onnistumiseen edellisessä kehittymistehtävässä ja määritellään tulevalle vuodelle itselle uusi kehittymisen kohde. Tulee muistaa, että joka vuosi ei tarvitse niin täysillä panostaa työhön, vaan voi olla aikoja, jolloin perhe tai muu vaatii niin paljon panostusta, ettei työlle jää niin paljon resursseja. Olisi hienoa, jos työntekijää, joka panostaa omaan työhönsä ja työyhteisön kehittämiseen voisi palkita ihan rahallisesti tehtäväkohtaisella palkanlisällä. Tämä tehtäväkohtainen lisä ei olisi automaattinen, vaan sitä arvioitaisiin kehityskeskusteluissa  vuosittain.

Vuodelle 2014 on jo laadittu uusi vuosikello ja sinne on myös määritelty vastuualueet henkilöstölle muun muassa eri tapahtumien järjestämisessä. Näin tehtävät pienessä kunnankirjastossa jakaantuvat tasaisesti jokaiselle työntekijälle ja osaaminen karttuu.

Kirjastovierailut osoittivat, että niillä on suuri merkitys henkilöstön yhteishengelle sekä pieniä käytännön ideoita sytyttävinä. Vierailemalla muissa kirjastoissa oppii arvostamaan omaa kirjastoa ja sen hyviä puolia, näkee kehittymisen kohteet ja huomaa kuinka pienelläkin voi saada paljon aikaiseksi. Kirjastovierailuja aiomme toteuttaa jatkossakin naapurikuntiin.

Aloituspäivämäärä : 
01/01/2013
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2013
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€1 306
Oma rahoitus yhteensä: 
€230
Budjetti euroissa yhteensä: 
€1 536
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€1 463
Oma rahoitus yhteensä: 
€157

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
4kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
6henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€1 306

Valtionavustusten perustelumuistio on osoitteessa http://hankkeet.kirjastot.fi/fi/ohjeita/perustelumuistio-2013.

 
okm
avi