Uudet viestintämenetelmät vauhdittamaan palvelujen käyttöä
Vuoden 2013 AVI-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Kuvan lähde: 
kirjaston oma
Tampereen kaupunginkirjasto – Pirkanmaan maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Pl 152
33101
Kirjaston puhelin : 
03 565 611
Kirjaston sähköposti : 
tampereen.kaupunginkirjasto@tampere.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Tam
Y-tunnus : 
0211675-2
Yhteyshenkilön nimi : 
Ritva Hokka-Ahti
Puhelin : 
0400 581510
Sähköposti : 
ritva.hokka-ahti@tampere.fi
Kuvaus : 

Kirjastojen palvelukonseptien ja tilojen uusiminen vastaaman nykyajan vaatimuksia esiintyy sekä Opetusministeriön kirjastopolitiikan 2015 että Yleisten kirjastojen neuvoston ja Tampereen kaupunginkirjaston oman strategian tavoitelistoilla. YKN:n ja Tampereen strategioissa painottuu lisäksi kirjastojen markkinoinnin ja viestinnän parantaminen.

Tämän hankkeen tarkoitus on kokeilla ja selvittää uusien viestintävälineiden käyttöä palvelukonseptien luomisessa ja päivittämisessä. Hanke keskittyy viestintään kirjastotilan sisällä.

 Asia on Tampereella ajankohtainen monesta syystä. IFLA-konferenssissa saadut vaikutteet inspiroivat hakemaan keinoja e-aineistojen ja verkkopalvelujen tekemiseksi näkyviksi myös kirjastotiloissa. Medialukutaidon ja tiedonhankinnan opetusta ja tukemista voidaan tehostaa uuden tekniikan avulla. Infotaulut ja muut nykyiset viestintävälineet otetaan käyttöön osana toimintakonseptien uusimista sekä uusissa että remontoitavissa kirjastoissa.  

E-aineistot eivät vielä ole lyöneet läpi yleisissä kirjastoissa. Osasyy on tarjolla olevien aineistojen sisältö, mutta myös markkinoinnissa on puutteita. Yksi hankkeen kokonaisuus ovat kirjastojen sisälle suunniteltavat, esim. hyllyihin sijoitettavat digitaalista tekniikkaa hyödyntävät näytöt, joilla käyttäjille esitellään kirjaston tarjoamia e-sisältöjä. Tässä käytetään hyväksi mm. QR-tekniikkaa.

Kirjastotilassa olevia näyttöjä käytetään lisäksi palvelujen ja tapahtumien tunnetuksi tekemiseen. Pääkirjasto Metsossa on tästä jo kokemusta. Projektin aikana tiedotus levitetään neljään aluekirjastoon.

Kokonaisuuteen liittyy kahden hallinnollisesti erillisen yksikön, Sampolan kirjaston ja tietotorin yhteisen palvelukonseptin kehittäminen. Niissä suuntaudutaan palvelupaletin laajentamiseen toimintoja sulauttamalla. Tämä edellyttää nykyistä joustavampia tila-, kaluste- ja laiteratkaisuja. Suunnitelmissa on raivata puolet nykyisestä tietotorista monikäyttöiseksi työskentely-ympäristöksi ryhmille tai yksittäisille asiakkaille. Tuloksena olisi Sampolan versio Urban Officesta. 

Tilankäytön joustavuuden lisäämiseksi Sampolaan hankitaan liikuteltava kymmenen kannettavan tietokoneen latausteline eli läppäriräkki. Tämä mahdollistaa tietotorien kurssien ja luokkakäyntien pitämisen muuallakin kuin mikroin varustetuissa tiloissa, esim. kirjaston neuvotteluhuoneessa. Kurssiaikojen ulkopuolella kannettavat olisivat kirjaston kaikkien asiakkaiden käytössä mm. Urban Officessa. Läppärien avulla voidaan esitellä myös kirjaston hankkimien e-kirjojen lainaamista. Jos mahdollista, hankitaan räkki, jota pystyy tarvittaessa liikuttelemaan sekä erilaisiin tapahtumiin että muihin kirjastoihin.

