Uusi Lapin kirjasto
Vuoden 2017 ELY-hanke   (Hanke on saanut rahoitusta)


Rovaniemen kaupunginkirjasto - Lapin maakuntakirjasto
Kirjaston osoite : 
Jorma Eton tie 6
96100
Kirjaston puhelin : 
050 315 1485
Kirjaston sähköposti : 
kirjasto@rovaniemi.fi
ISIL-tunnus : 
FI-Rm
Y-tunnus : 
1978283-1
Yhteyshenkilön nimi : 
Mikko Paajala
Puhelin : 
040 576 2604
Sähköposti : 
mikko.paajala@rovaniemi.fi
Hankkeen tavoite: 

Uusi Lapin kirjasto –hankkeen tavoitteena on jalkauttaa Lapin kirjastojen strategiaa luomalla yhteisiä palveluita, joita markkinoidaan kokonaisuutena. Hanke aloitetaan uuden verkkokirjaston Finnan lanseerauksen yhteydessä keväällä 2017, jolloin kaikki uudet toimintatavat, palvelut ja yhteistoiminnot näyttäytyvät selkeänä palvelukokonaisuutena asiakkaille.

Tavoitteen seurannan mittarit: 

Hankkeessa tavoitellaan lisää käyttäjiä, mitä mitataan kirjastokorttien, kävijöiden ja lainausmäärillä.

Kuvaus : 

Lapin yleiset kirjastot ovat tehneet jo pitkään koko maakuntaa hyödyntävää yhteistyötä. Vuonna 2016 kirjastot solmivat yhteistyösopimuksen, jonka mukaan kaikki kirjastot kuuluvat samaan kirjastokimppaan. Vuonna 2017 kirjastot siirtyvät käyttämään Koha-kirjastojärjestelmää, jolloin kaikki ovat yhteisessä tietokannassa. Lisäksi tarkoitus on alkuvuonna 2017 siirtyä verkkokirjastossa Finnaan. Asiakkaille muutokset näyttäytyvät yhteisenä kokoelmana, joka on kaikkien lappilaisten käytössä samalla kirjastokortilla. Lisäksi myös käyttösäännöt ovat yhteiset.

Kirjastojen tehtävissä tulee myös tapahtumaan muutoksia. Uusi, vuonna 2017 voimaan astuva kirjastolaki edellyttää kirjastoilta yhä enemmän hakeutuvaa, lukemista edistävää toimintaa. Lapin kirjastot vastaavat tuleviin haasteisiin yhteisellä strategialla, joka lanseerattiin keväällä 2016.

Strategian visio on ”Kirjasto on aktiivinen osa lappilaisten elämää”. Strategian tavoitteet ovat:

  1. Jokainen lappilainen lukee
  2. Osaamme enemmän, jaamme osaamista
  3. Teemme yhdessä

Vision ja tavoitteiden perusteella on muotoiltu asiakkaille palvelulupauksia, joilla kerromme konkreettisesti, mitä palveluita asiakkaat voivat odottaa. Uuden ja laajentuneen Lapin kirjaston tulee myös markkinoida palveluitaan.

Uusi Lapin kirjasto –hankkeen tavoitteena on jalkauttaa Lapin kirjastojen strategiaa luomalla yhteisiä palveluita, joita markkinoidaan kokonaisuutena. Hanke aloitetaan uuden verkkokirjaston Finnan lanseerauksen yhteydessä keväällä 2017, jolloin kaikki uudet toimintatavat, palvelut ja yhteistoiminnot näyttäytyvät selkeänä palvelukokonaisuutena asiakkaille.

 

Hankkeessa on kaksi ydinasiaa:

Idea Lapin yhteisistä kirjastopalveluista

Lapin kirjastoilla on paljon yhteisiä asiakkaille näyttäytyviä palveluja, kuten kirjastojärjestelmä, verkkokirjasto, käyttösäännöt, strategia ja varausjono. Tämän eri kuntien muodostaman yhteisien palvelukokonaisuuden markkinointi asiakkaille tekee samalla kirjaston palveluita näkyväksi.

Lukemista edistävän hakeutuvan palvelutuotannon mallien luominen ja jakaminen.

Hankkeen tavoitteet strategian toteuttamisessa ovat:

  • kannustaa lukuharrastukseen sähköistä lukemista unohtamatta
  • kehittää kirjastojen toimintaa ja tapahtumatuotantoa
  • tuottaa alueellisesti hyödynnettäviä toimintamalleja

 

Hankkeeseen valitaan projektipäällikkö, joka koordinoi hankkeen toimintaa ja kehittää toimintamalleja lukemisen edistämiseen yhdessä toimijoiden kanssa. Hankkeessa kehitetään myös hakeutuvia tapahtumia, joiden avulla avataan kirjastopalvelujen sisältöjä ja markkinoidaan palveluja. Suunniteltujen toimenpiteiden avulla avataan sisältöjä kirjastossa ja verkossa sekä kehitetään valmiita tapahtumapaketteja, joita varten tehdään markkinointimateriaaleja. Asiakkaille opetetaan verkkokirjastoa ja muita lukemisen edistämisen palveluita kuten Kirjasampo. Lisäksi selvitetään lukemista edistäviä sosiaalisen toiminnan muotoja, kuten sähköiset lukupiirit koko maakunnan tasolla ja temaattiset paikalliset lukupiirit.  Lapin kirjastojen kirjallisuuspalkinnon – joka jaetaan ensimmäisen kerran Lainan päivänä 2017 – ympärille on myös mahdollista rakentaa lukupiiri- ja kirjavinkkaustapahtumia, jonka avulla nostetaan esille lappilaista kirjallisuutta.

Tapahtumia varten järjestetään kirjastohenkilöstölle toiminnallista työpajamuotoista koulutusta keskeisillä paikoilla Lappia, jolloin osaaminen jakaantuu, mikä taas mahdollistaa tapahtumien jatkuvuuden kestävältä pohjalta. Tapahtumien suunnittelussa otetaan huomioon Lapin kirjastojen erilaiset resurssit, eli tapahtumista tehdään eri toimintaympäristöihin soveltuvat versiot. 

Toimenpiteitä toteutetaan paikallisesti ja alueellisesti myös etävälineillä, tekniikkaa ja sosiaalista mediaa hyödyntäen. Tapahtumatuotannoissa hyödynnetään myös sosiaalista mediaa sekä välineenä että markkinoinnin kanavana.

Toimenpiteitä suunnataan kirjastojen eri käyttäjäryhmille ja ne toteutetaan tapauskohtaisesti yhteistyössä maakunnan kirjastojen, koulujen, muiden kunnallisten tai kolmannen sektorin toimijoiden ja sidosryhmien kanssa. Myös maakunnallisia yhteistyötahoja selvitetään keskitetysti. 

Toiminnan kuvaus ja hankkeen arviointi: 

Uusi Lapin kirjasto -hankkeen tavoitteena oli jalkauttaa Lapin kirjastojen strategiaa markkinoimalla yhteisiä palveluita kokonaisuutena. Hanke liittyi mm. uuden verkkokirjaston Finnan ja sähköisen varausjärjestelmän Varaamon käyttöön ottoon, jolloin kaikki uudet toimintatavat, palvelut ja yhteistoiminnot näyttäytyisivät selkeänä palvelukokonaisuutena Lapin kirjastojen asiakkaille. Lisäksi hankkeen tavoitteena oli Lapin kirjastojen strategian palvelulupausten tunnetuksi tekeminen. Hankkeessa keskityttiin kaikille kirjastoille yhteisiin palveluihin ja niiden markkinointiin.

Markkinointitoimenpiteet sekä annettujen palvelulupausten tunnetuksi tekeminen käynnistyivät syksyllä 2018. Hankkeessa tuotetut markkinointimateriaalit lanseerattiin Lapin kirjastoissa Suomen kirjastoseuran uutena kampanjapäivänä Suomen kirjastojen päivä 19.3.2019. Päivä oli samalla kirjastojen yhteinen hankkeesta koordinoitu tapahtumapäivä.

Hankkeelle haettiin 12.11.2018 jatkoaikaa helmikuun 2019 loppuun saakka. Jatkoaika myönnettiin 23.11.2018. Hankkeelle haettiin 21.2.2019 lisää jatkoaikaa palvelun ostojen laskutuksen viivästymisen takia 20.4.2019 asti. Jatkoaika myönnettiin.