Uusien toimintakonseptien toteuttamiseksi sekä välineiden käytön tueksi henkilökunta tarvitsee koulutusta. Myös yksi opintomatka on suunnitelmissa.

Mitä tehdään käytännössä

-          Suunnitellaan työnkulut, joilla tuotetaan systemaattisesti sisältöjä kirjastotilaan sijoitettaviin laitteisiin sekä ensimmäiset konkreettiset sisällöt; sisällöissä keskitytään palvelu- ja tapahtumatiedotuksen lisäksi tekemään tunnetuksi kirjaston tarjoamia e-sisältöjä; käytetään hyväksi QR-tekniikkaa; mukana pääkirjasto Metso sekä neljä aluekirjastoa (3 htkk)

-          Varataan 2 htkk raportin kirjoittamiseen saaduista kokemuksista

-          Hankitaan viiteen kirjastoon laitteet edellä mainittujen sisältöjen tuomiseksi näkyviksi (esim. digitaaliset valokuvakehykset, infotaulut): 20 digitaalista valokuvakehystä, 8 infotaulua sekä kaksi tablettia

-          Hankitaan ohjelma, jolla sisällöntuotanto voidaan hoitaa mahdollisimman keskitetysti (esim. InfoMonitor, iDiD, Adfotain Manager Express, FirstView, )

-          Hankitaan älytaulu Sampolan tietotorille tukemaan eritasoisia tietoyhteiskuntataitojen kursseja sekä lukioyhteistyötä

-          Hankitaan Sampolan tietotorille 10 kannettavan tietokoneen läppäriräkki, mahdollisuuksien mukaan liikuteltava

-          Tehdään viiden hengen opintomatka Uppsalan yliopiston kirjastoon tutustumaan heidän tapoihinsa tuoda e-aineistoja esiin kirjastotilassa  

-          Järjestetään Sampolan ja Hervannan kirjastojen ja tietotorien henkilökunnalle sekä kirjaston viestinnästä vastaaville (yhteensä 20 henkilöä) koulutusta modernin viestintätekniikan hyödyntämisessä

Kehitetyistä toimintakonsepteista, hankitusta tekniikasta ja niiden erityyppisestä käytöstä saatuja kokemuksia käytetään hyväksi uusien aluekirjastojen (Lielahti, Linnainmaa, samantasoinen Tesoma) sekä remontoitavan pääkirjasto Metson toiminnan ja laitehankinaan suunnittelussa. Raportin avulla kokemukset ovat myös muiden kirjastojen käytettävissä.

Aiemmat hankkeet: 

E-aineistojen tekemistä näkyväksi kirjastotilassa pohjustaa koulutuspainotteinen Tampereen kaupungin sisäinen projekti, jossa eri tuotantoyksiköt hahmottelevat uniikkeja tuotteita. Kirjaston kohdetuote on juuri e-aineistojen markkinointi.

Infotaulun suunnitelmallista käyttöä kirjaston viestinnässä on harjoiteltu pääkirjasto Metson uudessa Olotilassa kesästä 2012.

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Tampereen kaupunginkirjaston infotaulut: 

iDiD: http://www.idid.fi/Caset/tabid/801/post/tampereen-kaupunginkirjasto/lang...

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

Tämän hankkeen tarkoitus oli kokeilla ja selvittää uusien viestintävälineiden käyttöä palvelukonseptien luomisessa ja päivittämisessä. Hanke keskittyi viestintään kirjastotilojen sisällä. Hanke sai avustusta 12 000 euroa.

Modernin viestintätekniikan hankinta on tullut Tampereella ajankohtaiseksi pääkirjaston perusparannuksen ja uusien ja suunnitteilla olevien kirjastotilojen vuoksi. Tavoitteeksi on asetettu, että uudet sähköiset viestintävälineet otetaan vähitellen käyttöön sekä uusissa että remontoitavissa kirjastoissa. Nyt saatu avustus päätettiin keskittää toimivan infotaulujärjestelmän hankintaan pääkirjasto Metsoon ja kolmeen  aluekirjastoon. Lisäksi toukokuussa 2014 avattuun Lielahden aluekirjastoon infotaulu hankittiin kaupungin investointirahoituksella.