Hankkeen markkinointitoimenpiteet kattoivat pääsääntöisesti koko maakunnan, mutta osa niistä, esimerkiksi Kirjastojen päivän 19.3.2019 hakeutuvat tapahtumat, toteutettiin Lapin kirjastojen toimesta, jolloin ne kohdentuivat kirjastojen valitsemille asiakasryhmille. Osa Kirjastojen päivän tapahtumista järjestettiin kirjastoissa, mutta iso osa Lapin kirjastoista vei lainauspisteet ja tapahtumat kirjastotalon ulkopuolelle pystyttämällä pop up -kirjaston kuka minnekin.

Kaikkien hankkeen toimenpiteiden avulla avattiin palvelulupauksia ja kirjastopalvelujen sisältöjä sekä markkinoitiin yhteisiä palveluja. Toimenpiteitä toteutettiin yhteistyössä maakunnan kirjastojen, ja tapauskohtaisesti myös muiden toimijoiden ja sidosryhmien kanssa.

Markkinointisuunnitelman, palvelulupausten pohjalta muotoillut sloganit (3 kpl) ja graafisen suunnittelun sekä sosiaalisen median kampanjan materiaalit tuotti mainostoimisto Advertising Kioski Oy Rovaniemeltä. Edellisiin liittyvät painatukset ja hankinnat tuotti Waasa Graphics Oy (flyerit) ja Eriplast Suuntamedia Oy (magneetit). Suunnitteluvaiheessa konsultoitiin Lapin kirjastoja ja Lapin kirjastojen johtajia. Toimenpiteellä varmistettiin maakunnallinen näkökulma Lapin kirjastojen yhteisessä hankkeessa. Tuotantovaiheessa panostettiin suunnitteluun, ja materiaaleja tuotettiin kaikkien Lapin kirjastojen käyttöön myös saameksi. Markkinointisuunnitelma sekä tuotokset ja painatukset kilpailutettiin.

Sosiaalisen median kampanja toteutettiin omana työnä ostamalla näkyvyyttä ja mainoksia Facebookissa (mainokset näkyivät myös Instagramissa ja Facebook Messengerissä). Mukana olivat lähes kaikki Lapin kirjastot. Kampanjassa mainostettiin Lapin kirjaston yhteisiä palveluja, kuten verkkokirjasto Finnaa ja Varaamoa, sekä kirjastojen omia palveluja. Mainoksia tai näkyvyyttä ostettiin 19.3.2019 alkaen kolmelle viikolle niin, että yksittäiset mainokset näkyivät noin viikon. Kampanjaan käytettiin yhteensä 620,56e ja sillä tavoitettiin kolmen viikon aikana noin 46000 henkilöä (12000, 16000 ja 18000). Mainokset näkyivät kaikkiaan noin 190000 kertaa.

 

 

Verkkosivut, tuotetut julkaisut ja materiaalit: 

Kolme erilaista flyeria suomeksi ja kolmella saamen kielellä sekä jääkaappimagneetti. Sosiaalisen median mainoskampanja Facbookissa ja Instagramissa, ja sitä varten tehty kuvamateriaali (suomeksi ja kolmella saamen kielellä).

Arvioi toimenpiteitä ja vaikutuksia: 

 

Hankkeen keskeiset toimenpiteet saatiin toteutettua lyhyestä hankeajasta huolimatta. Käytettävissä olleen ajan vähyys kuitenkin vaikutti negatiivisesti koko hankkeeseen. Mikäli hanke olisi käynnistynyt vuonna 2017, olisi taustoittamisen ja suunnittelun voinut hoitaa paremmin. Nyt suunnitteluun jäi liian vähän aikaa, ja toimenpiteetkin toteutettiin tarpeettoman tiukalla aikataululla, eikä jatkoaikojen hakemiselta vältytty.

Projektipäällikön tehtävien hoitaminen osana omaa työtä ei ollut toimiva ratkaisu, kun hankkeen aikataulu oli muutenkin tiukka. Lisähaastetta aiheutti hankkeen vaatiman lisäajan ajoittuminen niin, että projektipäällikön tehtäviä hoiti osan aikaa sijainen.