Tampereen kaupunginkirjastoon hankittavaa info-TV-järjestelmää oli valitsemassa 9-henkinen työryhmä, jossa oli edustus lähikirjastoista ja pääkirjastosta. Työryhmä kävi tutustumassa erilaisiin info-TV-ratkaisuihin ja eri järjestelmätoimittajilta tilattiin tuote-esittelyjä.

 Laitteet hankittiin rajoitettua menettelyä käyttäen, koska kyse on kansallisen kynnysarvon alittavasta pienhankinnasta: hankintahinta kirjastoon hankittavalla järjestelmällä on alle 30 000 euroa ja potentiaalisia tarjoajia on riittävästi. Valinta tehtiin tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella huomioiden, että valittu järjestelmä viestintävälineenä tukee kirjaston toimintaa ja tarpeita.

 Hankinnan kohteena oli info-TV-järjestelmä, jossa uusia näyttöjä hankittiin:

 Pääkirjasto Metso 2 kpl (toinen pienempi musiikkiosastolle)

Hervanta 2 kpl (toinen tietotorille)

Messukylä 1 kpl

Sampola 1 kpl.

Näiden lisäksi järjestelmään yhdistettiin Metson Olotilassa vastaavassa käytössä ollut 50":n televisio, jossa nyt näytetään yhteisiä infosisältöjä. Myös Lielahden aluekirjaston info-TV on mukana yhteisessä järjestelmässä.

 Työryhmä määritteli kirjaston info-TV-tarpeiksi:

 1. mahdollisuuden sisällön keskitettyyn ylläpitoon

2. mahdollisuuden sisältöjen etähallintaan eli, että info-TV-näytön sisältöjä voidaan muokata etäältä

3. mahdollisuuden yksikkökohtaisiin tietoihin (esim. jossain info-TV-näytöissä tiettyyn aihepiiriin tai ko. kirjastoon keskittyviä sisältöjä)

4. tietojen syöttämisen, sisältöjen hallinnan ja ylläpidon helppouden (esim. sisältöjen päivittäminen mahdollisimman paikka- tai koneriippumattomasti)

5. sisältöjen julkaisemisen ajastuksen: sisältöjen näkyminen ja poistuminen näkyvistä

6. järjestelmän tuen erilaisille tiedostotyypeille. Näytöissä voitava esittää esim. pdf-, jpeg-tiedostomuotoja

7. eritasoiset käyttäjäoikeudet

8. julkaisujärjestelmän vakaus.

 Nämä tarpeet käytiin läpi tutustumiskäynneillä eri yksiköissä ja tuote-esittelytilaisuuksissa.

 Tuotteiden vertailussa käytettiin saatujen tarjousten lisäksi tietoja, joita saatiin tuote-esittelyistä, sähköpostitiedusteluista ja yritysten kotisivuilla olevista tuote-esitteistä.

 Hintavertailussa tarkasteltiin sekä hankintakuluja että jatkuvia ylläpitokuluja. Ylläpitokuluja selvitettiin vuositasolla.

 Info-TV-järjestelmäksi valitiin ConnectingTalentsin iDiD-järjestelmä.

 Lisäksi hankittiin:

 7 kpl keskusyksikköjä ja erilaisia näyttöjä:

32"-näyttöjä: 2 kpl, Samsung ME32C FHD LED

40"-näyttöjä: 1 kpl, Samsung ME40C LED

46"-näyttöjä: 3 kpl, Samsung ME46C LED.

 Kiinnikkeet:

MB WALLMOUNT 360 25KG VESA 75-200 BL, 2 kpl

MB TILT&TURN II 25KG VESA 100-400 BL, 1 kpl

 MB PUBL WALLMOUNT S 80KG 200X200-600X400, 2 kpl

VOGEL’S WALL MOUNT 1215, 1 kpl”

 Infotauluilla tavoitetaan tehokkaasti kirjastotiloihin tulevat asiakkaat ja henkilökunta. Info-TV-viestinnällä kerrotaan palveluista, kokoelmista, tapahtumista ja muutoksista toiminnoissa mahdollisimman lyhyesti ja ytimekkäästi. Infotaulujen sijoittelulla voidaan tavoittaa niitäkin asiakkaita, jotka ohittavat perinteisen markkinoinnin ja viestinnän.