Markkinointiosaamisen ostaminen alan ammattilaiselta oli hyvä ratkaisu, mutta kirjastolle oppimisen paikka. Mainostoimisto auttoi kiteyttämään palvelulupauksia, mutta aikataulujen takia heidän osaamistaan ei hyödynnetty parhaalla mahdollisella tavalla. Markkinoinnin ammattilaisilla olisi saattanut ollut muitakin ajatuksia markkinoinnin toteuttamisesta kuin mihin nyt päädyttiin. Yhteistyössä oli myös ongelmia. Suunnittelun viimeistely vei mainostoimistolta pitkään, eivätkä myöhään (helmikuun alkupuolella 2019) valmistuneet suunnittelumallit tyydyttäneet. Korjauskierrokset ja lisätyöt johtivat kelvolliseen lopputulokseen, mutta se vei suunniteltua enemmän aikaa ja rahaa. Tästä syystä kaikki markkinointimateriaalit eivät valmistuneet ajoissa. Tulevissa hankkeissa ulkopuoliselta ostettavasta palvelusta täytyy tehdä kokonaishintainen sopimus, johon sisältyy kaikki työt suunnittelusta toteutukseen. On myös tarvittaessa, mikäli mahdollista, pyydettävä apua tarjouspyynnön suunnitteluun ja sopimuksen laatimiseen kaupungin tai kunnan viestintä- ja hankinta-ammattilaisilta.

Mainostoimistoyhteistyön ongelmien takia projektipäällikön työaikaa kului ennakoitua enemmän yhteydenpitoon ja muuhun sekalaiseen säätämiseen. Se vei aikaa hankkeen suunnitellun toiminnan toteuttamiselta. Ongelma korostui, kun hanketta tehtiin muiden töiden ohessa. Yhteistyö ulkopuolisen toimijan kanssa konkretisoi markkinoinnin suunnittelun tärkeyden, sekä sen että ideointiin, suunnitteluun, palautteen antamiseen ja toteutuksiin tulee varata riittävästi aikaa.

Maakunnallisessa hankkeessa Lapin kirjastojen osallistuminen toimenpiteiden suunnitteluun ja arviointiin oli erittäin tärkeää. Tiukan aikataulun takia se oli myös haastavaa, eikä Lapin kirjastoja saatu osallistettua suunnitteluvaiheeseen halutulla tavalla. Hyvin toteutettu hanke olisi alkanut suunnittelulla, johon olisi osallistunut kaikki Lapin kirjastot sekä markkinointiammattilaiset. Valmiista markkinointimateriaaleista kirjastoilta saatu palaute oli vaihtelevaa.

 

Jatkotoimenpiteet: 

Hankeyhteistyöllä luotiin pohjaa muulle Lapin kirjastojen väliselle yhteistyölle, ja yhteisten markkinointiponnistelujen onnistumiselle myös jatkossa. Sosiaalisen median kampanjan toteuttaminen omana työnä antoi arvokasta tietoa siitä, miten, missä määrin ja millä hinnalla kirjastot voisivat tavoittaa asukkaita sosiaalisen median kanavissa. 

Hankkeessa saatu kokemus Lapin kirjastojen yhteisestä markkinoinnista, etenkin sosiaalisen median kampanjasta, on hyödyksi jatkoa ajatellen. Markkinoinnin toteuttamisen helppouden ja pienten kustannusten myötä on jo puhuttu uusista yhteisistä kampanjoista. Myös hankkeessa toteutetut Kirjastojen päivän yhteisesti koordinoidut tapahtumat saivat kiitosta, ja niitä toteutettaneen jatkossakin.

 

Aloituspäivämäärä : 
01/09/2017
Lopetuspäivämäärä : 
31/12/2018
 


Anomuksen rahoitus
Haettava avustus yhteensä: 
€42 000
Oma rahoitus yhteensä: 
€4 500
Budjetti euroissa yhteensä: 
€46 500
Haettu muu avustus: 
€0
Saatu muu avustus: 
€0

Toteutunut rahoitus
Koko budjetti: 
€17 460
Oma rahoitus yhteensä: 
€4 391
Muualta saatu avustus: 
€0
Yhteistyökumppanin rahoitusosuus: 
€0

Tilastot:
Koulutustilaisuudet: 
0kpl/st.
Koulutuksiin osallistujia: 
0henkilö/person
Tapahtumien lukumäärä: 
20kpl/st.
Tapahtumiin osallistujat: 
300henkilö/person

Päätös
Myönnetty avustus euroissa.: 
€13 000

Lapin aluehallintovirasto myöntää avustusta maakunnan laajuisten kirjastopalvelujen markkinointiin ja Lapin kirjastojen strategian palvelulupausten tunnetuksi tekemiseen. Maakuntakirjaston perustoimintaa on toiminta-alueen kirjastojen henkilökunnan perehdyttäminen kirjastotyön toimintamuotoihin. Siihen maakuntakirjasto saa erillistä avustusta.