 Palvelujen ja uusien toimintakonseptien markkinoinnissa infotaulut ovat osoittautuneet erittäin hyviksi välineiksi. Tiedotteet tauluilla ovat aina ajantasaisia, koska ajastaminen on sujuvaa. Viestinnässä vähenevät virheet, kun dioja tuotetaan yhteistyössä ja ne löytyvät yhdestä paikasta. Kaikissa kirjastoissa, joissa on infotaulu, voidaan markkinoida muiden kirjastojen tapahtumia ja palveluita tehokkaasti.

 Infotaulujen avulla asiakaspalvelu on täsmentynyt ja asiakasviestintä tehostunut. Isossa kirjastossa, jossa on kaiken aikaa tapahtumia ja toimintaa, ei henkilökunta välttämättä ole selvillä, mitä missäkin on meneillään. Nyt asiakaspalvelussa oleva henkilökunta voi sujuvasti opastaa asiakkaita info-TV:n avulla. Asiakkaat löytävät tauluista helposti paitsi kirjastoinfoa myös esimerkiksi kaupungin bussiaikataulut.

 Infotauluja päivittää kussakin kirjastossa oma vastuuhenkilö / -henkilöt. He ovat vastuussa oman kirjastonsa infotaulun sisällöistä. Järjestelmä mahdollistaa kaikille yhteisen työtilan, josta kirjastot voivat halutessaan kopioida käyttöönsä tapahtuma- ja palveludioja, esimerkiksi poikkeavat aukiolot tai uudet palvelut.

 Pääkirjasto Metsossa kirjaston viestintäsihteeri on keskeisessä tehtävässä sisältöjen luomisessa sekä pääkirjaston että muiden kirjastojen infotauluihin. Tarvittaessa voidaan dioja julkaista pääkirjastosta käsin kaikkien aluekirjastojen infotauluissa.  Ulkoasut ja sisällöt pidetään kaikissa infotauluissa kirjaston visuaalisen ilmeen mukaisina ja noudattaen sovittuja esittämistapoja. Jokaiselle kirjastolle on luotu omat mallipohjat.     

 Aivan vuoden 2014 lopussa pääkirjasto Metsoon hankittiin myös kolme pienempää infotaulua lähinnä verkkosisältöjen ja kokoelmien markkinoinnin tarpeisiin. Samalla tehtiin sisällöllistä työnjakoa siten, että isot info-TV:t ovat palvelujen ja tapahtumien esittelyä sekä ajankohtaista asiakastiedotusta ja –markkinointia  varten. Pienet sisältötaulut esittelevät PIKI-verkkokirjaston sisältöjä, kiinnostavia aineistouutuuksia ja -suosituksia. Nuorten osaston taululle sijoitetaan nuorille kohdistettua sisältöä mm. verkkokirjastosta ja sosiaalisen median kanavilta. 

 Järjestelmän toimittaja ConnectingTalents on kouluttanut kirjaston henkilökuntaa iDiD-järjestelmän käyttöön sekä huolehtinut laitteiden ja ohjelman toimivuudesta. Kaikille päivittäjille on järjestetty kaksi koulutustilaisuutta, lisäksi kirjaston infotauluista vastaavia on käynyt koulutuksessa ConnegtingTalentissa. 

Aloituspäivämäärä : 
01/05/2013
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2014
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€39 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€10 500
Budjetti euroissa yhteensä: 
€49 500
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€18 663
Oma rahoitus yhteensä: 
€6 663
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0


Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€12 000

Perustelumuistio löytyy Hankerekisterin etusivulta Info-palkin alta, ks. http://hankkeet.kirjastot.fi/fi/ohjeita/perustelumuistio-2013

 
okm
avi